[摘 要]本文通過當(dāng)今一個(gè)倍受關(guān)注的領(lǐng)域項(xiàng)目管理中一個(gè)重要的內(nèi)容方向項(xiàng)目采購管理分析,探討在項(xiàng)目的采購管理中,從項(xiàng)目資金的合理使用角度出發(fā),降低采購成本、減少現(xiàn)金流出、提高項(xiàng)目資金使用效率的幾條管理措施。
[關(guān)鍵詞]項(xiàng)目管理；成本控制
工程項(xiàng)目管理是指從事工程項(xiàng)目管理的企業(yè)(以下簡稱工程項(xiàng)目管理企業(yè))受業(yè)主委托,按照合同約定,代表業(yè)主對工程項(xiàng)目的組織實(shí)施進(jìn)行全過程或若干階段的管理和服務(wù)?，F(xiàn)代項(xiàng)目管理的知識體系被劃分為9個(gè)知識領(lǐng)域,其中包括項(xiàng)目采購管理。項(xiàng)目的執(zhí)行除了需要必備的人力資源之外,還必須具備相應(yīng)的設(shè)備、設(shè)施、原材料、零件、服務(wù)和其它物質(zhì)資源,離開了這些物質(zhì)資源,再高明的項(xiàng)目經(jīng)理也不可能按要求完成項(xiàng)目的任務(wù),在市場經(jīng)濟(jì)條件下,這些產(chǎn)品和服務(wù)是通過采購活動(dòng)來實(shí)現(xiàn)的。從執(zhí)行組織以外通過采購取得項(xiàng)目所需要的產(chǎn)品或服務(wù),就是所謂的項(xiàng)目的采購管理。Meredith在《項(xiàng)目管理管理新視角》中提到:“在采購設(shè)備、原材料和分包服務(wù)的過程中,我們必須清楚的界定出特定的需要,并且還要找到最低的價(jià)格和最具競爭力的供應(yīng)商?！痹诂F(xiàn)實(shí)的項(xiàng)目采購操作中,要實(shí)現(xiàn)這兩個(gè)“最”字的目標(biāo)是十分不容易的。但是,我們卻能夠通過對項(xiàng)目采購管理中部分環(huán)節(jié)的控制,來有效的降低采購成本,從而使項(xiàng)目資金達(dá)到最優(yōu)的配置,用有限的資金獲取盡可能多的資源,這是我們在項(xiàng)目采購管理中所能夠?qū)崿F(xiàn)的成本目標(biāo)。以下,就將從成本控制的角度來逐一論述在項(xiàng)目采購管理中降低采購成本的一些措施。
一、制定采購預(yù)算與估計(jì)成本
制定預(yù)算的行為就是對組織內(nèi)部各種工作進(jìn)行稀缺資源的配置。預(yù)算不僅僅是計(jì)劃活動(dòng)的一個(gè)方面,同時(shí)也不僅僅是組織政策的一種延伸,它還是一種控制機(jī)制,起著一種比較標(biāo)準(zhǔn)的作用。制定采購預(yù)算是在具體實(shí)施項(xiàng)目采購行為之前對項(xiàng)目采購成本的一種估計(jì)和預(yù)測,是對整個(gè)項(xiàng)目資金的一種理性的規(guī)劃。它不單對項(xiàng)目采購資金進(jìn)行了合理的配置和分發(fā),還同時(shí)建立了一個(gè)資金的使用標(biāo)準(zhǔn),以便對采購實(shí)施行為中的資金使用進(jìn)行隨時(shí)的檢測與控制,確保項(xiàng)目資金的使用在一定的合理范圍內(nèi)浮動(dòng)。有了采購預(yù)算的約束,能提高項(xiàng)目資金的使用效率,優(yōu)化項(xiàng)目采購管理中資源的調(diào)配,從而達(dá)到控制項(xiàng)目采購成本的目的。
二、供應(yīng)商的選擇
供應(yīng)商是項(xiàng)目采購管理中的一個(gè)重要組成部分,項(xiàng)目采購時(shí)應(yīng)該本著“公平競爭”的原則,給所有符合條件的承包商提供均等的機(jī)會,一方面體現(xiàn)市場經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的規(guī)則,另一方面也能對采購成本有所控制,提高項(xiàng)目實(shí)施的質(zhì)量。因此,在供應(yīng)商的選擇方面就有如下兩方面的問題值得關(guān)注。第一,選擇供應(yīng)商的數(shù)量。供應(yīng)商數(shù)量的選擇問題,實(shí)際上也就是供應(yīng)商份額的分擔(dān)問題。從采購方來說,單一貨源增加了項(xiàng)目資源供應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn),也不利于對供應(yīng)商進(jìn)行壓價(jià),缺乏采購成本控制的力度。而從供應(yīng)商來說,批量供貨由于數(shù)量上的優(yōu)勢,可以給采購方以商業(yè)折扣,減少貨款的支付和采購附加費(fèi)用,有利于減少現(xiàn)金流出,降低采購成本。第二,選擇供應(yīng)商的方式。選擇供應(yīng)商的方式主要包括公開競爭性招標(biāo)采購、有限競爭性招標(biāo)采購、詢價(jià)采購和直接簽訂合同采購,四種不同的采購方式按其特點(diǎn)來說分為招標(biāo)采購和非招標(biāo)采購。我們認(rèn)為,在項(xiàng)目采購中采取公開招標(biāo)的方式可以利用供應(yīng)商之間的競爭來壓低物資價(jià)格,幫助采購方以最低價(jià)格取得符合要求的工程或貨物;并且多種招標(biāo)方式的合理組合使用,也將有助于提高采購效率和質(zhì)量,從而有利于控制采購成本。
三、采購環(huán)境的利用
項(xiàng)目的外部環(huán)境對采購策略的制定、采購計(jì)劃的實(shí)施會產(chǎn)生重要的影響,外部環(huán)境包括宏觀環(huán)境和微觀環(huán)境。宏觀環(huán)境是