對(duì)于施工項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，其收入已經(jīng)在投標(biāo)階段初步確定，項(xiàng)目經(jīng)理部的主要責(zé)任一般是“在核定的成本范圍內(nèi)，順利完成建造過(guò)程”。但在與企業(yè)的實(shí)際交流中，筆者卻發(fā)現(xiàn)大多數(shù)項(xiàng)目的成本是在項(xiàng)目結(jié)束后通過(guò)反復(fù)核算才得到的，這時(shí)項(xiàng)目成本已經(jīng)既成事實(shí)，盈虧無(wú)可更改。由此可見(jiàn)，有效的成本管理必須是項(xiàng)目過(guò)程中的管理，這為項(xiàng)目管理者帶來(lái)了挑戰(zhàn)。
在信息化時(shí)代，“項(xiàng)目成本管理軟件系統(tǒng)”作為為項(xiàng)目部提供的管理工具，為項(xiàng)目提供了在運(yùn)行當(dāng)中動(dòng)態(tài)歸集成本，量化分析盈虧等多項(xiàng)功能，使得過(guò)程中的成本管理成為可能。這種“軟件系統(tǒng)”一般包括：進(jìn)度管理、預(yù)算管理、材料管理、機(jī)械管理、分包管理、勞務(wù)管理、財(cái)務(wù)管理、成本分析等子系統(tǒng)，專業(yè)化特征非常突出和鮮明，歸納起來(lái)如下：
及時(shí)、真實(shí)反映成本，真正實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)成本歸集
當(dāng)前多數(shù)施工企業(yè)現(xiàn)行的成本核算方法有一定的缺陷：一是多部門重復(fù)記帳，數(shù)據(jù)源不統(tǒng)一。以材料業(yè)務(wù)為例，往往需要材料、財(cái)務(wù)反復(fù)核對(duì)。二是財(cái)務(wù)要見(jiàn)到票據(jù)才能記帳，而項(xiàng)目中很多往來(lái)票據(jù)的時(shí)間嚴(yán)重滯后。三是一些費(fèi)用的攤銷經(jīng)常是不確定或難以確定的，由于財(cái)務(wù)處理方式的不同，同樣的原始數(shù)據(jù)會(huì)體現(xiàn)出不同的成本值。
在實(shí)際中，很多企業(yè)在項(xiàng)目結(jié)束的時(shí)候或是階段性結(jié)束時(shí)，根據(jù)財(cái)務(wù)的要求進(jìn)行成本歸集和核算。由于時(shí)間的積累，加上部門間各自為政，積累的浩大單據(jù)已經(jīng)難以對(duì)應(yīng)。為了做到‘帳帳相符’，各業(yè)務(wù)部門就要反復(fù)核對(duì)、查找、調(diào)整，所有的參與人員都筋疲力盡，而最終上報(bào)到?jīng)Q策者手中的數(shù)據(jù)還不一定能反映項(xiàng)目的實(shí)際成本狀況。
針對(duì)這一現(xiàn)象，“軟件系統(tǒng)”首先統(tǒng)一數(shù)據(jù)源，大大提高了數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確度，同時(shí)，無(wú)需多各部門重復(fù)勞動(dòng)，也簡(jiǎn)化了工作。在成本歸集中，“軟件系統(tǒng)”采用了系統(tǒng)強(qiáng)制和人工干預(yù)相結(jié)合的方式，對(duì)已發(fā)生未結(jié)算項(xiàng)目、待攤費(fèi)用等進(jìn)行成本歸集。如前所述，日常數(shù)據(jù)已在發(fā)生時(shí)及時(shí)錄入系統(tǒng)，那么即使單據(jù)沒(méi)有結(jié)算、未明確攤銷要求，系統(tǒng)仍將以預(yù)提的方式，將消耗記入成本，以減小成本偏差。這樣就在日常業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上，通過(guò)系統(tǒng)內(nèi)置的規(guī)則生成完整的成本數(shù)據(jù)?；谟?jì)算機(jī)的強(qiáng)大計(jì)算能力，輕松的實(shí)現(xiàn)了成本動(dòng)態(tài)歸集，實(shí)時(shí)監(jiān)控。
精細(xì)管理，深入業(yè)務(wù)實(shí)際
傳統(tǒng)財(cái)務(wù)科目設(shè)置的根本目的是為了記帳，對(duì)于成本控制來(lái)說(shuō)，其細(xì)度是不夠的。如財(cái)務(wù)上經(jīng)常在“主要材料”科目下設(shè)置“木材”這一科目，但在成本控制中，由于結(jié)構(gòu)階段所用方木和裝飾用木材其屬性、施工工藝根本不同，要采用迥然不同的方式進(jìn)行管理。因此，僅靠財(cái)務(wù)部門成本核實(shí)的結(jié)果是無(wú)法進(jìn)行有效成本控制的。
為了解決這一問(wèn)題，“軟件系統(tǒng)”按照管理特征對(duì)各種成本對(duì)象進(jìn)行分類，服務(wù)于而不拘泥于財(cái)務(wù)成本核算的框架。如將鋼筋、商砼從材料管理中剝離出來(lái)進(jìn)行單獨(dú)管理，對(duì)周轉(zhuǎn)材料也區(qū)分了自有周轉(zhuǎn)和租賃周轉(zhuǎn)兩類，等等。使系統(tǒng)真正貼合項(xiàng)目的業(yè)務(wù)實(shí)際，能夠做到精細(xì)管理。
過(guò)程計(jì)劃控制，實(shí)現(xiàn)目標(biāo)管理
“軟件系統(tǒng)”一般遵循PDCA循環(huán)的管理理念，強(qiáng)調(diào)計(jì)劃的作用。在企業(yè)應(yīng)用實(shí)踐中，結(jié)合目標(biāo)管理方法，實(shí)現(xiàn)目標(biāo)責(zé)任分解，增強(qiáng)全員成本意識(shí)，從根本上轉(zhuǎn)變基層員工成本觀念淡漠的現(xiàn)狀。
計(jì)劃是加強(qiáng)管理的源頭，是進(jìn)行全過(guò)程績(jī)效考評(píng)的衡量基準(zhǔn)。因此，根據(jù)項(xiàng)目的特點(diǎn)，編制詳細(xì)、能夠指導(dǎo)具體施工過(guò)程的一套施工計(jì)劃，需要科學(xué)的方法和適宜的工具進(jìn)行支撐。首先，根據(jù)國(guó)際上先進(jìn)的項(xiàng)目管理理念，引入了工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）做為管理工作的基礎(chǔ)；其次，明晰區(qū)分滾動(dòng)計(jì)劃時(shí)間、實(shí)際時(shí)間、基準(zhǔn)時(shí)間的概念。在三套時(shí)間的機(jī)制上，實(shí)現(xiàn)了WBS節(jié)點(diǎn)相關(guān)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)更新；再次，結(jié)合工程造價(jià)管理系統(tǒng)，直接將中標(biāo)數(shù)據(jù)（工程量清單報(bào)價(jià)表或工程預(yù)算書(shū)）導(dǎo)入到成本管理系統(tǒng)