工程項(xiàng)目管理是以工程項(xiàng)目為對(duì)象的系統(tǒng)管理方法,通過(guò)一個(gè)臨時(shí)性的專(zhuān)門(mén)性的柔性組織,對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行高效率的計(jì)劃、組織、指導(dǎo)和控制,以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目全過(guò)程的動(dòng)態(tài)管理和項(xiàng)目目標(biāo)的綜合協(xié)調(diào)與優(yōu)化。它可以被稱(chēng)為一項(xiàng)復(fù)雜的管理過(guò)程。工程項(xiàng)目管理的目標(biāo)是完成工程項(xiàng)目任務(wù),其中包括工程檔案的審核與歸檔。工程項(xiàng)目管理部門(mén)檔案資料質(zhì)量的控制重點(diǎn)在以下三個(gè)方面:施工圖設(shè)計(jì)文件(含變更)、廠(chǎng)家資料、現(xiàn)場(chǎng)施工文件。
　　1、 施工圖設(shè)計(jì)文件(含變更)質(zhì)量的控制: 
　　施工圖設(shè)計(jì)文件由設(shè)計(jì)院編制,是現(xiàn)場(chǎng)施工的依據(jù),也是編制竣工圖的依據(jù)。廣東石化煉油千萬(wàn)噸改擴(kuò)建工程由洛陽(yáng)院、南京院、中元公司、東華科技股份有限公司等多個(gè)設(shè)計(jì)單位設(shè)計(jì),各設(shè)計(jì)院有其獨(dú)特的編制方式,如洛陽(yáng)院的設(shè)計(jì)文件以文表號(hào)代替專(zhuān)業(yè),不再在圖標(biāo)中增加“專(zhuān)業(yè)”欄,南京院的圖紙可能出現(xiàn)圖紙、目錄、分目錄同時(shí)出現(xiàn)在一個(gè)目錄號(hào)中,而中元公司的設(shè)計(jì)圖紙的圖號(hào)則由工號(hào)、專(zhuān)業(yè)、年號(hào)等組成,各專(zhuān)業(yè)一目了然,不足之處則是同一個(gè)項(xiàng)目可能有多個(gè)工號(hào),同一工號(hào)可能有數(shù)個(gè)總目錄,給人以混亂的感覺(jué)……。各設(shè)計(jì)院所出的變更單也基本存在工程名稱(chēng)、單元名稱(chēng)、項(xiàng)目號(hào)、圖號(hào)等與規(guī)定的有所差異,重號(hào)、缺號(hào)情況較為普遍,并有大量的傳真件、大量的變更內(nèi)容。同時(shí),代材單、變更單不注明原圖號(hào),給編制竣工圖增加了難度。 
　　做好設(shè)計(jì)文件質(zhì)量的控制,首要的一點(diǎn)是資料人員要了解各設(shè)計(jì)院的特點(diǎn),做好驗(yàn)核工作,驗(yàn)核的要求包括:①清單與實(shí)物是否相符,目錄與內(nèi)容是否一致;②圖紙的工程名稱(chēng)、單元名稱(chēng)、項(xiàng)目號(hào)、圖號(hào)等是否與規(guī)定的一致;③本次來(lái)圖與歷次的來(lái)圖有無(wú)矛盾或錯(cuò)誤,代材單、變更單、工程聯(lián)絡(luò)單是否規(guī)范、有無(wú)重號(hào)或空號(hào),存在哪些復(fù)印件、傳真件,修改量大約占多少等情況。來(lái)目錄時(shí)核該目錄及目錄下的所有文件,來(lái)分目錄時(shí)核整個(gè)專(zhuān)業(yè)的所有文件,來(lái)總目錄或總分目錄時(shí)核整個(gè)裝置或單元的所有文件。驗(yàn)核應(yīng)做到:發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行匯總、處理,不能及時(shí)處理的應(yīng)做好跟蹤。所有設(shè)計(jì)文件存在的問(wèn)題都應(yīng)在項(xiàng)目中交前全部解決。 
　　2、廠(chǎng)家檔案質(zhì)量的控制 
　　廠(chǎng)家檔案資料由廠(chǎng)家提供,經(jīng)采購(gòu)方驗(yàn)核后移交,有合格證、檢驗(yàn)報(bào)告、使用說(shuō)明書(shū)、圖紙等多種內(nèi)容,包括設(shè)備、儀器、儀表和材料等多種類(lèi)別,有國(guó)產(chǎn)和進(jìn)口之分,資料本身復(fù)雜繁多,加之涉及廠(chǎng)家多,各廠(chǎng)家提交的資料又各有其特點(diǎn),情況復(fù)雜,給廠(chǎng)家資料的驗(yàn)核工作增加了不少難度。一般情況下,商務(wù)合同及其技術(shù)附件會(huì)對(duì)廠(chǎng)家應(yīng)提交的資料有一個(gè)要求(也有未要求提交資料的),就我廠(chǎng)而言,參與簽訂合同的部門(mén)有采購(gòu)部門(mén)、使用單位、專(zhuān)業(yè)管理部門(mén)等,工程管理單位及檔案管理部門(mén)被排除在外,而在廠(chǎng)家提交資料時(shí),采購(gòu)人員不予把關(guān),在將資料發(fā)給使用和管理部門(mén)后,這些部門(mén)也很少核實(shí)其完整性,造成長(zhǎng)期以來(lái)工程管理部門(mén)只能是被動(dòng)的接收,即交什么收什么。而商務(wù)合同或協(xié)議的多頭簽訂造成歸檔難,檔案部門(mén)難以了解項(xiàng)目的應(yīng)交資料情況,也只能是被動(dòng)的歸檔。 
 　廠(chǎng)家檔案資料包含了物供中心采購(gòu)部分(即甲方采購(gòu))及EPC項(xiàng)目由總包單位采購(gòu)的部分。對(duì)于甲方采購(gòu)部分,檔案部門(mén)經(jīng)過(guò)一段時(shí)間艱苦的摸索,略有成效,基本上能保證主要的資料收集齊全:基本上做到按要求領(lǐng)取及驗(yàn)核,如,要求物供中心提供移交清單并需注明項(xiàng)目名稱(chēng)、設(shè)備儀器儀表名稱(chēng)及位號(hào)、資料名稱(chēng)等,并進(jìn)行驗(yàn)核清單與實(shí)物是否對(duì)應(yīng),每臺(tái)設(shè)備是否至少有一份原件能滿(mǎn)足檔案的要求(整潔、清晰、簽章齊全),壓力容器應(yīng)同時(shí)有竣工圖章和壓力容器設(shè)計(jì)資格章等。并結(jié)合經(jīng)驗(yàn),主動(dòng)出擊,避免隨機(jī)資料不齊,給歸檔工作增加難度,如:機(jī)泵的隨機(jī)資料除了泵本身的性能曲線(xiàn)、使用說(shuō)明書(shū)等

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