A公司是一家國內(nèi)中型IT系統(tǒng)集成公司，有多年的行業(yè)系統(tǒng)集成經(jīng)驗。通過多年的經(jīng)驗積累和管理探索，建立了一些項目管理流程和項目管理信息系統(tǒng)。
在一次大型項目的招投標(biāo)項目上，公司副總?cè)蚊麶ames為本次投標(biāo)項目的負責(zé)人，來組織和管理整個投標(biāo)過程。
James接到項目任務(wù)后，得知必須在15天內(nèi)完成，隨后立即召集了商務(wù)部、售前技術(shù)部、銷售部、客服部和質(zhì)量部等相關(guān)部門，進行了一次項目內(nèi)部啟動說明會，并把各自的分工和進度計劃進行了部署。
然而，在投標(biāo)前三天進行投標(biāo)文件評審時，發(fā)現(xiàn)技術(shù)方案中所配置的設(shè)備在以前項目使用中是有問題的，必須更換。James和方案編制人員經(jīng)過加班加點，終于修改完成。到了正式評標(biāo)會上，James又遇到了一點麻煩，原來授權(quán)代表聲明和投標(biāo)方案中寫的不一致，影響了評標(biāo)分數(shù)。不過還好，項目最終拿了下來，并和用戶確定了合同。根據(jù)公司流程，James把項目移交給了售后實施部門，由他們具體負責(zé)項目的執(zhí)行和驗收。
實施部門接手項目后，Bob被任命為實施項目經(jīng)理，負責(zé)項目的實施和驗收工作。Bob發(fā)現(xiàn)由于項目前期自己沒有盡早介入，許多項目前期的事情都不很清楚，而導(dǎo)致后續(xù)跟進速度較慢，影響項目的進度。同時，Bob還發(fā)現(xiàn)設(shè)計方案時，售前工程師沒有很好地了解用戶需求，也沒有書面的需求分析調(diào)研報告。在接手項目后，必須重新開始了解用戶需求，編制實施方案，這樣無形中增加了實施難度和實施成本。
等到這一切理出了頭緒，在商務(wù)下單訂貨過程中，又發(fā)現(xiàn)由于商務(wù)人員的工作失誤，導(dǎo)致少采購了幾臺設(shè)備，并且設(shè)備模塊配置功能錯誤而不能符合要求。
而在A公司中，由于售后和售前是兩個獨立的部門，在項目執(zhí)行中，特別是項目執(zhí)行完畢后，沒有一套明確而完善的項目總結(jié)和閉環(huán)的問題分析和關(guān)閉流程，導(dǎo)致許多項目中重復(fù)出現(xiàn)相同或類似的錯誤或失誤（包括：技術(shù)方面和商務(wù)方面），進而導(dǎo)致投標(biāo)失敗、項目成本較高、項目執(zhí)行中困難重重、用戶滿意度較低等諸多風(fēng)險。
基于以上諸多原因，A公司管理領(lǐng)導(dǎo)層要求系統(tǒng)集成部門負責(zé)人Paul就此問題提出合理的改進辦法，同時編制一份各個項目可以參考的項目總結(jié)模板。希望將項目完成后各部門不同階段的總結(jié)反饋給相關(guān)部門和人員，形成一個閉環(huán)的流程，以便避免和減少類似問題的重復(fù)發(fā)生。那么Paul是如何通過有效的項目總結(jié)和流程來解決這些問題呢？
說起項目總結(jié)，大家都認為它很重要。然而，在實際工作中，人們很少把它與進度、成本等同等對待，總認為它是一項可有可無的工作。因而，在項目實施過程中，項目干系人就很少會注意經(jīng)驗教訓(xùn)的積累，即使在項目運作中碰得頭破血流，也只是抱怨運氣、環(huán)境或者團隊配合不好，很少系統(tǒng)地分析總結(jié)，或者不知道怎樣總結(jié)，以至于同樣的問題不斷出現(xiàn)。
在上面的案例中，A公司在項目中重復(fù)出現(xiàn)相同的錯誤或失誤，從而導(dǎo)致項目進度延誤、項目執(zhí)行成本較高甚至客戶滿意度下降等問題。這也是系統(tǒng)集成公司或軟件公司在項目中經(jīng)常會出現(xiàn)的問題。
項目中問題出現(xiàn)后，大家不知如何做到防微杜漸，如何通過有效的項目總結(jié)做到亡羊補牢，避免在下一個項目中在出現(xiàn)類似的問題。這實際上就是通過有效的總結(jié)從而使項目過程形成一個閉環(huán)的反饋機制，最終避免和減少問題的發(fā)生。
經(jīng)過調(diào)查和分析公司的多個項目后，A公司的部門負責(zé)人Paul認識到了做好項目總結(jié)工作是其中的關(guān)鍵之處。并且，在與項目經(jīng)理和項目成員溝通后，Paul發(fā)現(xiàn)要做好項目總結(jié)的工作，首先就應(yīng)該在項目啟動時將其加以明確規(guī)定，比如項目評價的標(biāo)準(zhǔn)、總結(jié)的方式以及參加人員（如項目辦公室、商務(wù)部、售前部、市場部、儲運部等）