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項(xiàng)目主管的時間管理

2007/1/9 8:46:11 |  14796次閱讀 |  來源:網(wǎng)友轉(zhuǎn)載   【已有0條評論】發(fā)表評論

  時間管理技能的自我分析

    即使對于最有經(jīng)驗(yàn)的管理者來說,有效的時間管理仍然是一項(xiàng)較難對付的日常事務(wù)。對已充分計劃過的重復(fù)性工作管理時,管理者可以不太費(fèi)力地實(shí)現(xiàn)有效地時間管理。但是,對于一個必須設(shè)計、安排、控制資源和控制獨(dú)一無二的,一類一個的項(xiàng)目或任務(wù)中各項(xiàng)活動的項(xiàng)目主管來講,由于連續(xù)發(fā)生的各種不可預(yù)測的問題流??赡軙褂行У剡M(jìn)行時間管理變的不大可能。

    下面的例子是設(shè)計用來使你意識到:在傳統(tǒng)組織與項(xiàng)目環(huán)境中均存在時間管理的困難。在例子開始前,考慮到項(xiàng)目的特征,你必須先作以下假設(shè):
    ◆ 你是一位項(xiàng)目主管,且項(xiàng)目是為外部客戶的。
    ◆ 項(xiàng)目費(fèi)用估計為350萬,期限2年。
    ◆ 2年期被分為三個階段:第Ⅰ階段——一年,自二月1日開始;第Ⅱ階段——6個月;第Ⅲ階段——6個月,你現(xiàn)在處于第一階段末,(第Ⅰ、Ⅱ階段之日約有兩周時間,你現(xiàn)在處于倒數(shù)第二周的周一)工作已基本完成。
    ◆ 依據(jù)你項(xiàng)目所處階段,項(xiàng)目需雇用35~60人。
    ◆ 你,作為項(xiàng)目主管,在項(xiàng)目辦公室中有三位全職副主管向你直接匯報。三位項(xiàng)目副主管分別負(fù)責(zé)工程、費(fèi)用控制和制造(物料采購被包括作為制造項(xiàng)目副主管職責(zé)的一部分)。
    ◆ 階段Ⅰ看上去正在時間,費(fèi)用及性能限制條件內(nèi)進(jìn)行。
    ◆ 每周三上午10點(diǎn)~12點(diǎn),你有一次安排的小組會議。所有項(xiàng)目辦公小組成員、以及來自所有相關(guān)直線組織的職能小組成員均參加該會議。直線管理者由于不是小組成員,將不出席小組會議。對他們來說,既要出席所有的項(xiàng)目小組會議,又要發(fā)揮直線管理者的職能是不可能的,即使被邀請,他們也可能不出席小組會議,因?yàn)閷λ麄儊碇v,僅僅為了論討十分鐘的業(yè)務(wù)而出席兩個小時的會議不是有效的時間管理(不要假設(shè),小組會議日程可能會有解決這一問題的可能性)。
  
      現(xiàn)在為星期一早晨,你正在家吃早餐,等車來接你,你剛一進(jìn)辦公室,便被靠知有各種問題、情況、任務(wù)反不得不進(jìn)行調(diào)查,基于發(fā)生的這些問題和情況,你的問題是為下一周來有效的時間管理。
    你得一次一個地完成每一天。每天會向你提出10個問題或情況,并給你必須的解決時間,你必須為以后五天的每一天盡量擴(kuò)大時間,以實(shí)現(xiàn)最高的生產(chǎn)效率。很明顯“生產(chǎn)率”這一詞可有好幾種含意,你必須決策“有效果的工作”指什么。為了簡便起見,讓我們假設(shè),你的精力周期為:你可以在一“八小時日”中做八個小時有效的工作。除了吃飯,你不必安排無用時間。但是,你必須明白,在項(xiàng)目環(huán)境中,項(xiàng)目主管不斷地會同時抓所有工作,而這些工作直線管理者,直線人員,甚至執(zhí)行人員都感道不太可能實(shí)現(xiàn)的。
   
    按每天的10項(xiàng)任務(wù),你會發(fā)現(xiàn)一張將每天上午9∶00-下午5∶00分割完成半小時一塊的工作表,你的工作是來決策每塊將要完成的任務(wù)。

下面為計劃工作中需作的假設(shè)。
    ◆ 因司機(jī)要求,不允許延時工作。
    ◆ 下周的家庭義務(wù)防礙了在家工作,因此,你不能在下午5∶00后安排任何工作。
    ◆ 項(xiàng)目主管一工作,便被告知10項(xiàng)任務(wù)。
    解答練習(xí)的第一步是為每項(xiàng)活動制訂優(yōu)先級,依據(jù):
    ◆ A級:該項(xiàng)活動非常緊急,必須今天完成。(但是,某些A級工作也可延到小組會議時)。
    ◆ B級:該活動很重要但不緊急。
    ◆ C級:該活動可被延遲,甚至可能無限期。
    按合理優(yōu)先級在每一活動后填空,接著,你必須決定該天哪些活動你有時間來完成。依據(jù)你想要半小時還是一小時的午飯時間,你有七或七個半小時用于有效的時間管理。
   
    你可以選擇如何來實(shí)現(xiàn)每一活動。各選擇如下:
    ◆ 你可以自己來完成該活動。(代號=Y)
    ◆ 你可會將責(zé)任委托于你的一位項(xiàng)目副主管(代號=D)。如果你采用這一方法,你對每位助手只能委托你的工作中1小時的工作,才不會招致處罰。這兒關(guān)鍵的詞匯你在委托你

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