時間管理技能的自我分析
即使對于最有經(jīng)驗(yàn)的管理者來說，有效的時間管理仍然是一項(xiàng)較難對付的日常事務(wù)。對已充分計劃過的重復(fù)性工作管理時，管理者可以不太費(fèi)力地實(shí)現(xiàn)有效地時間管理。但是，對于一個必須設(shè)計、安排、控制資源和控制獨(dú)一無二的，一類一個的項(xiàng)目或任務(wù)中各項(xiàng)活動的項(xiàng)目主管來講，由于連續(xù)發(fā)生的各種不可預(yù)測的問題流?？赡軙褂行У剡M(jìn)行時間管理變的不大可能。
下面的例子是設(shè)計用來使你意識到：在傳統(tǒng)組織與項(xiàng)目環(huán)境中均存在時間管理的困難。在例子開始前，考慮到項(xiàng)目的特征，你必須先作以下假設(shè)：
◆ 你是一位項(xiàng)目主管，且項(xiàng)目是為外部客戶的。
◆ 項(xiàng)目費(fèi)用估計為350萬，期限2年。
◆ 2年期被分為三個階段：第Ⅰ階段——一年，自二月1日開始；第Ⅱ階段——6個月；第Ⅲ階段——6個月，你現(xiàn)在處于第一階段末，(第Ⅰ、Ⅱ階段之日約有兩周時間，你現(xiàn)在處于倒數(shù)第二周的周一)工作已基本完成。
◆ 依據(jù)你項(xiàng)目所處階段，項(xiàng)目需雇用35～60人。
◆ 你，作為項(xiàng)目主管，在項(xiàng)目辦公室中有三位全職副主管向你直接匯報。三位項(xiàng)目副主管分別負(fù)責(zé)工程、費(fèi)用控制和制造(物料采購被包括作為制造項(xiàng)目副主管職責(zé)的一部分）。
◆ 階段Ⅰ看上去正在時間，費(fèi)用及性能限制條件內(nèi)進(jìn)行。
◆ 每周三上午10點(diǎn)～12點(diǎn)，你有一次安排的小組會議。所有項(xiàng)目辦公小組成員、以及來自所有相關(guān)直線組織的職能小組成員均參加該會議。直線管理者由于不是小組成員，將不出席小組會議。對他們來說，既要出席所有的項(xiàng)目小組會議，又要發(fā)揮直線管理者的職能是不可能的，即使被邀請，他們也可能不出席小組會議，因?yàn)閷λ麄儊碇v，僅僅為了論討十分鐘的業(yè)務(wù)而出席兩個小時的會議不是有效的時間管理(不要假設(shè)，小組會議日程可能會有解決這一問題的可能性)。
現(xiàn)在為星期一早晨，你正在家吃早餐，等車來接你，你剛一進(jìn)辦公室，便被靠知有各種問題、情況、任務(wù)反不得不進(jìn)行調(diào)查，基于發(fā)生的這些問題和情況，你的問題是為下一周來有效的時間管理。
你得一次一個地完成每一天。每天會向你提出10個問題或情況，并給你必須的解決時間，你必須為以后五天的每一天盡量擴(kuò)大時間，以實(shí)現(xiàn)最高的生產(chǎn)效率。很明顯“生產(chǎn)率”這一詞可有好幾種含意，你必須決策“有效果的工作”指什么。為了簡便起見，讓我們假設(shè)，你的精力周期為：你可以在一“八小時日”中做八個小時有效的工作。除了吃飯，你不必安排無用時間。但是，你必須明白，在項(xiàng)目環(huán)境中，項(xiàng)目主管不斷地會同時抓所有工作，而這些工作直線管理者，直線人員，甚至執(zhí)行人員都感道不太可能實(shí)現(xiàn)的。
按每天的10項(xiàng)任務(wù)，你會發(fā)現(xiàn)一張將每天上午9∶00-下午5∶00分割完成半小時一塊的工作表，你的工作是來決策每塊將要完成的任務(wù)。
下面為計劃工作中需作的假設(shè)。
◆ 因司機(jī)要求，不允許延時工作。
◆ 下周的家庭義務(wù)防礙了在家工作，因此，你不能在下午5∶00后安排任何工作。
◆ 項(xiàng)目主管一工作，便被告知10項(xiàng)任務(wù)。
解答練習(xí)的第一步是為每項(xiàng)活動制訂優(yōu)先級，依據(jù)：
◆ A級：該項(xiàng)活動非常緊急，必須今天完成。(但是，某些A級工作也可延到小組會議時)。
◆ B級：該活動很重要但不緊急。
◆ C級：該活動可被延遲，甚至可能無限期。
按合理優(yōu)先級在每一活動后填空，接著，你必須決定該天哪些活動你有時間來完成。依據(jù)你想要半小時還是一小時的午飯時間，你有七或七個半小時用于有效的時間管理。
你可以選擇如何來實(shí)現(xiàn)每一活動。各選擇如下：
◆ 你可以自己來完成該活動。(代號=Y)
◆ 你可會將責(zé)任委托于你的一位項(xiàng)目副主管(代號=D)。如果你采用這一方法，你對每位助手只能委托你的工作中1小時的工作，才不會招致處罰。這兒關(guān)鍵的詞匯你在委托你