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項目采購和合同管理

2006/9/6 15:46:02 |  7285次閱讀 |  來源:網(wǎng)友轉(zhuǎn)載   【已有0條評論】發(fā)表評論

一、引言
    項目采購和合同管理是站在買者的角度,處理從外部獲取貨物或服務時遇到的各種問題,涉及采購規(guī)劃、詢價規(guī)劃、詢價、選擇供應者,以及合同管理等過程。這些過程的工作量大小和復雜程度因項目而異。很多項目不需耗費太多的精力,而工程和國防等本身就是采購的項目卻對此有很高的專業(yè)技術(shù)和經(jīng)驗要求。

    20世紀80年代以來,技術(shù)的進步大大提高了生產(chǎn)率,而經(jīng)濟全球化則為利用外部資源提供了便利。利用外部資源可以取得他人的技術(shù),減少資金的投入,克服進入他國市場的障礙,利用他人的地理優(yōu)勢,降低投資風險,利用他人滿足客戶的急迫要求,保證穩(wěn)定的原料來源,提高交付能力等。要做到以上各點,項目管理人員必須提高采購和合同管理能力。

    在利用外部資源時必須注意防止流失關(guān)鍵技術(shù),避免在簽訂和清算合同等方面耗費過多的資金、時間和精力,設法幫助承包商、分包商和供應商降低成本。

    二、采購和詢價規(guī)劃

    (一)采購規(guī)劃
采購規(guī)劃就是考慮哪些資源(如人力、材料、設備等)須從外部取得,以及如何取得。許多研究或機構(gòu)內(nèi)部的小型項目都盡量利用本單位的資源,采購量不大,甚至無須從外部采購。但是,也有很多項目的主要工作需要由外人完成。世界上已經(jīng)有許多采購方式。單就貨物、工程和服務而言,就有國際或全國競爭性招標、有限招標、詢價采購、直接簽訂合同等。當項目缺乏必要的人員和經(jīng)驗時,可以聘請他人代理。

    對于待采購之物,應當考慮項目的要求、采購策略、技術(shù)要求、市場情況、項目其他方面的管理計劃、制約條件和假設,以及技術(shù)的發(fā)展等。

    采購規(guī)劃經(jīng)常要進行自制外購分析、利用專家的判斷和選擇合同的類型。

    自制外購分析就是比較利用自身資源和從外部采購兩種方式的利弊。采購規(guī)劃結(jié)束時提出的采購計劃應說明對欲采購的資源各個方面的具體要求,以便供應者判斷自己能否滿足這些要求。采購計劃還應說明如何對采購過程進行管理。

    (二)詢價規(guī)劃

    詢價規(guī)劃(亦可稱招標規(guī)劃)就是對待采購之物提出具體的要求,查明有哪些來源可滿足采購要求。制訂詢價計劃時,要充分利用標準格式的招標文件,包括標準合同條件和要求說明書。標準格式能夠合理地分配合同雙方的要求、利益、風險和責任,可避免因不認真履行合同而增加成本,避免因雙方缺乏信任而引起爭議,可以降低選擇承包人的成本,提高采購效率。標準格式還制訂了防止腐敗的條款。采購人員的道德品質(zhì)是保證項目采購成功的先決條件。

    詢價規(guī)劃應遵循如下原則:降低成本和提高效率、為所有的合格投標人提供機會、促進產(chǎn)業(yè)的發(fā)展、采購過程透明。對于公共項目,尤其應當如此。

    在復雜的采購中,專家可以在如下方面發(fā)揮重要作用:確定采購和詢價方針與程序;審查項目班子采購與詢價能力、采購與詢價計劃、采購方式和采購(招標)文件;就采購文件和投訴提出處理建議;批準達到標準的采購文件;維護采購監(jiān)督制度。

    采購文件一般要說明評標標準、采購文件的審查辦法和程序、評標過程和評標方法。[page]

    三、詢價和招標

    詢價或招標就是讓賣主根據(jù)采購文件的要求提出報價和建議。復雜的采購工作量大,耗費時間長,投入的資源多,需要具備專業(yè)知識和豐富的經(jīng)驗。

    詢價或招標一般應從記載賣主經(jīng)驗,財務狀況和組織結(jié)構(gòu)的名單中選擇詢價對象。詢價可以利用投標人會議、刊登廣告,以及其他多種形式,從有意的賣主方面取得建議書(標書、報價書)。

    四、賣方選擇

    賣方選擇就是根據(jù)評標準則,接受一家承包商、供應商或咨詢公司的標書或建議書,并由其提供須采購的產(chǎn)品或服務。該選擇過程可能要反復多次。除了報價之外還要考慮和評價其他許多因素,包括投標人的建議、評標標準和本組織的各項方針。

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