使用項(xiàng)目辦公室的風(fēng)險(xiǎn)所在

　　風(fēng)險(xiǎn)和收益并存。如果維持一個(gè)項(xiàng)目辦公室所涉及的相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)得不到有力控制，則項(xiàng)目辦公室所帶來的收益將被抵消。多數(shù)風(fēng)險(xiǎn)在成立項(xiàng)目辦公室之初不會(huì)出現(xiàn)，而更多的風(fēng)險(xiǎn)是在執(zhí)行很長時(shí)間之后才會(huì)出現(xiàn)。這些風(fēng)險(xiǎn)包括：

　　·人員配置：在企業(yè)開始認(rèn)識到使用項(xiàng)目辦公室所能帶來的收益之后，一種自然傾向是增加項(xiàng)目辦公室的人數(shù)，因?yàn)樗麄冨e(cuò)誤的認(rèn)為人數(shù)增加會(huì)帶來額外收益。雖然，在一些情況下這種思維方式是正確的，但是，更常見的結(jié)果是增加人數(shù)只會(huì)造成收益減少。隨著企業(yè)內(nèi)部對項(xiàng)目管理知識更加深入的了解，項(xiàng)目辦公室的人員配置應(yīng)該消減；

　　·精疲力盡：員工筋疲力盡總是一個(gè)需要考慮的風(fēng)險(xiǎn)。使用輪職或只工作部分時(shí)間的方法可以最大程度降低該風(fēng)險(xiǎn)。經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)這種情況，即：在項(xiàng)目辦公室工作的人員仍舊與其一線經(jīng)理保持“實(shí)線”的匯報(bào)關(guān)系，而與項(xiàng)目辦公室保持一種“虛線”的匯報(bào)關(guān)系。

　　·過多的文書工作：過多的文書工作需要投入幾百萬美元的資金進(jìn)行準(zhǔn)備，而且會(huì)耗用寶貴的時(shí)間。使用表格、指導(dǎo)原則和核查清單形式進(jìn)行項(xiàng)目活動(dòng)比使用嚴(yán)格的政策和程序更加有效。為使工作高效，則需要具有以信任、團(tuán)隊(duì)協(xié)作、合作和有效溝通為基礎(chǔ)的企業(yè)文化；

　　·組織重組：信息就是權(quán)力。鑒于項(xiàng)目辦公室的工作更多的是橫向關(guān)系而不是縱向關(guān)系，可能會(huì)存在對項(xiàng)目辦公室控制權(quán)的爭奪，特別是在項(xiàng)目經(jīng)理之間。在以信任、團(tuán)隊(duì)協(xié)作、合作和有效溝通為基礎(chǔ)的任何組織結(jié)構(gòu)下，項(xiàng)目管理層和項(xiàng)目辦公室將會(huì)形成融洽的合作關(guān)系。

　　·試圖服務(wù)于組織內(nèi)的每一個(gè)人：企業(yè)必須制定一些標(biāo)準(zhǔn)，據(jù)以確定項(xiàng)目辦公室何時(shí)介入。并不是所有項(xiàng)目都由項(xiàng)目辦公室監(jiān)管。

　　關(guān)于項(xiàng)目辦公室何時(shí)介入項(xiàng)目問題，經(jīng)常使用的衡量指標(biāo)是：
　　·項(xiàng)目的貨幣價(jià)值；
　　·項(xiàng)目工期；
　　·跨專業(yè)性程度和復(fù)雜程度；
　　·公司的風(fēng)險(xiǎn)；
　　·項(xiàng)目的重要性（例如：消減開支）。

　　許多管理層面臨的一個(gè)關(guān)鍵問題是：“如何衡量執(zhí)行項(xiàng)目辦公室概念所帶來的投資收益？”在衡量時(shí)，可以從定量和定性兩個(gè)角度進(jìn)行。從定性角度，管理層可以檢查提交高層管理層解決的問題數(shù)量。一個(gè)有效的項(xiàng)目辦公室可以起到過濾器的作用，這樣，實(shí)際提交高層管理層解決的問題數(shù)量將很少。從定量角度，高層管理層可以考慮下述內(nèi)容：

　　·進(jìn)度審查：如果沒有項(xiàng)目辦公室，企業(yè)內(nèi)可能會(huì)存在多種進(jìn)度和匯報(bào)格式，甚至，可能每個(gè)項(xiàng)目都會(huì)有一個(gè)不同的格式。有了項(xiàng)目辦公室和相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)化工作，審查工作會(huì)更加迅速，并且將更加有意義。

　　·決策：如果沒有項(xiàng)目辦公室，決策經(jīng)常會(huì)被推遲，會(huì)更多的強(qiáng)調(diào)行動(dòng)項(xiàng)目而不是有意義的決定。項(xiàng)目辦公室使有意義的決策成為可能。

　　·浪費(fèi)的會(huì)議：如果沒有項(xiàng)目辦公室，高層領(lǐng)導(dǎo)會(huì)花大量的時(shí)間付出很大的代價(jià)參加太多的會(huì)議。有了項(xiàng)目辦公室以及更加有效的信息，高層管理層可以在會(huì)議上少花時(shí)間，將更多的時(shí)間用到戰(zhàn)略問題而不是運(yùn)作問題上。

　　·信息量：如果沒有項(xiàng)目辦公室，管理層所獲得的信息量要不太少，要不就太多，這會(huì)影響有效的決策。有了項(xiàng)目辦公室和相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)化工作之后，管理層可以更容易地作出及時(shí)的決策。

　　高層管理層的主要職責(zé)是戰(zhàn)略規(guī)劃和部署以及企業(yè)的未來，而中層和一線經(jīng)理的職責(zé)是關(guān)注運(yùn)作問題。項(xiàng)目辦公室的職責(zé)是在各個(gè)層次之間架起一座橋梁，為各個(gè)層次提供便利，使他們更容易實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。

　　項(xiàng)目辦公室佳績：有關(guān)江森自控公司 (JCI)下屬的汽車系統(tǒng)集團(tuán) (ASG) 的案例分析

　　在一個(gè)企業(yè)希望熟練掌握項(xiàng)目辦公室概念時(shí)，它會(huì)尋找其它額外的應(yīng)用，包括六西格瑪?shù)膱?zhí)行和項(xiàng)目辦公室之內(nèi)的項(xiàng)目辦公室的設(shè)立。JCI就

    項(xiàng)目經(jīng)理勝任力免費(fèi)測評PMQ上線啦！快來測測你排多少名吧~

    http://www.vanceur.cn/pmqhd/index.html