在管理一個(gè)項(xiàng)目時(shí)，對(duì)其下定義及進(jìn)行策劃僅僅是讓您邁出了成功的第一步。在您為此項(xiàng)目布署好計(jì)劃后，您還得去履行它。您務(wù)必要確保您同意交付的此項(xiàng)工作是在規(guī)定的時(shí)間及預(yù)算范圍內(nèi)完成。另外，在制定計(jì)劃的部分過程中您也要有所保留以備應(yīng)付出現(xiàn)一些不可規(guī)避的問題，一旦項(xiàng)目啟動(dòng)，客戶可能會(huì)無止境地要求您去做遠(yuǎn)多于或遠(yuǎn)不同于起初所協(xié)議的事宜。這時(shí)，您必須使用范圍變更管理。如不然，您最終做的工作將遠(yuǎn)多于最初協(xié)議好的并且在預(yù)算上也得不到改善。換言之，您在自找麻煩。
范圍管理始于范圍定義
在對(duì)一個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行詮釋之前，定義范圍或許是最為要緊的部分。實(shí)際上，如果您不確定您要做什么，并對(duì)此項(xiàng)目的范疇一無所知，您將毫無成功可言。管理范圍是管理一個(gè)項(xiàng)目至關(guān)重要的一面。然而，如果您未曾做好定義范圍這一步，管理范圍也幾乎是行之無效的。
為范圍下定義旨在清楚地描述您的項(xiàng)目的邏輯范疇并在此上達(dá)成的協(xié)議。范圍綜述被用來指出什么是此項(xiàng)目份內(nèi)的事，什么是份外的事。若您對(duì)范圍定義到的方面越多，您的項(xiàng)目將會(huì)被做得越好。以下信息類型可能有所幫助。
項(xiàng)目范圍內(nèi)和范圍外的任務(wù)類型（業(yè)務(wù)需求，當(dāng)前狀態(tài)評(píng)估）
范圍內(nèi)和范圍外的主要的生命周期過程（分析，設(shè)計(jì)，測(cè)試）
范圍內(nèi)和范圍外的數(shù)據(jù)類型（財(cái)政，銷售，雇傭）
范圍內(nèi)和范圍外的數(shù)據(jù)來源（或數(shù)據(jù)庫）（賬單，總分類帳，工資表）
范圍內(nèi)和范圍外的組織機(jī)構(gòu)（人力資源，制造業(yè)，廠商）
范圍內(nèi)和范圍外的主要職能（決策支持，數(shù)據(jù)登記項(xiàng)，管理報(bào)告）
在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候有一個(gè)行之有效的范圍變更過程
項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目組必須意識(shí)到范圍變更不是什么壞事。也就是說，對(duì)一個(gè)起步階段的項(xiàng)目進(jìn)行范圍變更絕非一個(gè)有害的提議。事實(shí)上，在一些情況下，這是件好事。首先，客戶們通常都無法完全指出最終的解決方案所具備的全部條件和特征。其次，即便他們說得出來，事物也會(huì)隨著時(shí)間有所改變，因此對(duì)項(xiàng)目的要求也相應(yīng)要變。要知道，項(xiàng)目本身就是一個(gè)日臻完善的過程。
如果您不能接納變更，最終所得到的解決方案會(huì)與理想中的相差甚遠(yuǎn)，或者它實(shí)際上會(huì)面目全非、一無是處。因此，您會(huì)希望客戶能夠在項(xiàng)目期間指出需要變更的地方。當(dāng)項(xiàng)目經(jīng)理未能在項(xiàng)目變更上做到先發(fā)制人，問題就會(huì)接踵而至。此過程應(yīng)包括識(shí)別變更，鑒別變更的商業(yè)價(jià)值，判定對(duì)項(xiàng)目的沖擊，并且將結(jié)果信息反饋給項(xiàng)目主辦人以作評(píng)估之用。主辦人能判定這個(gè)變更是否應(yīng)該進(jìn)行。如果變更需要進(jìn)行，主辦人也應(yīng)當(dāng)會(huì)知悉其對(duì)項(xiàng)目造成的沖擊，并且針對(duì)此變更增撥資金和延長(zhǎng)時(shí)間。
范圍變更管理的常見問題
項(xiàng)目組在進(jìn)行范圍變更管理時(shí)會(huì)遇到許多問題。
范圍蠕變：一些項(xiàng)目經(jīng)理認(rèn)為執(zhí)行大范圍的變更不見得會(huì)有進(jìn)行小范圍變更做得那么仔細(xì)。盲目前進(jìn)和增加工作量而不多花心思是一個(gè)趨勢(shì)。范圍蠕變是指當(dāng)一個(gè)項(xiàng)目擬進(jìn)行大量小的變更時(shí)所迸發(fā)的問題。即當(dāng)所有的小變更綜合在一起時(shí)，該項(xiàng)目組會(huì)發(fā)現(xiàn)它要背負(fù)太多的額外工作，預(yù)算再也無法控制，并且交付時(shí)間也會(huì)有所拖延。
未經(jīng)主辦人批準(zhǔn)：很多時(shí)候，一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)收到來自于最終用戶，股東，或客戶經(jīng)理們的變更請(qǐng)求。既然所有這些人都屬于客戶組織，項(xiàng)目組傾向于認(rèn)為這些請(qǐng)求應(yīng)該接受。這是大錯(cuò)特錯(cuò)的。最終用戶會(huì)經(jīng)常提出范圍變更要求，但是他們沒有能力去批準(zhǔn)進(jìn)行這些變更。甚至一個(gè)客戶經(jīng)理也不能批準(zhǔn)范圍變更的請(qǐng)求。唯一有權(quán)的人是主辦人（除非主辦人將其權(quán)力委托給了其他人）。一些項(xiàng)目之所以會(huì)陷入困境是因?yàn)轫?xiàng)目組自以為他們得到了批準(zhǔn)去進(jìn)行范圍變更，但是后來卻發(fā)現(xiàn)真正有權(quán)的人，即主辦人，并沒有同意。
項(xiàng)目組的責(zé)任：既然項(xiàng)目組成員與客戶之間有很多的交流