“按時、保質(zhì)地完成項(xiàng)目”大概是每一位項(xiàng)目經(jīng)理最希望做到的。但工期托延的情況卻時常發(fā)生。因而合理地安排項(xiàng)目時間是項(xiàng)目管理中一項(xiàng)關(guān)鍵內(nèi)容，它的目的是保證按時完成項(xiàng)目、合理分配資源、發(fā)揮最佳工作效率。它的主要工作包括定義項(xiàng)目活動、任務(wù)、活動排序、每項(xiàng)活動的合理工期估算、制定項(xiàng)目完整的進(jìn)度計(jì)劃、資源共享分配、監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)度等內(nèi)容。
磨刀不誤砍柴功
時間管理工作開始以前應(yīng)該先完成項(xiàng)目管理工作中的范圍管理部分。如果只圖節(jié)省時間，把這些前期工作省略，后面的工作必然會走彎路，反而會耽誤時間。項(xiàng)目一開始首先要有明確項(xiàng)目目標(biāo)、可交付產(chǎn)品的范圍定義文檔和項(xiàng)目的工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）。由于一些是明顯的、項(xiàng)目所必須的工作，而另一些則具有一定的隱蔽性，所以要以經(jīng)驗(yàn)為基礎(chǔ)，列出完整的完成項(xiàng)目所必需的工作，同時要有專家審定過程，以此為基礎(chǔ)才能制定出可行的項(xiàng)目時間計(jì)劃，進(jìn)行合理的時間管理。
怎樣把時間“分解”？
1、項(xiàng)目活動定義
將項(xiàng)目工作分解為更小、更易管理的工作包也叫活動或任務(wù)，這些小的活動應(yīng)該是能夠保障完成交付產(chǎn)品的可實(shí)施的詳細(xì)任務(wù)。在項(xiàng)目實(shí)施中，要將所有活動列成一個明確的活動清單，并且讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的每一個成員能夠清楚有多少工作需要處理?；顒忧鍐螒?yīng)該采取文檔形式，以便于項(xiàng)目其他過程的使用和管理。當(dāng)然，隨著項(xiàng)目活動分解的深入和細(xì)化，工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）可能會需要修改，這也會影響項(xiàng)目的其他部分。例如成本估算，在更詳盡地考慮了活動后，成本可能會有所增加，因此完成活動定義后，要更新項(xiàng)目工作分解結(jié)構(gòu)上的內(nèi)容。
2、活動排序
在產(chǎn)品描述、活動清單的基礎(chǔ)上，要找出項(xiàng)目活動之間的依賴關(guān)系和特殊領(lǐng)域的依賴關(guān)系、工作順序。在這里，既要考慮團(tuán)隊(duì)內(nèi)部希望的特殊順序和優(yōu)先邏輯關(guān)系，也要考慮內(nèi)部與外部、外部與外部的各種依賴關(guān)系以及為完成項(xiàng)目所要做的一些相關(guān)工作，例如在最終的硬件環(huán)境中進(jìn)行軟件測試等工作。
設(shè)立項(xiàng)目里程碑是排序工作中很重要的一部分。里程碑是項(xiàng)目中關(guān)鍵的事件及關(guān)鍵的目標(biāo)時間，是項(xiàng)目成功的重要因素。里程碑事件是確保完成項(xiàng)目需求的活動序列中不可或缺的一部分。比如在開發(fā)項(xiàng)目中可以將需求的最終確認(rèn)、產(chǎn)品移交等關(guān)鍵任務(wù)作為項(xiàng)目的里程碑。
在進(jìn)行項(xiàng)目活動關(guān)系的定義時一般采用優(yōu)先圖示法、箭線圖示法、條件圖示法、網(wǎng)絡(luò)模板這4種方法，最終形成一套項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)圖。其中比較常用的方法是優(yōu)先圖示法，也稱為單代號網(wǎng)絡(luò)圖法。
3、活動工期估算
項(xiàng)目工期估算是根據(jù)項(xiàng)目范圍、資源狀況計(jì)劃列出項(xiàng)目活動所需要的工期。估算的工期應(yīng)該現(xiàn)實(shí)、有效并能保證質(zhì)量。所以在估算工期時要充分考慮活動清單、合理的資源需求、人員的能力因素以及環(huán)境因素對項(xiàng)目工期的影響。在對每項(xiàng)活動的工期估算中應(yīng)充分考慮風(fēng)險因素對工期的影響。項(xiàng)目工期估算完成后，可以得到量化的工期估算數(shù)據(jù)，將其文檔化，同時完善并更新活動清單。
一般說來，工期估算可采取以下幾種方式：
1）專家評審形式。由有經(jīng)驗(yàn)、有能力的人員進(jìn)行分析和評估。
2）模擬估算。使用以前類似的活動作為未來活動工期的估算基礎(chǔ)，計(jì)算評估工期。
3）定量型的基礎(chǔ)工期。當(dāng)產(chǎn)品可以用定量標(biāo)準(zhǔn)計(jì)算工期時，則采用計(jì)量單位為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整體估算。
4）保留時間。工期估算中預(yù)留一定比例作為冗余時間以應(yīng)付項(xiàng)目風(fēng)險。隨著項(xiàng)目進(jìn)展，冗余時間可以逐步減少。
4、安排進(jìn)度表
項(xiàng)目的進(jìn)度計(jì)劃意味著明確定義項(xiàng)目活動的開始和結(jié)束日期，這是一個反復(fù)確認(rèn)的過程。進(jìn)度表的確定應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)圖、估算的活動工期、資源需求、資源共享情況、項(xiàng)目執(zhí)行的工作日歷、進(jìn)度限制、最早和最晚時間、風(fēng)險管理計(jì)劃、活動特征等統(tǒng)一考慮。
進(jìn)度限制即根據(jù)活動
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