公司曾指派我管理一個為期1年的數(shù)據(jù)通信芯片設計及測試項目，項目團隊由16名工程師和2家國際分包商組成。
問題顯現(xiàn)
起初，我在1周內整合制訂了1份進度計劃，包含了國內/國際全部的資源和任務之間的依賴關系、向客戶提交關鍵文件的全部日期、全部的內部及客戶設計評審會議、客戶的驗收測試日期及付款里程碑，還包含了全部的節(jié)假日和每名團隊成員提前報備的特殊日期。
最后，整個項目進度計劃在 MSProject里足足有570行，而且制訂進度計劃的過程沒有得到任何人的幫助。這份進度計劃是一個高度動態(tài)的文檔，我必須每天更新1次，并且每周向項目團隊、管理層和客戶匯報1次進度計劃。
更新項目進度、估算工作完成比例、尋找進度計劃中的錯誤等工作占用了我大量的時間，導致我在管理團隊成員和分包商上投入不足。
解決方案
計劃完成的工作和實際完成的工作是掙值法的關鍵輸入?yún)?shù)，我必須盡量精準地估算出實際已完成工作。已完成工作的估算值將直接用于項目進度績效指標和成本績效指標的計算，而公司管理層將通過這些指標評判我們項目的進展是否良好。
我必須采用一種更加高效、精準的進度管理方式，于是我決定將進度文檔分解為12項主要任務組和2項分包商任務組，每個任務組大概有40項任務。然后，我創(chuàng)建了1個主進度計劃，包含主要任務組的成果、向客戶提交關鍵文件的全部日期、全部的內部及客戶設計評審會議、客戶的驗收測試日期及付款里程碑。
之后，我便僅向項目團隊、管理層和客戶展示主進度計劃。如果大家對主要任務組或分包商進展有疑問，我再向他們展示具體的進度計劃。
對進度計劃的分解讓我更好地進行項目進度的更新管理，而且處理進度管理相關任務所花費的時間減少了接近一半。此外，對體量較小的進度計劃進行更新并找出其中的錯誤相對比較容易。
在評審會議上，項目團隊、管理層和客戶對主進度計劃的處理方式表示贊賞，評審進度所占用的時間也縮短了，之前平均要花1小時來核查570行的進度文件，用了主進度計劃之后，進度評審時間縮短到了平均20分鐘。
我大概使用了1周的時間制訂最初的進度計劃，因為必須得明確每項任務的工期、順序和依賴關系。每位團隊成員必須清楚他在給定的時間應該完成的工作，但是他們在不同的地點開展項目工作并有著不同的工作經(jīng)歷，所以掌握團隊每位成員的工作完成率非常重要，對項目中的2家國際分包商也是如此。
此外，進度計劃還必須把5名新手工程師的培訓時間、國內和國際項目成員的節(jié)假日、項目期間每位成員的私人休假時間包含在內。我努力將每項工作的工期都控制在1~3周，以便能高精度地預測工作進展。收集以上數(shù)據(jù)并把它們輸入MS Project軟件需要非常仔細，所以，花上1周時間也非常值得。
對于類似這種大型的數(shù)據(jù)通信芯片設計及測試項目，我應該請管理層安排一位進度計劃人員來協(xié)助我，因為我的項目并沒有進度計劃人員的預算，相關費用可能要從公司管理費或者項目儲備金中支出。
事后來看，通過收集制訂進度計劃所需的團隊成員和國際分包商的相關數(shù)據(jù)，也讓我對每位成員的檔期和工作績效情況了如指掌。
從本項目中吸取的經(jīng)驗教訓
1.一份精心制作的項目進度計劃使項目順利實施成為可能。
2.對項目經(jīng)理來說，每天更新大型項目的進度是一項非常繁重的工作。
3.可以把大型項目的進度計劃分解成更小的進度計劃和主進度計劃。
4.關鍵任務的完成效率應該納入進度計劃。