雖然大家都知道風(fēng)險(xiǎn)，但是風(fēng)險(xiǎn)承受力程度卻會(huì)因人而異。如果不消除彼此間風(fēng)險(xiǎn)承受力的差異，當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生時(shí)，大家無法在同一個(gè)立場(chǎng)上處理風(fēng)險(xiǎn)。那么在項(xiàng)目實(shí)踐中，我們?cè)撊绾喂芾盹L(fēng)險(xiǎn)呢?
風(fēng)險(xiǎn)承受力共識(shí)非常重要
小組長A：“不可能發(fā)生地震啦!就算真的發(fā)生也不會(huì)是我倒霉。人喔，沒那么容易死的啦!”
小組長B：“地震可能快要發(fā)生了，所以要買可以防地震的房子，并且投保地震險(xiǎn)，做好萬全的準(zhǔn)備?！?/span>
小組長C：“可能會(huì)有地震。保險(xiǎn)起見，我們應(yīng)該把水和食物準(zhǔn)備好。有需要的話，也要把逃生相關(guān)的路線圖都準(zhǔn)備好?！?/span>
如果真的地震發(fā)生，誠如本文開始所說的，大家對(duì)于未發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)的態(tài)度因人而異，這種差異包含大家對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生概率及風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生時(shí)的處理方式的認(rèn)知，真可說是一種米養(yǎng)百種人。
風(fēng)險(xiǎn)承受力的差異可能是因?yàn)榇蠹业纳瞽h(huán)境不同、立場(chǎng)不同，所負(fù)擔(dān)的責(zé)任也不同。因此，消除這些差異，達(dá)成共識(shí)是很重要的事情。
我們?cè)谄匠＞鸵谱黠L(fēng)險(xiǎn)登記冊(cè)，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生概率、影響度、對(duì)策等，事先做好討論工作。如果我們讓成員對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行討論，風(fēng)險(xiǎn)承受力差異太大，就有可能發(fā)生以下的狀況。
小組長A：“現(xiàn)在是使用者忙碌的期間，很難找出使用者進(jìn)行測(cè)試的時(shí)間。應(yīng)該通過項(xiàng)目經(jīng)理去跟各相關(guān)部門提出人力調(diào)度。”
小組長B：“雖然是使用者的忙碌期間，但是各部門應(yīng)該明白這個(gè)測(cè)試的重要性，一定會(huì)派人出來的。我們就趕快進(jìn)行測(cè)試，如果參與比率太低的話，我們?cè)賮硐胩幚韺?duì)策?！?/span>
通過討論達(dá)成風(fēng)險(xiǎn)承受力共識(shí)
在這種時(shí)候，PMO就應(yīng)該要召集項(xiàng)目經(jīng)理、小組長A和小組長B，甚至其他的小組長，一起商討“在使用者忙碌的期間，可能會(huì)無法支持測(cè)試”的風(fēng)險(xiǎn)，大家坐在一起討論對(duì)于這個(gè)風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)知。
這種會(huì)議的目的是，PMO要讓每個(gè)人對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)知可以互相交流，并且把大家的意見進(jìn)行匯總。PMO也可以提出本身對(duì)這個(gè)風(fēng)險(xiǎn)的看法。
常常會(huì)有“風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生概率是80%還是60%”的爭(zhēng)議，所以在管理上要做好這些爭(zhēng)議的記錄工作。如果只是想在討論后在管理上有一個(gè)“決定事項(xiàng)”，實(shí)在有點(diǎn)令人惋惜，這并沒有取得大家共識(shí)的目的。這樣強(qiáng)硬地決定風(fēng)險(xiǎn)的結(jié)果，就是當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)真的發(fā)生時(shí)，大家也不會(huì)站在同一個(gè)立場(chǎng)上共同面對(duì)風(fēng)險(xiǎn)。
大家通過激烈討論，比起強(qiáng)硬得出一個(gè)結(jié)論還重要，所以大家應(yīng)該依據(jù)自己過去的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)做出有邏輯性的解釋。如果能從客觀的角度，闡述自己的立場(chǎng)，項(xiàng)目的其他成員就可以站在他的立場(chǎng)來思考風(fēng)險(xiǎn)，慢慢地就可以感同身受及拉近立場(chǎng)。
然后讓未來可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)，經(jīng)過一次一次的討論后，得出項(xiàng)目成員對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)的共同認(rèn)識(shí)，以及減少對(duì)于項(xiàng)目的疑慮，通過共識(shí)產(chǎn)生整個(gè)組織的認(rèn)同感，這就是風(fēng)險(xiǎn)管理的重點(diǎn)之一。
風(fēng)險(xiǎn)的討論并不是說要對(duì)別人的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)進(jìn)行否定，而是比較平心靜氣且無壓力地進(jìn)行討論。而PMO在風(fēng)險(xiǎn)管理中的職責(zé)就是通過一次一次對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的探討，慢慢消除各項(xiàng)目成員對(duì)于項(xiàng)目的疑慮