當(dāng)項目經(jīng)理開始一個新的項目的時候，首先要做的事情之一就是弄清楚這個項目究竟需要一個什么樣的東西。要讓他們明白，現(xiàn)在花費一點時間進(jìn)行詢問來更好的了解他們對于項目的期望，勝過項目不停的返工所帶來的損失。
除了一些明確的客戶需求和提供的研討文檔之外，可能還有其他一些事情作為項目范圍的一部分，而這些往往需要通過調(diào)查才能得出來。如何調(diào)查?需要項目經(jīng)理和項目的贊助商或項目中的其他主要利益相關(guān)者坐下來，按照下面提出的7個問題作為清單，逐一進(jìn)行了解。
1、究竟是誰在定義范圍？
項目經(jīng)理需要第一個溝通的對象就是項目贊助商，盡管他們可能不是定義項目細(xì)節(jié)的正確人選，但從他們口中可以得知到能夠定義項目正確需求的人。
也可能是一些人，只要知道了這些人員名單，項目經(jīng)理就能按圖索驥，將這些人列為第二輪溝通的對象。
第二輪的溝通可以面對面單獨溝通，也可以組織一個項目研討會，將自己理解的要求和對方進(jìn)行討論，看雙方是不是在范圍的定義上保持一致。
或者采取統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)描述和名稱便于后續(xù)的審核和驗收。又或者如果項目范圍過于擴(kuò)大化，可以建議形成另一個或若干個項目來進(jìn)行。
2、誰批準(zhǔn)范圍？
不要寄托希望于通過一次或幾次集體討論就能確定下來項目的范圍，在此期間總是會不斷地出現(xiàn)沖突，這種沖突維持的時間越長，對于項目的啟動就會有所延誤。
這個時候需要有人能夠在沖突發(fā)生的時候進(jìn)行仲裁，或者當(dāng)同時存在幾個選項的時候進(jìn)行選擇。
這個批準(zhǔn)的權(quán)力可以是項目贊助商，如果項目贊助商無法判斷，那么可以建立一個委員會來進(jìn)行審核并批準(zhǔn)，這種批準(zhǔn)一方面需要預(yù)留出一定的時間。
另外，等到項目正式實施交付的時候，項目范圍往往也可能會出現(xiàn)變更，這時，委員會也需要進(jìn)行審核和批準(zhǔn)。
3、你的目標(biāo)是什么?
如果說項目范圍是幫助項目經(jīng)理劃了一個圈來避免超出范圍之外的額外交付，那么了解項目贊助商或者主要客戶需要通過項目來實現(xiàn)的目標(biāo)則更加重要。
這樣會更容易幫助對方通過項目來實現(xiàn)，目標(biāo)和范圍是不一樣的，目標(biāo)往往是通過項目最終實現(xiàn)的成果來體現(xiàn)。
如果目標(biāo)較大，則需要和對方溝通來分解確定形成若干個小目標(biāo)或若干個階段性目標(biāo)，這些小目標(biāo)可以是小的成果，成果可能是有形實體產(chǎn)品也可能是無形的服務(wù)產(chǎn)品。
不管是哪一種，都需要通過相關(guān)的文件來進(jìn)行項目總的約定，如果沒有最終的文件來確認(rèn)，那么項目經(jīng)理需要開始和項目的關(guān)鍵利益相關(guān)者進(jìn)行溝通并確定。
4、你如何知道是否達(dá)成目標(biāo)
這個問題牽涉到如何衡量目標(biāo)的達(dá)成，想要達(dá)成目標(biāo)必須要制定可實施的計劃以及詳細(xì)的步驟，這些計劃要具備可行性，不能脫離實際來編制。
建議通過專家討論或經(jīng)驗共享來制定項目的目標(biāo)達(dá)成計劃，然后從中找出關(guān)鍵步驟，并理出各個關(guān)鍵步驟之間的搭接關(guān)系。
有了這些關(guān)鍵步驟，就可以整理出完成這些關(guān)鍵步驟的關(guān)鍵因素，通過對關(guān)鍵因素的分析，設(shè)定達(dá)成目標(biāo)的衡量標(biāo)準(zhǔn),通過衡量標(biāo)準(zhǔn)來對關(guān)鍵步驟進(jìn)行監(jiān)控，或者說通過這些標(biāo)準(zhǔn)制定出關(guān)鍵的KPI來對項目成員進(jìn)行考核，才能讓所有人明白目標(biāo)是否達(dá)成。
5、你有多大的靈活性?
項目經(jīng)理現(xiàn)在基本上都能知道什么是項目管理的鐵三角：時間、成本和質(zhì)量，當(dāng)前的項目需要依賴哪些資源，是不是有足夠的成本和時間