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如何有效控制項目進度?

2020/4/13 23:12:21 |  1409次閱讀 |  來源:網友轉載   【已有0條評論】發(fā)表評論

時間、成本、范圍是項目成功的基本要素,對項目的成敗起著至關重要的作用。如果時間增加,勢必會增加項目的成本;時間不夠,可能導致項目范圍的減少。另外,根據當前項目管理專家對失敗項目的研究,我們可以發(fā)現(xiàn):工期超出計劃,幾乎是每個失敗項目都存在的問題。因此有效實施項目進度控制,是項目成功的重要保障,是每一個項目經理必須非常重視的工作。

一、計劃控制

計劃是行動的指導,是行動成功的關鍵所在。能100%按照計劃執(zhí)行,是每一個項目經理的理想,而實際情況是項目往往受各種各樣的干擾,計劃在不斷的根據實際情況發(fā)生變化。項目經理要實現(xiàn)計劃的控制,落腳點在監(jiān)督各分項計劃的實施。

1、分項計劃的策劃

一個項目往往會涉及多個干系人,每個干系人承擔的職責也不一樣;項目持續(xù)時間較長,每個時間段各干系人工作內容也有區(qū)別。因此項目通常通過多級計劃來管理,到分項實施計劃時,往往通過滾動計劃、漸進明細、迭代開發(fā)等方式展開。項目經理會周期性的進行任務分工,這個周期視項目情況而定,有的以周為單位,有的以月為單位。

項目經理在進行任務分工時,必須明確工作的階段性目標,這個目標以項目基準計劃為依據,以階段性交付物為導向,并且明確各分項關鍵點。

2、分項計劃的制定

各分項負責人在滾動制定分項計劃時,必須執(zhí)行項目經理的階段性目標要求,同時將工作細化到分項的可測量的交付物,形成一份具有操作性的計劃。計劃可以不限固定形式,根據各部門業(yè)務工作流程即可。

3、分項計劃檢查

檢查交付物:項目經理定期檢查各分項負責人交付物的完成情況,必要時,檢查其分項計劃及執(zhí)行情況。

檢查關鍵路徑工作:關注關鍵路徑上的事項是否按照計劃進行,它關系到項目是否如期完成。

檢查關鍵人物工作:對于任務較重、能力較弱、執(zhí)行力較差的人物,他們的工作可加大檢查頻次,對其協(xié)助、指導、督促,避免到期任務完不成的風險。

對標基準計劃:項目經理匯總分項計劃完成情況后,與基準計劃對標,評估項目績效,并與項目組成員共同制定計劃糾偏的措施。

4、計劃更新

達成共識的更新計劃要及時發(fā)布,發(fā)送給項目組的成員,同時發(fā)送給有掌控項目進度需求的人員,必要時,發(fā)送給能夠有效監(jiān)督或者協(xié)助項目成員完成任務的干系人。

二、資源控制

項目不能如期完成,有很大一部分是由于資源問題,采購資源未到位、人力資源不足、生產資源沖突等,再完美的計劃,沒有資源落地,都是空談。因此項目經理在項目執(zhí)行過程中,需

掌握各部分資源負荷情況后,才能展開資源協(xié)調,進行資源平衡的基本原則是“向關鍵路徑要時間,向非關鍵路徑要資源”。爭取資源是一個博弈的過程,向職能部門要人,向生產單位要產線資源等,沒有資源不能成為項目進度延后的理由。

三、風險控制

制定一套項目風險防范的體系,包含:風險識別、風險確認、風險應對等方面的完整內容。這部分工作一般來講,會由公司級項目管理體系來進行定義和規(guī)范。

在項目啟動初期,要充分識別影響項目進度的風險,在項目執(zhí)行過程中,不斷的對風險進行監(jiān)控和更新,及時采取風險應對措施。強調各分項負責人要主動識別與匯報,預防為主,避免在風險發(fā)生時再處理。

四、建立良好的項目干系人之間的溝通管理制度

溝通是掌握各方信息,進行項目決策和項目協(xié)調的基礎。實現(xiàn)有效進度控制對于溝通的要求,主要強調以下幾點:

(1)、及時與立項部門和項目客戶進行溝通,了解其對于項目的期望與特殊要求,以保證項目的各項工作都是在項目范

圍內開展,范圍發(fā)生變化時,項目計劃及時作出相應調整,項目的進度滿足各方需求。

(2)、明確各方的溝通需求,使得各干系人及時得到相應的信息,例如:項目例會制度,分項計劃匯報的制度,項目進度匯報的制度,項目組信息交流的平臺等。強調主動溝通,以提早準備好配合的工作,免得影響項目的進展。

(3)、充分發(fā)揮項目組成員的作用,使之參與到問題解決當中來,如項目偏差的處理,風險的預防等。

總之,項目進度的好壞,計劃時基礎,資源是載體,溝通是媒介,大家的齊心協(xié)力才是關鍵!


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