項目經(jīng)理需要確保項目不要受到這些危機帶來的傷害,避免公司的聲譽受損,當然,更重要的是不能讓自己的職業(yè)生涯沾上失敗的陰影。
項目中最麻煩的事情就是遇到了風險,風險可大可小,當大的風險轉(zhuǎn)變成為危機的時候,項目經(jīng)理的作用就需要體現(xiàn)出來了。這個時候,最重要的是保持住自信心。項目經(jīng)理需要向大家表現(xiàn)出:是的,項目出了點問題,但是我們有信心解決掉。一旦項目經(jīng)理在遇到危機的關(guān)頭不能表露出強大的自信心,那么所有的人都會從中認為這個項目已經(jīng)失敗了。
是什么最終能夠決定項目在危機中繼續(xù)生存下去,是的,是項目干系人,又稱為利益相關(guān)者,是這些參與項目的人、影響項目的人和受到項目影響的人。所以,一定要做好項目干系人的管理,獲得他們的同意和支持,才能真正的解決項目危機。當項目遇到危機時,一定要做好這5步干系人管理。
1.找出最重要的干系人
所謂干系人,就是和項目相關(guān)的那些人,如果干系人很多的話,那就找出最重要的那一個,并讓最重要的干系人成為其它干系人的代言人。
這樣通過最重要的干系人,你可以平衡其它干系人的挑戰(zhàn),避免了多線和干系人溝通帶來的低效率。這是第一點也是最重要的一點,找到最重要的那個干系人。
2.獲得老板的支持
記住,項目經(jīng)理始終不是一個人在戰(zhàn)斗,一般在項目組中,總會有項目管理層或者類似項目管理委員會的存在,你的老板可能是其中的一員。
找個時間,和你的老板出去喝杯茶或咖啡,把項目的情況向他/她反映一下,讓你的老板提供相關(guān)的建議。就算是沒有合適的建議,在項目管理層或者委員會進行會議的時候,也會直接或間接地對你有所幫助的。
3.在干系人中找個教練
項目經(jīng)理要知道,自己并不是最聰明最優(yōu)能力的那個人,在你的團隊中或者其它的項目干系人中,或者同事中,總會有那些有想法和解決方案的人。
當項目陷入危機的時候,可以邀請他們參與進來,去聽聽他們的看法和思路,千萬不能一個人閉門造車。你也可以創(chuàng)建一個社區(qū)或者論壇,把問題放在里面,讓大家去進行討論。
盡管有些干系人可能不愿意直接的參與進來,但是可以通過間接的方式,或者電話咨詢,或者閑談等方式,獲得他們的意見,這樣可以避免踩踏危機中遍布的地雷。
4.提前確定好決策點和時間
當危機到來的時候,每個人都想盡快的擺脫危機,這個時候可能就需要對項目中的某些問題進行變更。那么項目經(jīng)理就提前做好決策點和最后的截止時間,避免在處理過程中出現(xiàn)反復。
確定決策點,是指需要和重要的干系人達成一致的意見,確定某件事情玩完成或者某個問題解決又或者需要達成某項指標,以此為進行下一步的標志。當然,修訂原來的里程碑,重新確定時間點,這樣才能夠避免在實施的過程中被突然中止,從而徹底的無法解決項目危機。
5.做好溝通管理
項目經(jīng)理已經(jīng)在很努力的處理項目危機中的各項問題了,這個時候,也千萬不要忽視溝通管理。項目經(jīng)理可能需要一對一的和營銷團隊進行溝通,確保項目交付能夠帶來的商業(yè)利益,還需要和技術(shù)團隊進行溝通,看能否盡快解決項目中的技術(shù)問題,需要什么樣的協(xié)助,還需要和重要的干系人以及項目管理層進行溝通,避免流言蜚語或一時的誤解對加大項目的壓力。因為項目干系人如果不清楚項目的每一步的話,他們是無法保持對解決掉項目危機的自信心的。