項目經(jīng)理要負責(zé)根據(jù)項目經(jīng)驗和公司、個人習(xí)慣進行總體策劃，并在項目例會中征求項目成員意見進行修正，最后可以在《項目策劃書》或會議紀要等文件中進行明確。項目團隊內(nèi)部的溝通機制建立，可以適當(dāng)參考企業(yè)已經(jīng)建立的項目溝通及信息管理文件，但主要以成員間的約定為主。
項目團隊內(nèi)部的溝通機制至少需要明確以下內(nèi)容：
項目中常見名詞標(biāo)準(zhǔn)術(shù)語、定義、解釋等;
成員的聯(lián)絡(luò)方式(包括電話、郵箱、QQ、微信等);
項目文件命名及編碼規(guī)則(可以參考企業(yè)已有規(guī)則);
不同溝通內(nèi)容的溝通方式;
項目會議的時間、內(nèi)容、形式等(主要是例會和協(xié)調(diào)會);
信息匯報內(nèi)容、時間、方式;
溝通的考核方式;
溝通的嚴禁事項。
其中，需特別注意以下幾個方面：
一是根據(jù)不同溝通內(nèi)容確定溝通形式。一般地，項目團隊內(nèi)部關(guān)于工作協(xié)同和一般問題處理的溝通采用非正式方式，鼓勵成員間或項目經(jīng)理與成員直接私下溝通，非必要情況不在項目例會中提出。但是涉及到項目外部傳遞信息，則必須有所區(qū)別，客戶郵件或發(fā)送的正式文件，可能涉及合同、技術(shù)條件變化等，需及時轉(zhuǎn)發(fā)或抄送項目經(jīng)理和相關(guān)成員;成員從非正式渠道獲取的客戶信息，如項目供貨范圍變化、新增要求、項目工期變化等特殊信息，需填報《項目溝通記錄表》等正式文件，報送項目經(jīng)理甚至PMO;其他一般客戶口頭信息，可通過項目組微信群等方式傳遞。
此外，項目團隊內(nèi)部溝通方式的確定也和項目組成員的工作習(xí)慣和企業(yè)項目文化氛圍有關(guān)，比如對于工作責(zé)任心較強的成員口頭通知、電話、微信等方式即可，而對于責(zé)任心較弱的成員則必須采用會議記錄或工作計劃等書面形式。
二是確定項目會議的時間、內(nèi)容、形式。其中，項目例會和項目協(xié)調(diào)會的要求是必須在內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)機制中明確的，包括召開的時間，內(nèi)容，特別是需要提前準(zhǔn)備的材料和數(shù)據(jù)，項目問題決議和后續(xù)跟蹤。
三是確定信息匯報內(nèi)容、時間、方式。主要是項目經(jīng)理或項目團隊根據(jù)進度、風(fēng)險、成本等管控需要，明確項目成員必須匯報的事項以及匯報的時間和方式。比如在進度方面，可以要求項目成員有4個進度匯報時間點：每周/月的進度匯報時間、原進度計劃節(jié)點已到、計劃發(fā)生風(fēng)險事件后、項目發(fā)生變更后。
四是確定溝通的考核方式。對于溝通機制可能存在的抵制不執(zhí)行的情況，需要配套相應(yīng)的考核方式。對于有明確時效要求的溝通，比如客戶的信息傳遞不及時，或發(fā)生的項目問題和風(fēng)險不上報等情況都應(yīng)進行考核。
五是明確溝通的嚴禁事項。設(shè)置內(nèi)部溝通的嚴禁事項，主要為了保證溝通效率、維護項目團隊和諧氛圍，避免激化項目成員間的矛盾沖突，以及控制項目信息風(fēng)險。比如可以禁止項目成員間的相互指責(zé)、謾罵;禁止重要消息通過微信、QQ等傳遞后且不提醒;禁止未經(jīng)項目經(jīng)理和相關(guān)同意，向客戶發(fā)送文件或同意相關(guān)條件等。
詳細梳理項目團隊存在的溝通問題，針對性的建立規(guī)范機制不僅僅可以在短期提升團隊內(nèi)部的溝通效率，也能長期持續(xù)營造企業(yè)的項目管理文化環(huán)境。當(dāng)然，項目團隊內(nèi)部的溝通機制能否良好運轉(zhuǎn)最終還是與項目經(jīng)理的個人領(lǐng)導(dǎo)力和企業(yè)的項目管理文化氛圍緊密相關(guān)。