別再說(shuō)你忙成狗！
看看美國(guó)的項(xiàng)目經(jīng)理，有限的職業(yè)生涯中，
竟然有八年都花費(fèi)在開會(huì)這件事情上。
那不是得累成哈巴狗了么？
會(huì)議，是項(xiàng)目經(jīng)理的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容。
它是交換和分享信息與觀點(diǎn)的手段。項(xiàng)目經(jīng)理和團(tuán)隊(duì)成員在項(xiàng)目會(huì)議上花費(fèi)了大量時(shí)間。在項(xiàng)目環(huán)境中，會(huì)議作為管理溝通的一種方式是否經(jīng)濟(jì)和有效，常因項(xiàng)目經(jīng)理的溝通技能不同而有差異。會(huì)議需要許多時(shí)間和精力，因而只有必需時(shí)才召集會(huì)議。然而，許多會(huì)議并非富有成效，這些會(huì)議準(zhǔn)備得不夠充分，主持得也毫無(wú)章法。
懂得召開什么類型的項(xiàng)目會(huì)議，什么時(shí)候需要召開會(huì)議和召開多少次會(huì)議，以及如何有效地主持項(xiàng)目會(huì)議，顯然相當(dāng)重要。
項(xiàng)目會(huì)議的類型及其目標(biāo)項(xiàng)目經(jīng)理可能需要召集許多不同類型的會(huì)議。這些會(huì)議包括：項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議、項(xiàng)目計(jì)劃會(huì)議、項(xiàng)目狀態(tài)/評(píng)審會(huì)議和問題解決會(huì)議等。每一種會(huì)議需要達(dá)到特定的目標(biāo)，因而要有相應(yīng)的會(huì)議內(nèi)容。
我們從海量的專業(yè)信息中，搜集了以下內(nèi)容，希望拯救那些被海量大小會(huì)議累趴了的項(xiàng)目經(jīng)理們！
一、項(xiàng)目啟動(dòng)
根據(jù)項(xiàng)目的來(lái)源，項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議又可分為內(nèi)部項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議和外部項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議。
(1)內(nèi)部項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議是指承包商的項(xiàng)目經(jīng)理在承包合同簽署后召開的項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議。一般由內(nèi)部項(xiàng)目發(fā)起人(來(lái)自管理層)、客戶經(jīng)理、項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員參加。
內(nèi)部項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議的主要目的是：
定義項(xiàng)目及其主要團(tuán)隊(duì)成員；
使團(tuán)隊(duì)成員明確他們?cè)陧?xiàng)目中的職責(zé)和角色；
概要地討論項(xiàng)目的相關(guān)內(nèi)容。
在內(nèi)部項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議上主要討論的內(nèi)容有：
項(xiàng)目概述；
項(xiàng)目的范圍和可交付成果；
項(xiàng)目的總體計(jì)劃及項(xiàng)目的進(jìn)度規(guī)劃；
項(xiàng)目的組織結(jié)構(gòu)；
項(xiàng)目假設(shè)及風(fēng)險(xiǎn)；
項(xiàng)目文件保存、存檔要求。
(2)外部項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議是由承包商的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和客戶的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)共同參加的項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議。一般由承包商的項(xiàng)目經(jīng)理召集和主持。啟動(dòng)會(huì)議后，承包商項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)將著手編制詳細(xì)的項(xiàng)目計(jì)劃。
外部項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議的主要目的是：
明確雙方對(duì)項(xiàng)目的期望；
確定客戶和團(tuán)隊(duì)成員的角色和職責(zé)；
在進(jìn)入計(jì)劃階段前，再次確認(rèn)客戶的項(xiàng)目需求，并確保雙方對(duì)項(xiàng)目需求理解一致；
將承包商的團(tuán)隊(duì)成員介紹給客戶，以便在項(xiàng)目中更好地合作。
這個(gè)會(huì)議使客戶成為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的成員，從而增加客戶對(duì)項(xiàng)目的承諾——這對(duì)項(xiàng)目成功來(lái)說(shuō)是至關(guān)重要的。
在外部項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議上，項(xiàng)目經(jīng)理向客戶介紹的主要內(nèi)容包括：
項(xiàng)目概述；
項(xiàng)目對(duì)客戶的價(jià)值；
項(xiàng)目范圍和可交付成果；
項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)；
項(xiàng)目時(shí)間表；
項(xiàng)目實(shí)施方法(風(fēng)險(xiǎn)及假設(shè))；
項(xiàng)目所應(yīng)達(dá)到的質(zhì)量；
結(jié)論。
二、項(xiàng)目計(jì)劃會(huì)議
項(xiàng)目計(jì)劃會(huì)議是由項(xiàng)目經(jīng)理召集和主持，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員參加的項(xiàng)目會(huì)議。項(xiàng)目經(jīng)理要根據(jù)項(xiàng)目的大小及項(xiàng)目對(duì)組織的重要性來(lái)決定項(xiàng)目計(jì)劃的詳細(xì)程度。
項(xiàng)目計(jì)劃會(huì)議主要目的是：編制詳細(xì)的項(xiàng)目計(jì)劃
項(xiàng)目任務(wù)分配：將工作任務(wù)明確分配給特定的團(tuán)隊(duì)成員。對(duì)于每一項(xiàng)任務(wù)，必須注明負(fù)責(zé)人及預(yù)計(jì)完工的日期，并要求負(fù)責(zé)人當(dāng)面做出承諾;使團(tuán)隊(duì)成員對(duì)項(xiàng)目有一個(gè)整體的了解。
項(xiàng)目計(jì)劃會(huì)議的主要內(nèi)容包括：
根據(jù)WBS確定里程碑，進(jìn)一步定義項(xiàng)目活動(dòng)和任務(wù)；
預(yù)測(cè)完成活動(dòng)和任務(wù)的歷時(shí)，將活動(dòng)和任務(wù)分派給團(tuán)隊(duì)成員；
討論完成活動(dòng)和任務(wù)的方法；
確定活動(dòng)和任務(wù)的相互關(guān)系和順序，并根據(jù)項(xiàng)目時(shí)間表制定項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃；
制定項(xiàng)目成本計(jì)劃、項(xiàng)目質(zhì)量計(jì)劃、項(xiàng)目溝通計(jì)劃、風(fēng)險(xiǎn)控制計(jì)劃和項(xiàng)目采購(gòu)計(jì)劃等。
三、項(xiàng)目狀態(tài)/評(píng)審會(huì)議
項(xiàng)目狀態(tài)/評(píng)審會(huì)議通常由項(xiàng)目經(jīng)理召集和主持。參加會(huì)議的成