當(dāng)涉及到項目治理，我們經(jīng)理會陷于困境中。大多數(shù)組織的工作人員雇傭以交付解決方案，但大量的時間用于架空活動像治理是少之又少。下面的一些聲音有多少是你熟悉的?
“我們沒有時間進(jìn)行架構(gòu)審查。如果我必須把所有這些信息聚集到一直給你審查的話，我的日程安排就會走偏!”個人而言，我還沒有看到過任何一個報告聲明了因項目治理工作而產(chǎn)生的平均延遲，但是不要懷疑這種感知是存在的。如果你的工作人員在一周中能抽出一個小時的時間用戶監(jiān)管活動的話，那么他們實際上有多少的項目可以監(jiān)督呢?一個常見的方法是每周分配一定的時間來執(zhí)行架構(gòu)審查。
我們面對它，所有超出項目經(jīng)理直接控制的事情都將會感覺到，就如有些事情將會把日程安排置于風(fēng)險一樣。與其討論那種感知是否公平，不如問問這個問題“我怎樣使得我的治理流程更有效率和效果?”
第一，項目團(tuán)隊在審查之前爭相獲取可用的資料，如果在審查的前一天他們獲得了，他們就很幸運(yùn)。
第二，即使資料是可用的，審查者很有可能正忙于其它的活動，所以他們不用費(fèi)心提前去看那些資料。當(dāng)會議來臨是，分配給審查的30至60分鐘時間也都花在了讓每個人出現(xiàn)并提升項目努力完成的時間，然后時間用完了，項目被迫等到另一周去完成審查。哦，順便說一下，項目正處于深度開發(fā)階段，而且只是安排的審查來確保在他們的項目報告卡上沒有不良記錄。
不管你的治理流程是在極端還是不是，無論你在哪仍然有余地去提升。所以我們怎樣使得這一流程更有效果?這里有一些有用的提示。
提示1:把你的標(biāo)準(zhǔn)和方針存檔。
這可能看起來很明顯，但是有許多組織反對非法存檔標(biāo)準(zhǔn)和指導(dǎo)方針。如果你沒有存檔標(biāo)準(zhǔn)和方針，項目如何知道合規(guī)是什么?如果事情沒有存檔，那么許多地方將受到影響。你的員會因為他們的知道會介入更多的項目活動，從而減少他們在其他活動的工作能力，包括治理其他項目。你治理工作的一致性幾乎整個都依賴于人的干涉，因為每一個審查者都是根據(jù)他們自己的經(jīng)驗和利益進(jìn)行治理的。項目可能受到嚴(yán)重影響，因為治理團(tuán)隊可能做了重要的改變，因為項目團(tuán)隊之間的期望都沒有進(jìn)行很好的溝通。
提示2:要有前瞻性。
已經(jīng)做的存檔標(biāo)準(zhǔn)和方針很好，但如果沒人閱讀他們，它們與不會有什么幫助。你的員工對那些標(biāo)準(zhǔn)和方針要有意識，而且需要定期提醒他們這些標(biāo)準(zhǔn)和方針。對于你的IT人員你的標(biāo)準(zhǔn)和方針是管理流程的一部分嗎?
當(dāng)一個項目形成時，你要提供什么樣的指導(dǎo)?基于項目規(guī)章他們是否指向了適當(dāng)?shù)闹笇?dǎo)，或者是他們離開去自謀生路嗎?
提示3:集中你的工作。
如果你的員工有限，你可能沒有資源去細(xì)致地做審查的每一項工作。你可以在幾個方式上優(yōu)化你的工作。第一，你可以設(shè)置預(yù)先標(biāo)準(zhǔn)來減少進(jìn)行詳細(xì)審查項目的人員;例如，你可以只通過特定的小時數(shù)來審查項目，或特定的美元數(shù)量。第二，你可以通過檢查清單對項目進(jìn)行自我評估，把審查都集中在真正重要的事情上。一份檢查清單也可以允許你最小化所需的審查者數(shù)量，因為它審查者提供了明確的指導(dǎo)，怎樣執(zhí)行審查并提高審查的一致性，忽略誰在審查它們。
提示4:要責(zé)任感。
如果你要求項目團(tuán)隊在實際的審查的前幾天提供可交付的成果，那么你的審查者最好提前審查這些可交付的成果及評論和問題。
提示5:治理已經(jīng)創(chuàng)建的可交付成果。
不要使團(tuán)隊只創(chuàng)建特殊的可交付成果給治理工作。這是額外工作，項目必須在努力交付解決方案外在做。如果因為項目治理的目的，有些東西你需要看到，那么為什么它不能從實際解決方案所需的文檔開始?
提示6:治理你的治理。
永遠(yuǎn)不要忘記治理的目的不是100%的合規(guī);治理的目的是確保已做的決策交會給業(yè)務(wù)需求交付解決方案。如果你100%的服從，但你沒有按時交付東西或你沒有滿足其它業(yè)務(wù)目標(biāo)，那么關(guān)于你的治理就需要改變了。