項(xiàng)目進(jìn)度管理,是指采用科學(xué)的方法確定進(jìn)度目標(biāo),編制進(jìn)度計(jì)劃和資源供應(yīng)計(jì)劃,進(jìn)行進(jìn)度控制,在與質(zhì)量、費(fèi)用目標(biāo)協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)工期目標(biāo)。大量的項(xiàng)目交付過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)項(xiàng)目交付的進(jìn)度于計(jì)劃有較大的偏差，導(dǎo)致這種偏差的原因往往是多種多樣的，排除掉各個(gè)項(xiàng)目不同的因素之后，一般常見(jiàn)的引起進(jìn)度失控的原因是下面這五種錯(cuò)誤。
錯(cuò)誤1：里程碑設(shè)置不充分
缺少里程碑，讓進(jìn)度難以控制。很多項(xiàng)目經(jīng)理的進(jìn)度設(shè)置依賴寬泛的時(shí)間范圍，比如將節(jié)點(diǎn)設(shè)置為在項(xiàng)目的結(jié)束時(shí)刻;快臨近截止交貨日期;在一個(gè)新階段的開始。
里程碑的主要作用是用來(lái)作為進(jìn)度控制和監(jiān)測(cè)的工具，它可以輕松的跟蹤項(xiàng)目計(jì)劃中的關(guān)鍵點(diǎn)，快速可視地查看日程安排是不是在計(jì)劃中，如果里程碑設(shè)置的不夠，那么項(xiàng)目的進(jìn)展報(bào)告就很難形成。
改進(jìn)建議：確保項(xiàng)目里程碑在整個(gè)項(xiàng)目交付過(guò)程中中均勻分布，以便定期檢查進(jìn)展情況。
錯(cuò)誤2：不使用基線
沒(méi)有基線就沒(méi)有比較，每更新一次進(jìn)度計(jì)劃表，就要與之前的版本進(jìn)行對(duì)比，看之間存在差異。將其記錄并充分分析，下次再出現(xiàn)類似的情況就會(huì)考慮更全面。
基線的真正意義在于幫助項(xiàng)目經(jīng)理吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，達(dá)到進(jìn)行整體監(jiān)測(cè)和控制的目的。
改進(jìn)建議：重大計(jì)劃更改，項(xiàng)目經(jīng)理都應(yīng)隨之更新基準(zhǔn)。建立變更控制管理流程，一旦出現(xiàn)變更，對(duì)原來(lái)的基線進(jìn)行備注說(shuō)明，包括產(chǎn)生變更的背景、影響范圍和相關(guān)記錄。
錯(cuò)誤3：沒(méi)有定期更新狀態(tài)
很多項(xiàng)目經(jīng)理認(rèn)為計(jì)劃的實(shí)用性不強(qiáng)，因?yàn)橛?jì)劃趕不上變化，但實(shí)際上，這是因?yàn)?，他們認(rèn)為計(jì)劃是“死的”，不可變更的。當(dāng)項(xiàng)目進(jìn)行中，做到哪一階段，項(xiàng)目整體完成情況，都是需要及時(shí)在計(jì)劃中進(jìn)行體現(xiàn)的。只有這樣，才能根據(jù)目前狀況及時(shí)完善下一步的工作計(jì)劃。
如果項(xiàng)目經(jīng)理不對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃進(jìn)行定期更新，那么一旦出現(xiàn)問(wèn)題就無(wú)法對(duì)新事物做出反應(yīng)。
改進(jìn)建議：項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃不能只更新任務(wù)是否完成，需要添加更多的細(xì)節(jié)，需要定期對(duì)細(xì)節(jié)進(jìn)行了解和溝通。對(duì)計(jì)劃始終保持最新的狀態(tài)來(lái)增加準(zhǔn)確性，這樣的話會(huì)對(duì)其他的模塊產(chǎn)生同樣的好處。
錯(cuò)誤4：進(jìn)度計(jì)劃中的任務(wù)缺少關(guān)聯(lián)
當(dāng)項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)業(yè)務(wù)不熟悉或者跨行業(yè)，導(dǎo)致對(duì)于項(xiàng)目中的具體流程不清楚，就會(huì)造成其制定的計(jì)劃存在一些邏輯上的偏差。在實(shí)際工作中，也會(huì)造成工作流程或責(zé)任分配上的麻煩。
改進(jìn)建議：深入業(yè)務(wù)和行業(yè)，聽取團(tuán)隊(duì)成員和其他部門的意見(jiàn)和建議，充分溝通，制定行之有效的進(jìn)度計(jì)劃表。
錯(cuò)誤5：不考慮資源的可用性
有的時(shí)候，項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃看起來(lái)很漂亮，也有明確的里程碑，項(xiàng)目經(jīng)理在做計(jì)劃時(shí)沒(méi)有犯其它常見(jiàn)的錯(cuò)誤，但是，真正在落實(shí)到項(xiàng)目實(shí)施的過(guò)程中的時(shí)候，出現(xiàn)了資源不可用。
在規(guī)劃項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃的時(shí)候，要考慮項(xiàng)目成員是否真正的投入到這個(gè)項(xiàng)目中來(lái)，有的突然去休假，有的被安排了一段時(shí)間的培訓(xùn)，還有的可能存在家庭原因?qū)е聼o(wú)法正常上班等等。
改進(jìn)建議：對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)說(shuō)可以采取相應(yīng)的人員調(diào)度系統(tǒng)來(lái)安排資源，同時(shí)需要將進(jìn)度計(jì)劃及時(shí)公開并傳達(dá)到每個(gè)項(xiàng)目成員，提前做好資源風(fēng)險(xiǎn)管理。