摘要：一項(xiàng)調(diào)查表明，項(xiàng)目管理人員有70%左右的時(shí)間花在信息溝通上。的確，“信息溝通”在項(xiàng)目建設(shè)的過程中具有至關(guān)重要的作用。我們知道，要想實(shí)現(xiàn)有效的溝通，除了當(dāng)事人要具備良好的溝通技巧外，溝通方式的正確選擇也是非常重要的。
本文結(jié)合作者的工作經(jīng)驗(yàn)，重點(diǎn)討論一下信息溝通的幾種方式及其適用情境。
關(guān)鍵詞：溝通方式適用情境
溝通是人際關(guān)系建設(shè)的永恒話題，溝通也是項(xiàng)目得以順利開展的有力保障。一項(xiàng)調(diào)查表明，項(xiàng)目管理人員有70%左右的時(shí)間花在信息溝通上，可見“信息溝通”在項(xiàng)目建設(shè)過程中的重要性。
我們知道，要想實(shí)現(xiàn)有效的溝通，除了當(dāng)事人要具備良好的溝通技巧外，溝通方式的正確選擇也是非常重要的。
以下結(jié)合作者的工作經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)出“團(tuán)體溝通”和“個(gè)體溝通”幾種經(jīng)常采用的方式及這些方式的適用情境，供大家參考。
一、團(tuán)體溝通
“團(tuán)體溝通”，顧名思義是指至少三人以上參加的信息溝通活動(dòng)。團(tuán)體溝通主要有以下兩種常用的溝通方式：會(huì)議溝通和E-Mail（或書面）溝通。
1、會(huì)議溝通
“會(huì)議溝通”是一種成本較高的溝通方式，溝通的時(shí)間一般比較長(zhǎng)，因此常用于解決較重大、較復(fù)雜的問題。如下的幾種情境宜采用會(huì)議溝通的方式進(jìn)行：
?。?）需要統(tǒng)一思想或行動(dòng)時(shí)（如項(xiàng)目建設(shè)思路的討論、項(xiàng)目計(jì)劃的討論等）；
（2）需要當(dāng)事人清楚、認(rèn)可和接受時(shí)（如項(xiàng)目考核制度發(fā)布前的討論、項(xiàng)目考勤制度發(fā)布前的討論等）；
?。?）傳達(dá)重要信息時(shí)（如項(xiàng)目里程碑總結(jié)活動(dòng)、項(xiàng)目總結(jié)活動(dòng)等）；
（4）澄清一些謠傳信息，而這些謠傳信息將對(duì)團(tuán)隊(duì)產(chǎn)生較大影響時(shí)；
?。?）討論復(fù)雜問題的解決方案時(shí)（如針對(duì)復(fù)雜的技術(shù)問題，討論已收集到的解決方案等）。
2、E-Mail（或書面）溝通
“E-Mail（或書面）溝通”是一種比較經(jīng)濟(jì)的溝通方式，溝通的時(shí)間一般不長(zhǎng)，溝通成本也比較低。這種溝通方式一般不受場(chǎng)地的限制，因此被我們廣泛采用。這種方式一般在解決較簡(jiǎn)單的問題或發(fā)布信息時(shí)采用。在計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)普及應(yīng)用的今天，我們很少采用紙質(zhì)的方式進(jìn)行溝通，因此以下只針對(duì)“E-Mail”的溝通方式進(jìn)行總結(jié)。如下的幾種情境宜采用E-Mail的溝通方式進(jìn)行：
?。?）簡(jiǎn)單問題小范圍溝通時(shí)（如3~5個(gè)人溝通一下產(chǎn)出物最終的評(píng)審結(jié)論等）；
?。?）需要大家先思考、斟酌，短時(shí)間不需要或很難有結(jié)果時(shí)（如項(xiàng)目組團(tuán)隊(duì)活動(dòng)的討論、復(fù)雜技術(shù)問題提前知會(huì)大家思考等）；
?。?）傳達(dá)非重要信息時(shí)（如分發(fā)周項(xiàng)目狀態(tài)報(bào)告等）；
?。?）澄清一些謠傳信息，而這些謠傳信息可能會(huì)對(duì)團(tuán)隊(duì)帶來影響時(shí)。
二、個(gè)體溝通
所謂“個(gè)體溝通”，是指兩人之間的溝通。個(gè)體溝通主要有以下三種常用的方式：當(dāng)面溝通、電話溝通和E-Mail（或書面）溝通。
1、當(dāng)面溝通
“當(dāng)面溝通”是一種自然、親近的溝通方式，這種溝通方式往往