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淺談時間管理的核心步驟

2018/6/5 9:50:05 |  2058次閱讀 |  來源:網(wǎng)友轉(zhuǎn)載   【已有0條評論】發(fā)表評論

  時間管理是指通過事先規(guī)劃和運(yùn)用一定的技巧、方法與工具實(shí)現(xiàn)對時間的靈活以及有效運(yùn)用,從而實(shí)現(xiàn)個人或組織的既定目標(biāo),EMBA、MBA等主流商業(yè)管理教育均將時間管理能力作為一項(xiàng)對企業(yè)管理者的基本要求涵括在內(nèi)。時間管理GTD(全稱:Getting Things Done)翻譯成中文就是“把事情做完”,GTD的核心理念概括就是 “通過記錄的方式把頭腦中的各種事情移出來,然后整理安排自己去執(zhí)行”。GTD的核心步驟為五步:收集、處理、管理、執(zhí)行、回顧。

  1、收集 —— 收集記錄

  人的大腦能儲存很多東西,但有限,不要相信某事情發(fā)生后過了一段時間你還能記得,釋放大腦的儲存負(fù)載,讓大腦著重于去思考,平時有什么信息、任務(wù)和靈感要在忘記之前用工具記錄下來,使用的工具要盡可能的方便,易用,便捷。

  2、處理 —— 處理分類

  只有及時處理信息,對信息及時做出決定和歸納成類,你才能避免信息的堆積和碎片化,處理信息時采用二分鐘法則和四象限法則,二分鐘方法就是如果一件事情兩分鐘內(nèi)能解決的事情,無論是何種事情,馬上著手解決掉,如果不能再進(jìn)行分類。分類則采用四象限法則,四象限法則是把工作按照重要和緊急兩個不同的程度劃分成四個“象限”:既緊急又重要、重要但不緊急、緊急但不重要、既不緊急也不重要。

  3、計劃 —— 計劃安排

  除了既有的日程安排外,可以設(shè)定每日,每周,每月,每年你需要完成的重大事件,把他們排進(jìn)日程表。每天要做的事件采用三只青蛙理論,前天晚上睡覺前設(shè)定第二天最重要的三件事,起床后就可以開始著手這三件事了(同理可用于每月的“三只青蛙”, 每季度的“三只青蛙”,每年的“三只青蛙”)。每周要做的事采用習(xí)慣21天效應(yīng),一件事只要堅(jiān)持21天就能習(xí)慣成自然,成為一種習(xí)慣。每月要做的事采用日歷行程表的方法,將每月要做的事排進(jìn)日程表。每年要做的事采用原望清單法,讓自己每年都有收獲和進(jìn)步。

  4、執(zhí)行 —— 堅(jiān)決執(zhí)行

  執(zhí)行是Getting Things Done最關(guān)鍵的一步,也是成功與否的關(guān)鍵,要言行一致,制定了計劃就一定得做到,這能很好地提升你的自我認(rèn)同感。執(zhí)行時你應(yīng)當(dāng)在不分心的情境下,一次只執(zhí)行一件事,既不要多線工作,也不要讓你的工作突然中斷。采用番茄工作法,將番茄時間設(shè)為25分鐘,專注工作,中途不做任何與該任務(wù)無關(guān)的事,直到番茄時鐘響起,然后短暫休息5分鐘繼續(xù)番茄時鐘,每4個番茄時段可多休息一會兒。番茄工作法極大地提高了工作的效率,還會有意想不到的成就感。

  5、回顧 —— 回顧檢查

  目前我采用的是一周回顧一次,采用PDCA循環(huán)法對長期目標(biāo)、中期目標(biāo)和短期目標(biāo)進(jìn)行回顧,這樣能使得計劃更有效地進(jìn)行,更加合乎工作程序的邏輯,對工作和其它事情進(jìn)行回顧,看看哪里做的不好,需要改進(jìn),重新做出調(diào)整計劃。


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