作為項(xiàng)目經(jīng)理，每周的項(xiàng)目進(jìn)展會議是你的一個重要工具。通過把握每周項(xiàng)目更新狀況，我們可以處理任何重大項(xiàng)目。進(jìn)展會議有助于：新的項(xiàng)目成員融入團(tuán)隊(duì)；項(xiàng)目經(jīng)理及時發(fā)現(xiàn)問題，做出修正；項(xiàng)目經(jīng)理強(qiáng)調(diào)關(guān)鍵問題，提供早期指導(dǎo)。精明的項(xiàng)目經(jīng)理從不把進(jìn)展會議僅僅作為了解項(xiàng)目進(jìn)度狀況的手段。他們往往在會前就已經(jīng)知道了項(xiàng)目的進(jìn)展情況。
實(shí)際上，進(jìn)展會議是幫助項(xiàng)目經(jīng)理推動項(xiàng)目前進(jìn)的一個工具，使其能夠就那些將影響到最終可交付成果的關(guān)鍵問題給團(tuán)隊(duì)成員以指導(dǎo)。我在咨詢工作中發(fā)現(xiàn)了一些行之有效的簡單方法，它們能夠幫助你取得成功。
1、仔細(xì)關(guān)注會前準(zhǔn)備
作為一名優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理，應(yīng)在每次進(jìn)展會議前與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中的所有重要成員進(jìn)行溝通。如果對項(xiàng)目管理得力，你應(yīng)該隨時與團(tuán)隊(duì)成員保持緊密聯(lián)系。這樣的話，項(xiàng)目進(jìn)展會議上也不會發(fā)生意外。意外的發(fā)生會削弱你對項(xiàng)目的管理，并導(dǎo)致團(tuán)隊(duì)成員對你失去信心。我通常從以下幾個方面進(jìn)行準(zhǔn)備：
詳細(xì)項(xiàng)目檢查：我會瀏覽一下需要在隨后的2～4周內(nèi)完成的各項(xiàng)任務(wù)，從而了解各方面的既定進(jìn)度。把自己不清楚的問題查明，特別是那些還關(guān)系到其他任務(wù)的重要部分。仔細(xì)地瀏覽各項(xiàng)任務(wù)將幫助你發(fā)現(xiàn)問題，增進(jìn)你對項(xiàng)目中的關(guān)鍵問題的理解。這些問題也是你將要在進(jìn)展會議上提到的。
發(fā)現(xiàn)瓶頸：我的一部分職責(zé)就是要發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目中的瓶頸，并制定消除瓶頸的策略。務(wù)必記住，當(dāng)你消除了一個瓶頸時，其他問題又將會成為該項(xiàng)目的新瓶頸。
準(zhǔn)備關(guān)鍵問題清單：我會在關(guān)鍵問題清單上列出準(zhǔn)備在會上與整個團(tuán)隊(duì)或某個成員討論的要點(diǎn)。開會時，我會拿著這份事先準(zhǔn)備好的清單。你事先準(zhǔn)備的行為將會傳遞給整個團(tuán)隊(duì)，從而促使團(tuán)隊(duì)成員都在進(jìn)度會議之前做準(zhǔn)備。進(jìn)度會議的長度不要超過一個小時。除整個團(tuán)隊(duì)參加的會議外，你也可以就具體問題組織僅由部分成員單獨(dú)參加的會議。時刻記住，不一定所有的團(tuán)隊(duì)成員都得牽扯進(jìn)項(xiàng)目的方方面面。
謹(jǐn)言慎行：人們對任何領(lǐng)導(dǎo)的評價總是來自于以下幾個方面：組織能力、洞察力、理解力、行動能力、決斷性、思維方式和領(lǐng)導(dǎo)力。團(tuán)隊(duì)成員也在密切關(guān)注著你的一舉一動，不要低估這種影響。
2、詳細(xì)安排會議
在制定會議日程時，可以參考下述方法。
點(diǎn)名：開會前，讓大家知道參加會議的所有人員。這對那些通過電話參加會議的遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)成員尤為重要，同時也會節(jié)約會議的時間。
及時發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)上的新問題：在為期一周的工作中，你可能發(fā)現(xiàn)了一些和項(xiàng)目有關(guān)的新問題。在會上要盡早和團(tuán)隊(duì)成員分享這些新信息，以便大家在討論項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度時會考慮到這些問題。但不是任何問題都值得占用會上的時間，所以務(wù)必最大程度地精簡信息。
檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)展：按照項(xiàng)目計(jì)劃上的內(nèi)容，讓每個團(tuán)隊(duì)成員就其本周任務(wù)完成情況及接下來兩周的計(jì)劃做一簡短匯報。通過對項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)展情況的檢查，你需要了解各項(xiàng)任務(wù)是否在按計(jì)劃進(jìn)行，是否有不能按時完成的情況出現(xiàn)。此外，你還需要讓團(tuán)隊(duì)成員交流與項(xiàng)目組成員或項(xiàng)目任務(wù)有關(guān)的問題。對會議的管理在這一環(huán)節(jié)尤為重要，因?yàn)榭傆腥讼矚g長篇大論，以致占用了不必要的時間。
關(guān)鍵條目：完成了對項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)展的檢查后，立即總結(jié)關(guān)鍵條目。你可以借此機(jī)會強(qiáng)調(diào)一下核心成員的重要作用，因?yàn)樗麄儗⒅苯佑绊懙疥P(guān)鍵條目的完成。同時，你也可以在此討論一下可行的方案，從而給團(tuán)隊(duì)成員提供一定的指導(dǎo)。
提問和討論時間：給團(tuán)隊(duì)成員留一些時間，使他們能夠就討論中未涉及的問題進(jìn)行提問。這時，你又可以借機(jī)強(qiáng)調(diào)一下那些你在之前或會上發(fā)現(xiàn)的關(guān)鍵問題。