Project 2000 如何幫您管理工作分配

　　在項(xiàng)目管理中，按實(shí)際需要把人員和設(shè)備逐個(gè)地安排到任務(wù)上去工作，這個(gè)過程和安排的結(jié)果就稱之為"工作分配"。工作分配看起來并不復(fù)雜，但是管理起來是件非常煩瑣的工作。主要焦點(diǎn)在于，第一，工作分配是由任務(wù)、資源、數(shù)據(jù)項(xiàng)目和時(shí)間四維交叉類的數(shù)據(jù)組成的，怎樣表示出來才能使您看起來更清楚明了是需要考慮的問題。第二，由于項(xiàng)目的動態(tài)性，資源分配中的超分配問題會因個(gè)別任務(wù)的進(jìn)度提前或拖后而顯現(xiàn)出來，如果不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理，會嚴(yán)重影響整個(gè)項(xiàng)目的完成。在Project 98以前的版本中都是把分配問題放在資源管理中，而Project 2000版把工作分配突出出來作為一個(gè)專題進(jìn)行管理。


　　Project 2000如何幫您管理工作分配的呢？它新設(shè)置了８種"工作分布"的類型，使您對資源的使用更加經(jīng)濟(jì)合理；采用按時(shí)間分段的方法處理分配數(shù)據(jù)，使您的信息更直接、更詳細(xì)；為您設(shè)置"任務(wù)分配狀態(tài)"視圖，您可以按任務(wù)查看資源使用狀況；為您設(shè)置了"資源使用狀態(tài)"視圖，您可以按資源查看它們承擔(dān)任務(wù)的狀況。


根據(jù)任務(wù)實(shí)際需要選擇適當(dāng)?shù)馁Y源工時(shí)分布模型


　　在一個(gè)任務(wù)的生命期中，不一定總是需要同等數(shù)量的資源。有些任務(wù)可能需要先安排少量人做準(zhǔn)備工作，待工作面鋪開后，再安排較多的人。而另一些則可能相反。這種按實(shí)際需要在不同時(shí)間靈活地安排不同數(shù)量的資源工作的模型稱之?quot;工時(shí)分布"。選擇適當(dāng)?shù)墓r(shí)分布模型可以充分利用資源，提高工作效率。


　　Project 2000為您設(shè)置了8種工時(shí)分布模型，即常規(guī)分布、前輕后重、前重后輕、雙峰分布、先峰分布、后峰分布、鐘型分布、中央加重鐘型分布。它把任務(wù)的整個(gè)周期劃分為１０個(gè)區(qū)間，根據(jù)每種分布的模型為每個(gè)時(shí)間區(qū)間安排相應(yīng)的投入資源比例，既保證任務(wù)正常進(jìn)展，又不造成浪費(fèi)。


按時(shí)間分段數(shù)據(jù)使您看到的信息更直觀、更詳細(xì)


　　關(guān)于資源工作安排的信息您可能需要知道得盡量地詳細(xì)。Project 2000已經(jīng)為您安排得相當(dāng)細(xì)致。它按時(shí)間分段為您安排，默認(rèn)的時(shí)間分段區(qū)間是1天為一個(gè)時(shí)間段。也就是說，無論是任務(wù)還是資源的安排信息，它都分解到每一天。


　　它為您提供的信息內(nèi)容是相當(dāng)全面的。對于每個(gè)任務(wù)，它為您按天提供出如下的信息：


　　原計(jì)劃中安排的工時(shí)和成本，當(dāng)前計(jì)劃中安排的正常班工時(shí)、加班工時(shí)、固定成本、總成本，實(shí)際執(zhí)行的工時(shí)、加班工時(shí)、成本，完成百分比，累計(jì)工時(shí)、成本，累計(jì)完成的百分比。它還向您提供關(guān)于任務(wù)評價(jià)分析的ACWP、BCWP、BCWS、CV、SV等。


　　對于資源，它為您按天提供出：


　　當(dāng)天安排的資源的峰值數(shù)量、安排工作的資源占總資源的百分比，資源超量分配的量，以及原計(jì)劃中安排的工時(shí)和成本，當(dāng)前計(jì)劃中安排的正常班工時(shí)、加班工時(shí)、總成本，實(shí)際執(zhí)行的工時(shí)、加班工時(shí)、成本，完成百分比，累計(jì)工時(shí)、成本，累計(jì)完成的百分比。它還向您提供關(guān)于資源經(jīng)濟(jì)指標(biāo)分析的ACWP、BCWP、BCWS、CV、SV等。
您可以根據(jù)需要選擇一部分?jǐn)?shù)據(jù)項(xiàng)顯示在屏幕上。


"任務(wù)分配狀態(tài)"視圖可以按任務(wù)查看資源使用狀況


　　當(dāng)您想了解在每個(gè)任務(wù)上有哪些資源在工作，它們的安排、工作量、費(fèi)用等是如何分配的時(shí)侯，Project 2000已經(jīng)為您準(zhǔn)備好了"任務(wù)分配狀態(tài)"視圖。這個(gè)視圖按任務(wù)列出在其中工作的每種資源的各種信息，并按任務(wù)進(jìn)行匯總。對于摘要任務(wù)也將其下的所有任務(wù)的資源使用情況進(jìn)行匯總。根據(jù)您的需要，您可以選擇一部分信息進(jìn)行顯示。如果您只需要某個(gè)級別上的信息，或者那一類任務(wù)的信息，您只要通過篩選器功能把相應(yīng)的任務(wù)篩選出來，相關(guān)的報(bào)表就自動地生成出來，不需要您自己進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。


"資源使用狀態(tài)"視圖可以按資源查看承擔(dān)任務(wù)狀況


　　當(dāng)您想了解每個(gè)資源都承擔(dān)了哪些任務(wù)，它們在任務(wù)上的安排、工作量、費(fèi)用等是如何分配的時(shí)侯，Project 2000已經(jīng)為您準(zhǔn)備好了"資源使用狀態(tài)"視圖。這個(gè)視圖按資源列出它們承擔(dān)的任務(wù)上工作的各種信息，并按資源進(jìn)行匯總。根據(jù)您的需要，您可以選擇一部分信息進(jìn)行顯示。如果您只需要某幾個(gè)資源的信息，您只要通過篩選器功能把相應(yīng)的資源篩選出來，相關(guān)的報(bào)表就自動地生成出來，不需要您自己進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。


　　Project 2000為您準(zhǔn)備好了關(guān)于資源分配的報(bào)告。"誰在做什么報(bào)告"按資源把他們承擔(dān)的任務(wù)的投入資源量、工時(shí)、起止時(shí)間逐一列出。"誰什么時(shí)間做什么報(bào)告"則把每個(gè)資源按天在各個(gè)任務(wù)上的工時(shí)分配都列出來，并可以按行和列進(jìn)行求和統(tǒng)計(jì)。


Project 2000 如何幫您管理工作任務(wù)

　　項(xiàng)目是由一系列具有依賴關(guān)系的工作任務(wù)（或者稱之為活動）組織起來的。完成這些工作任務(wù)，整個(gè)項(xiàng)目也就完成了。管理好任務(wù)是Project 2000的最重要功能之一。它是怎樣幫助您管理任務(wù)的呢？他為您提供全方位的任務(wù)信息，為您把任務(wù)按層次結(jié)構(gòu)組織起來，為您編制描述依賴關(guān)系的網(wǎng)絡(luò)圖，為您繪出表和圖兼?zhèn)涞臋M道圖，為您準(zhǔn)備好詳盡報(bào)表，您需要的任務(wù)信息幾乎都能從中獲取得到。


提供全方位任務(wù)信息


　　為了有成效地控制項(xiàng)目進(jìn)展，您需要隨時(shí)了解每個(gè)任務(wù)的諸多方面的信息，包括時(shí)間、工期、資源、工時(shí)、成本等等。按傳統(tǒng)的做法，每次需要這些信息時(shí)由辦公室工作人員去搜集、匯總、計(jì)算，再報(bào)給您，這樣做不僅要花費(fèi)很多時(shí)間，而且也難于做到準(zhǔn)確和及時(shí)。Project 2000則能自動地、隨時(shí)地、全面地為您提供任務(wù)信息。Project 2000為每個(gè)工作任務(wù)設(shè)置了多達(dá)241個(gè)數(shù)據(jù)域，也就是說，對于每一個(gè)工作任務(wù)它可以提供240多個(gè)數(shù)據(jù)，這里讓我們列舉一些主要的信息內(nèi)容。


　　時(shí)間、工期方面的信息 對于每個(gè)任務(wù)，Project 2000都能夠?yàn)槟峁┰谠?jì)劃中任務(wù)開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間、工期；由于各種因素限制，任務(wù)最早可能的開始和結(jié)束日期；為保證項(xiàng)目按期完成，最晚必須開始和結(jié)束日期；根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際運(yùn)作的情況，最新調(diào)整后的開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間、工期；實(shí)際的開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間、工期，并且顯示出當(dāng)前計(jì)劃或?qū)嶋H的計(jì)劃日期和原始計(jì)劃比較的差異值，從而知道任務(wù)是按計(jì)劃進(jìn)行的，還是提前或拖后了多少天。


　　資源、工時(shí)、成本方面信息 對于每個(gè)任務(wù)，Project 2000都能夠?yàn)槟峁┠男┕しN（人員）、哪些設(shè)備在其上工作；以及它們投入的數(shù)量、安排的正常班工時(shí)和加班工時(shí)各為多少；每種資源從什么時(shí)候開始在任務(wù)上工作，什么時(shí)候結(jié)束工作；完成這個(gè)任務(wù)，需要支付資源多少錢，材料費(fèi)多少錢，總計(jì)成本多少錢；工作進(jìn)展到現(xiàn)在，實(shí)際已經(jīng)完成了多少工期，多少工時(shí)，還剩余多少工時(shí)待完成；在成本方面，當(dāng)前計(jì)劃或?qū)嶋H執(zhí)行的計(jì)劃和原始計(jì)劃比較是超出預(yù)算還是低于預(yù)算，具體數(shù)字為多少；完成剩余的工作任務(wù)還需要多少工時(shí)、費(fèi)用。


　　任務(wù)依賴關(guān)系和特征方面信息 任務(wù)進(jìn)入開始實(shí)施階段的控制條件是哪些緊前任務(wù)，它們在時(shí)間上與該任務(wù)是什么樣搭接關(guān)系。任務(wù)是否為關(guān)鍵任務(wù)，分配到該任務(wù)上工作的資源是否已經(jīng)接受了工作安排，它們是否有超負(fù)荷工作量問題存在。


　　這里列出的僅僅是Project 2000能夠向您提供的任務(wù)信息中的一小部分，但已經(jīng)為您正確地指導(dǎo)項(xiàng)目提供了充足的依據(jù)。如果您請辦公室的工作人員搜集整理，至少要花一、兩天時(shí)間，但從Project 2000中獲取，只是手指點(diǎn)鼠標(biāo)之勞。更可貴的是，Project 2000提供的這些信息并不要求您事先一一輸入給系統(tǒng)，它只要求輸入非常少的數(shù)據(jù)，約5%--10%，而90%以上的信息都是系統(tǒng)自動計(jì)算和生成的，而且總是最新的、可靠的。


按層次組織任務(wù)讓您的項(xiàng)目結(jié)構(gòu)清晰


　　對于一個(gè)大型工程項(xiàng)目而言，如果把項(xiàng)目中包含的所有任務(wù)，不論大小、主次，都放在一個(gè)等級上進(jìn)行管理，顯然不是一種明智的作法。Project 2000提供了能夠從大到小的層次把任務(wù)組織為摘要任務(wù)和一般任務(wù)的功能（工作分解結(jié)構(gòu)WBS），而且操作極為簡單，兩個(gè)在同一級別上的任務(wù)只要用鼠標(biāo)通?quot;降級"工具按鈕就能把一個(gè)任務(wù)縮進(jìn)，使它們二者的關(guān)系從"兄弟"變?yōu)?父子"關(guān)系，也就是說，前一個(gè)任務(wù)變成為后一個(gè)任務(wù)的摘要任務(wù)。摘要任務(wù)匯總它隸屬的所有的子任務(wù)的信息，經(jīng)過這種安排以后，我們可以非常清楚地看到整個(gè)項(xiàng)目的結(jié)構(gòu)和隸屬關(guān)系。以下是一個(gè)公寓建筑項(xiàng)目的層次結(jié)構(gòu)關(guān)系的簡化例子：



　　這個(gè)表表達(dá)了項(xiàng)目的隸屬結(jié)構(gòu)關(guān)系。項(xiàng)目為"冀東油田公寓"，它由"主樓"和"裙房"兩個(gè)摘要任務(wù)組成。其中"主樓"由"搭腳手架"和"抹灰"等摘要任務(wù)組成。"搭腳手架"任務(wù)又由"一層外腳手架"和"二層外腳手架"任務(wù)組成，等等。
Project 2000這樣組織項(xiàng)目任務(wù)有兩個(gè)優(yōu)點(diǎn)，第一，項(xiàng)目的組織結(jié)構(gòu)清楚，使所有的參與者都能達(dá)到共識。Project 2000可以非常容易地將任一個(gè)摘要任務(wù)下的子任務(wù)"隱藏"起來，或"展開"出來。第二，Project 2000可以按任務(wù)的層次自動匯總它所隸屬的子任務(wù)的信息，自動形成報(bào)表。


網(wǎng)絡(luò)圖使關(guān)鍵任務(wù)突出，依賴關(guān)系明了


　　網(wǎng)絡(luò)圖，或稱為統(tǒng)籌圖，是描述任務(wù)間依賴關(guān)系的直觀方式，Project 2000不再麻煩那些計(jì)劃人員手工畫網(wǎng)絡(luò)圖，而由它自動生成。這不僅大大減少了人的繁重的勞動，更重要的是使項(xiàng)目計(jì)劃的修改、增刪非常方便容易。


　　Project 2000按單代號網(wǎng)絡(luò)圖的形式為您布局，把任務(wù)的緊前任務(wù)和緊后任務(wù)清楚地展現(xiàn)在您面前。不僅如此，在每個(gè)結(jié)點(diǎn)上您可以從它設(shè)置的200多數(shù)據(jù)項(xiàng)中任意選擇最多16種進(jìn)行標(biāo)注，因此，您可以通過選擇不同的信息類別生成各種類型的網(wǎng)絡(luò)圖，如計(jì)劃時(shí)間網(wǎng)絡(luò)圖、跟蹤網(wǎng)絡(luò)圖、成本網(wǎng)絡(luò)圖等等。它自動為您計(jì)算最早時(shí)間、最晚時(shí)間、關(guān)鍵路徑、時(shí)差，并以醒目的顏色和圖案標(biāo)識出來，您一眼就能看出來完成項(xiàng)目的焦點(diǎn)在什么地方。它為您標(biāo)出哪些任務(wù)已經(jīng)完成，哪些任務(wù)正在進(jìn)行中，哪那些任務(wù)還未開始，它們將于什么時(shí)間開始。它在圖上告訴您哪些任務(wù)上分配的資源有超負(fù)荷分配問題需要調(diào)整，哪些任務(wù)的成本超出了預(yù)算。


　　鑒于我國的習(xí)慣于雙代號網(wǎng)絡(luò)圖，中國科學(xué)院計(jì)算所、北京中科項(xiàng)目管理研究所為Project 2000配上了"雙代號繪圖系統(tǒng)AonAPlot"，它可直接嵌入在Project 2000中，自動為您布局，您可以隨意調(diào)整，滿意后按雙代號方式在各種打印機(jī)、繪圖機(jī)上輸出。


表和圖結(jié)合的橫道圖利于從時(shí)間上分析任務(wù)


　　重點(diǎn)從時(shí)間的角度描述任務(wù)的橫道圖在Project 2000中功能大大地?cái)U(kuò)展，為您管理好項(xiàng)目提供了許多方便。


　　Project 2000的橫道圖是和數(shù)據(jù)表格結(jié)合到一起的，它把您經(jīng)常需要查看的任務(wù)數(shù)據(jù)按類別預(yù)先設(shè)置在幾個(gè)表中，如基本項(xiàng)表，當(dāng)前計(jì)劃表，基線計(jì)劃表，成本表，跟蹤表，掙得值表等，當(dāng)您選中其中的某個(gè)表時(shí)，Project 2000就在左邊為您按表形式顯示數(shù)據(jù)，右邊則顯示橫條圖。如果現(xiàn)有的表都不能滿足，您可以自己先把需要的數(shù)據(jù)項(xiàng)定義一個(gè)表格，按相同的辦法生成橫道圖。既有準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，又有直觀的橫條圖，兩相呼應(yīng)。


　　為使您在一個(gè)點(diǎn)上看到多個(gè)需要的信息，您可以選擇5種數(shù)據(jù)直接顯示在橫條圖的四周以及條內(nèi)。


　　在您想把當(dāng)前計(jì)劃、實(shí)際計(jì)劃和最初的計(jì)劃做比較時(shí)，Project 2000會把這三個(gè)橫條圖給您同時(shí)顯示出來，您一看就知道已經(jīng)完成到什么程度，是按時(shí)、提前還是拖后了。


　　在您為員工講解或向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)這個(gè)項(xiàng)目時(shí)，只需您按一下鼠標(biāo)鍵，Project 2000就會把整個(gè)項(xiàng)目細(xì)節(jié)都藏起來，只剩一個(gè)項(xiàng)目標(biāo)題。然后，再隨著您的思路，從粗到細(xì)一級一級地展開，使您的報(bào)告條理清晰，倍受贊賞。當(dāng)然，您隨時(shí)可以把一個(gè)摘要任務(wù)隱藏或展開。


　　在橫道圖上您還可以把來自其他文件的圖、文字說明或圖片，甚至聲音文件匯集成一體，使您的圖更具有吸引力。


月歷圖使您能早知道任意一天內(nèi)將進(jìn)行的任務(wù)


　　如果您想知道項(xiàng)目生命期內(nèi)某一天（任意一天）有哪幾個(gè)任務(wù)在進(jìn)行，靠您的工作人員到現(xiàn)場或到檔案里去翻很難使您如愿，但是Project 2000會在幾秒內(nèi)給您準(zhǔn)確的回答。


　　Project 2000為照顧到您經(jīng)常使用掛歷記錄事件的習(xí)慣，設(shè)置了日歷視圖，它按月為單位展現(xiàn)在您面前，任務(wù)條也呈現(xiàn)在日歷圖上。所以，當(dāng)您把目光集中在日歷的某一天時(shí)，您看到橫穿那一天的任務(wù)橫道條，就知道那一天哪些任務(wù)在進(jìn)行中。當(dāng)那一天中開展的任務(wù)太多，以致于畫不下時(shí)，您也不必?fù)?dān)心會遺漏幾個(gè)任務(wù)，因?yàn)橹灰秒p擊鼠標(biāo)，它就把當(dāng)天開展的任務(wù)名稱，以及開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間的清單全部顯示在屏幕上。


　　Project 2000的日歷視圖還可以讓您知道項(xiàng)目生命期中的某一天是當(dāng)年的第多少天，項(xiàng)目已經(jīng)進(jìn)行了多少天，距離項(xiàng)目結(jié)束還有多少天。


給您準(zhǔn)備豐富多彩的任務(wù)報(bào)告


　　定期統(tǒng)計(jì)報(bào)告是項(xiàng)目管理的內(nèi)容之一。在您使用Project 2000做項(xiàng)目管理的過程中，它每時(shí)每刻都在為您準(zhǔn)備各種報(bào)告。


　　系統(tǒng)會按您的意圖選擇合適的周期（天、周、月、季、年）進(jìn)行歸總輸出。


　　您可以選擇安排不同信息列的表格按您的需要輸出信息。


　　現(xiàn)在，讓我們列舉幾種任務(wù)報(bào)告。


　　關(guān)鍵任務(wù)報(bào)告 把項(xiàng)目中關(guān)鍵路徑上的任務(wù)全部匯集到報(bào)告中，當(dāng)您要優(yōu)化項(xiàng)目、壓縮工期時(shí)需要這個(gè)報(bào)告。


　　已經(jīng)完成任務(wù)報(bào)告 當(dāng)您想把已經(jīng)完成的任務(wù)作成報(bào)告時(shí)，選擇這個(gè)報(bào)告。它會把已經(jīng)全部完成了的任務(wù)給您匯總到一起。


　　正在進(jìn)行的任務(wù)報(bào)告 如果您想查看當(dāng)前正在進(jìn)行的任務(wù)情況，您可以選擇這個(gè)報(bào)告。它把已經(jīng)開始進(jìn)行，但并未最后完成的任務(wù)匯集到一起，告訴您它們是什么時(shí)候開工的，已經(jīng)完成的百分?jǐn)?shù)，應(yīng)當(dāng)什么時(shí)候結(jié)束，正在使用哪些資源等。


　　馬上開始的任務(wù)報(bào)告 您想為近來要開始的任務(wù)做些準(zhǔn)備工作，可以選擇這個(gè)報(bào)告，它把您給定的日期范圍內(nèi)開始的任務(wù)列給您。


　　超出預(yù)算的任務(wù)報(bào)告 當(dāng)您需要壓縮成本時(shí)，這些任務(wù)將成為您關(guān)注的對象。它告訴您原計(jì)劃的成本，當(dāng)前的成本，超出了多少。


　　您從Project 2000中還能直接輸出如下報(bào)告：未開始任務(wù)報(bào)告，應(yīng)當(dāng)開始于某時(shí)間的任務(wù)報(bào)告，未能按時(shí)開始的任務(wù)報(bào)告，最高層任務(wù)報(bào)告，使用某種資源的任務(wù)報(bào)告，本周進(jìn)行的任務(wù)報(bào)告，本月任務(wù)報(bào)告，本季度任務(wù)報(bào)告，本年度任務(wù)報(bào)告，任務(wù)基本信息報(bào)告等。


任務(wù)拆分功能使您管理項(xiàng)目更靈活


　　或是由于天氣變化，或是由于資源緊張，您的一個(gè)任務(wù)不能一口氣地干下來，需要把它拆成幾段來干，這是經(jīng)常會遇到的問題。在一般的軟件中處理這類問題并非一件易事。使用Project 2000任務(wù)拆分功能，您只要用鼠標(biāo)一擊，任務(wù)就自動地被拆開，您可以把其中一段拖動到適當(dāng)?shù)娜掌谌ジ?，或者再拆。Project 2000會為您記錄每個(gè)段的開始時(shí)間、停止時(shí)間，按您拆分的時(shí)間安排資源工作。


　　Project 2000在任務(wù)的管理上可謂耗費(fèi)苦心，提供了許多切合實(shí)際的功能。

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