隨著社會(huì)的發(fā)展，可作為證據(jù)的物品越來(lái)越多，所能證明的權(quán)利義務(wù)關(guān)系也越來(lái)越復(fù)雜，然而，由于我國(guó)大部分企業(yè)證據(jù)管理觀念的陳舊以及法律專職人員的缺乏，給企業(yè)的合法有效維權(quán)帶來(lái)了很大的難度。我們今天所談的設(shè)立證據(jù)管理小組就是針對(duì)這種情況做出的一些探討。
設(shè)立證據(jù)項(xiàng)目管理小組是企業(yè)合法維權(quán)的內(nèi)在要求

一、企業(yè)證據(jù)管理的混亂造成維權(quán)難度加大

目前大部分企業(yè)的證據(jù)管理是不適應(yīng)證據(jù)規(guī)定的舉證要求的，企業(yè)面臨訴訟時(shí)往往會(huì)因?yàn)樽C據(jù)缺乏或在舉證期限內(nèi)難以舉證而陷入被動(dòng)。以建筑工程為例，建設(shè)工程合同標(biāo)的額巨大、權(quán)利義務(wù)關(guān)系復(fù)雜，一旦引起糾紛往往久拖不決，其原因常常在于承包方難以分清自己的舉證責(zé)任，也難以提供有利于自己的證據(jù)。例如工程欠款案，施工企業(yè)如果向法院起訴發(fā)包方拖欠工程款，就應(yīng)當(dāng)提出相應(yīng)的證據(jù)。具體的說，施工企業(yè)首先應(yīng)當(dāng)舉證證明自己向發(fā)包方提供了工程進(jìn)度款或結(jié)算款的索要文件，如每月已完工程量表或者竣工結(jié)算書等，還應(yīng)提供雙方已經(jīng)核對(duì)并確認(rèn)的欠款數(shù)額的證明文件，如工程進(jìn)度計(jì)量復(fù)核表或結(jié)算審定表等。如果雙方對(duì)這些欠款尚未確認(rèn)，但承包方至少應(yīng)提交前者證據(jù)。如果承包方能提供前者證據(jù)的話，確認(rèn)或否認(rèn)前者證據(jù)的舉證責(zé)任就成為發(fā)包方的責(zé)任，承包方完全有理由以舉證責(zé)任規(guī)定為理由，要求人民法院裁定分配發(fā)包方舉證并預(yù)繳司法鑒定費(fèi)用。
然而，由于大部分企業(yè)的合同意識(shí)、證據(jù)意識(shí)差，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部證據(jù)管理混亂。首先，眾多企業(yè)以及具體負(fù)責(zé)合同履行管理的管理部門，往往注重的是確保工期和質(zhì)量，重視的是工作實(shí)物量，對(duì)雙方簽訂的合同條款研究不夠，在主觀意識(shí)方面，很少注意用證據(jù)證明自己信守合同，按合同規(guī)定行事。對(duì)合同中有明確規(guī)定應(yīng)當(dāng)辦理簽證的事由，或者不辦簽證、或者不敢辦簽證。對(duì)合同中不利于自己的條款，如何在履約過程中通過合同的補(bǔ)充和完善化被動(dòng)為主動(dòng)，則更是運(yùn)作乏術(shù)。其次，證據(jù)管理與履約管理直接相關(guān)，許多企業(yè)必須建立專業(yè)的部門和有針對(duì)性的規(guī)章制度來(lái)加強(qiáng)履約和證據(jù)管理，而這恰恰又是目前企業(yè)證據(jù)管理中最薄弱的環(huán)節(jié)。有的企業(yè)在機(jī)構(gòu)改革中把原有的法律事務(wù)部門精簡(jiǎn)掉，有的雖有專設(shè)的法律事務(wù)部門，但卻讓這些部門的人員主要去應(yīng)付各種訴訟，主要精力并不在合同管理和證據(jù)管理方面。這種證據(jù)管理上的混亂就向那些為了維護(hù)自身合法利益，試圖提起訴訟的企事業(yè)單位出了一個(gè)舉證上的難題，造成維權(quán)難度加大。
二、專業(yè)法律人員的缺乏造成企業(yè)維權(quán)成本的增加

企業(yè)大都缺乏法律資料管理的專業(yè)人員，在許多項(xiàng)目經(jīng)理部，缺乏專職的法律資料管理員，或者雖有卻未受到足夠的重視。造成各種證據(jù)在收集和固定方面的弊端，有的在實(shí)際操作中明明已按約定實(shí)施了，卻沒有書面證明；有的已經(jīng)獲得了書面簽證，但自己手里只有復(fù)印件或者沒有對(duì)方有權(quán)簽名人員的簽名，不能形成證據(jù)；更多的是曾經(jīng)有的書面證據(jù)，到時(shí)候找不到了或者丟失了。
由于專業(yè)法律人員的缺乏，一份證據(jù)，明明有利于施工企業(yè)，經(jīng)辦人員卻不知曉，不經(jīng)意之間使這份證據(jù)失去意義，企業(yè)為此造成的經(jīng)濟(jì)損失不計(jì)其數(shù)。如上海某建筑公司承建浦東一個(gè)大型工程。工程竣工后，承發(fā)包雙方幾經(jīng)交涉，好不容易對(duì)工程結(jié)算達(dá)成一致意見，雙方簽訂了一份最終造價(jià)決算的書面協(xié)議。工程最終決算為12068萬(wàn)元，發(fā)包人已付10928萬(wàn)元，尚欠1140萬(wàn)元，雙方均簽字蓋章。這是一份雙方已經(jīng)確認(rèn)最終造價(jià)的重要證據(jù)，如以此起訴，發(fā)包方必輸無(wú)疑。但是，時(shí)隔不久，發(fā)包方對(duì)已確認(rèn)的最終決算反悔，要求再遞交審價(jià)機(jī)構(gòu)審價(jià)。這只是發(fā)包方的單方要求，只要承包方不同意，原有的決算完全有效。可承包方卻同意重新遞交審價(jià)，結(jié)果又審掉了250萬(wàn)元。而承包方的同意重新審價(jià)，雙方原有的最終造價(jià)的確認(rèn)就作廢了，不再成為有利承包方的證據(jù)。
上述真實(shí)的實(shí)際案例充分反映出由于從事企業(yè)證據(jù)管理的工作人員在證據(jù)意識(shí)方面的缺乏（或者說根本沒有證據(jù)意識(shí)）會(huì)給企業(yè)造成維權(quán)成本增加的后果，嚴(yán)重的話甚至?xí)?dǎo)致一個(gè)企業(yè)的破產(chǎn)，因此，企業(yè)的證據(jù)管理需要專業(yè)的法律從業(yè)人員。
管理制度的完善需要時(shí)間，專職法律人員的培養(yǎng)更非一日之功，那么，這是否意味著我們對(duì)企業(yè)中如此混亂的證據(jù)管理無(wú)計(jì)可施了呢？答案是否定的，事實(shí)上，我們可以通過在律師事務(wù)所設(shè)立證據(jù)項(xiàng)目管理小組，同時(shí)幫助多個(gè)企業(yè)進(jìn)行證據(jù)管理，從而達(dá)到既節(jié)省法律人才又使企業(yè)的證據(jù)管理有序化的目的。現(xiàn)在我們就如何通過設(shè)立證據(jù)項(xiàng)目管理小組來(lái)合法、高效的維護(hù)企業(yè)的自身權(quán)利作一些探討。

設(shè)立證據(jù)項(xiàng)目管理小組是法律服務(wù)現(xiàn)代化的必然趨勢(shì)

一、設(shè)立證據(jù)項(xiàng)目管理小組有利于提高法律服務(wù)的效率

要設(shè)立證據(jù)項(xiàng)目管理小組，我們首先要了解項(xiàng)目管理的概念。管理是無(wú)邊界的大概念，任何事物都需要管理。管理是使事物的發(fā)展從混亂、無(wú)序走向有序、有效發(fā)展的唯一方法。項(xiàng)目管理是管理學(xué)的重要分支，近十年來(lái)發(fā)展很快?；叵?0年代末期項(xiàng)目管理的概念被引進(jìn)中國(guó)的時(shí)候，項(xiàng)目管理的內(nèi)容所強(qiáng)調(diào)的主要是三個(gè)控制，即質(zhì)量控制，成本控制和進(jìn)度控制。隨著ISO9000和TQC等質(zhì)量管理體系的推廣普及，項(xiàng)目的質(zhì)量控制概念已經(jīng)發(fā)展成為項(xiàng)目質(zhì)量管理。在計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等IT手段的推動(dòng)下，成本控制、進(jìn)度控制的方法也在快速更新。所以說，項(xiàng)目管理的內(nèi)容已經(jīng)被大大的深化和現(xiàn)代化了。另外，目前的項(xiàng)目管理所強(qiáng)調(diào)的已經(jīng)不僅僅是原來(lái)的三個(gè)方面，而是涵蓋了九個(gè)知識(shí)領(lǐng)域。作為一種體系，它已經(jīng)更為完整，可以說，項(xiàng)目管理已經(jīng)變成一種集實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)、管理知識(shí)和專業(yè)知識(shí)、計(jì)算機(jī)技巧、文化素養(yǎng)和人文哲理于一身的一門管理藝術(shù)。項(xiàng)目管理的概念必將普及，對(duì)于負(fù)有管理責(zé)任的各行各業(yè)的人物，大到國(guó)家機(jī)關(guān)干部，小到個(gè)體經(jīng)營(yíng)者，都可以借助項(xiàng)目管理的概念，提高自己的工作效率。在法律服務(wù)業(yè)的領(lǐng)域里，隨著證據(jù)種類的增多，以及證據(jù)所能證明的法律關(guān)系范圍的擴(kuò)大，證據(jù)管理已日益成為一項(xiàng)浩大的工程。在這種情況下，向法律服務(wù)業(yè)引入項(xiàng)目管理概念，設(shè)立證據(jù)項(xiàng)目管理小組是提高法律服務(wù)效率的有效措施。

二、法律服務(wù)現(xiàn)代化的外部壓力促使設(shè)立證據(jù)管理項(xiàng)目小組

我國(guó)加入WTO，按照《服務(wù)貿(mào)易總協(xié)定》(GATS)的要求，國(guó)內(nèi)14個(gè)服務(wù)行業(yè)的市場(chǎng)將對(duì)外開放，其中包括開放法律服務(wù)業(yè)，這就給法律服務(wù)業(yè)帶來(lái)了機(jī)遇和挑戰(zhàn)。加入WT0和開放服務(wù)貿(mào)易市場(chǎng)，有利于我國(guó)法律服務(wù)業(yè)走向世界，經(jīng)受鍛煉，在更為廣闊的有形貿(mào)易和無(wú)形貿(mào)易領(lǐng)域發(fā)揮作用，這無(wú)疑會(huì)給法律服務(wù)業(yè)帶來(lái)重要的發(fā)展機(jī)遇。但與此同時(shí)，由于我國(guó)法律服務(wù)業(yè)與發(fā)達(dá)國(guó)家之間的明顯差距，參與國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)也面臨著很大的壓力。世界經(jīng)濟(jì)一體化要求法律服務(wù)國(guó)際化高層化專業(yè)化，將形成對(duì)我國(guó)法律服務(wù)業(yè)管理體制挑戰(zhàn)，為了迎接挑戰(zhàn)，我國(guó)法律服務(wù)業(yè)必須朝著現(xiàn)代化的管理方向加快發(fā)展進(jìn)程，只有這樣，才能擴(kuò)大法律服務(wù)業(yè)的產(chǎn)業(yè)規(guī)模，增強(qiáng)法律服務(wù)業(yè)的國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)能力，發(fā)揮我國(guó)法律服務(wù)業(yè)的比較優(yōu)勢(shì)。借鑒外國(guó)法律服務(wù)的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，外國(guó)律師的辦案流程主要分為三大板塊，分別是法律分析、證據(jù)管理、法庭辯論，其中最核心的部分就是證據(jù)分析，也就是說，只有把證據(jù)這一部分管理好了，律師才能提供優(yōu)秀的法律服務(wù)。在這種背景下，設(shè)立證據(jù)項(xiàng)目管理小組是迎接法律服務(wù)現(xiàn)代化挑戰(zhàn)的有利武器。

如何組建優(yōu)秀的證據(jù)項(xiàng)目管理小組

一、優(yōu)秀證據(jù)項(xiàng)目管理小組的標(biāo)準(zhǔn)

一個(gè)富有成效的項(xiàng)目小組應(yīng)該具有如下特點(diǎn)：能清晰地理解證據(jù)管理的目標(biāo)；每位成員對(duì)自己的角色和職責(zé)有明確的期望；以證據(jù)管理項(xiàng)目的目標(biāo)為行為的導(dǎo)向；項(xiàng)目成員之間高度信任、高度合作互助。

二、證據(jù)項(xiàng)目管理小組的規(guī)模

證據(jù)項(xiàng)目管理小組的人數(shù)不能太多，否則組員之間彼此的溝通將占用大量的時(shí)間。而且，如果項(xiàng)目小組人數(shù)太多，則各個(gè)成員之間的任務(wù)交接將會(huì)更復(fù)雜，出現(xiàn)錯(cuò)誤的可能性也會(huì)相對(duì)增加。因此，每個(gè)項(xiàng)目小組的規(guī)模應(yīng)該以3～5名成員為宜。

三、證據(jù)管理小組采取項(xiàng)目總負(fù)責(zé)人制。

為了更有效地進(jìn)行管理，證據(jù)項(xiàng)目管理小組應(yīng)該采取項(xiàng)目總負(fù)責(zé)人制，而且，該制度應(yīng)該根據(jù)每個(gè)項(xiàng)目的具體情況有所調(diào)整。以建筑工程為例，如果建筑工程項(xiàng)目屬于中小型規(guī)模且建設(shè)時(shí)間在一年以內(nèi)，那么證據(jù)項(xiàng)目小組可以采用總負(fù)責(zé)人單一負(fù)責(zé)制。首先，確立一名項(xiàng)目小組總負(fù)責(zé)人，項(xiàng)目總負(fù)責(zé)人既負(fù)責(zé)該建筑工程的日常證據(jù)管理工作，同時(shí)又是該建筑工程的證據(jù)追蹤負(fù)責(zé)人。其次，項(xiàng)目總負(fù)責(zé)人可在其他成員中挑選一位為助理，協(xié)助項(xiàng)目總負(fù)責(zé)人做好各方面的工作。
　 如果建筑工程項(xiàng)目屬于大中型規(guī)模，建設(shè)時(shí)間在一年以上，那么就必須考慮證據(jù)項(xiàng)目小組成員因各種原因發(fā)生變動(dòng)的情況。這時(shí)，證據(jù)項(xiàng)目小組可以采用總負(fù)責(zé)人與成員分工負(fù)責(zé)制。首先，確立一名項(xiàng)目小組總負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)對(duì)小組成員分派證據(jù)管理任務(wù)以及對(duì)小組成員提交的證據(jù)管理報(bào)告進(jìn)行分析追蹤；其次，確定小組成員名單，由他們負(fù)責(zé)對(duì)不同范圍的證據(jù)管理的進(jìn)行具體操作，并將工作內(nèi)容整理成證據(jù)管理報(bào)告提交給總負(fù)責(zé)人。
建筑工程的證據(jù)項(xiàng)目管理小組采用這種構(gòu)成模式主要基于兩點(diǎn)考慮：第一，在建筑工程證據(jù)管理過程中，既有法律專業(yè)性很強(qiáng)的事務(wù)，也有經(jīng)驗(yàn)性很強(qiáng)的事務(wù)和文書整理類的簡(jiǎn)單性事務(wù)，如果所有事務(wù)都讓總負(fù)責(zé)人去完成，會(huì)造成人力資源的浪費(fèi)；第二，由于建筑項(xiàng)目時(shí)間太長(zhǎng)，容易發(fā)生人員更替，在這種模式下，項(xiàng)目小組的成員各自負(fù)責(zé)自己的證據(jù)管理內(nèi)容，總負(fù)責(zé)人對(duì)整個(gè)進(jìn)度進(jìn)行追蹤，如果一旦發(fā)生人員變動(dòng)，由于總負(fù)責(zé)人一直參與項(xiàng)目的綜合管理，基本上可以指導(dǎo)下一位參與人員“無(wú)縫”地接手工作，避免了由于人員變動(dòng)給證據(jù)管理工作造成的震蕩。
這里只是以建筑工程為一個(gè)簡(jiǎn)單的例子說明項(xiàng)目總負(fù)責(zé)人制，不同的項(xiàng)目根據(jù)具體情況加以調(diào)整。

四、項(xiàng)目小組內(nèi)部競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制的確立

項(xiàng)目小組中要引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，堅(jiān)決按責(zé)權(quán)利均衡的原則，使在項(xiàng)目中貢獻(xiàn)大、責(zé)任大的成員得到豐厚的報(bào)酬，形成良好的導(dǎo)向，以牽引多數(shù)人向同一方向努力，為項(xiàng)目做更大貢獻(xiàn)。同時(shí)，要毫不客氣地將影響小組工作進(jìn)度或士氣后進(jìn)分子趕出項(xiàng)目小組。
項(xiàng)目總負(fù)責(zé)人要處理好主角與配角的關(guān)系，要讓小組中的主角認(rèn)識(shí)到他在主角的位置一旦出了差錯(cuò)，將可能被配角所代替，要讓小組中的配角認(rèn)識(shí)到如果他能夠出色的完成他的工作，下個(gè)項(xiàng)目或過一段時(shí)間就會(huì)榮升為主角。配角的存在對(duì)主角形成壓力，主角的存在對(duì)配角形成動(dòng)力，這也是小組內(nèi)部最好的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制。

五、證據(jù)項(xiàng)目管理小組的工作內(nèi)容

一個(gè)優(yōu)秀的證據(jù)項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)必須能夠清晰地理解證據(jù)項(xiàng)目管理小組的工作內(nèi)容是什么，一般說來(lái)，為企業(yè)提供證據(jù)管理服務(wù)的證據(jù)項(xiàng)目管理小組的工作內(nèi)容分為以下三個(gè)方面：
1、根據(jù)證據(jù)規(guī)定的有關(guān)要求，建立嚴(yán)格的文檔記錄和各類合同履行資料收集和保管制度，加強(qiáng)檢查，確保證據(jù)的固定和保管工作。
2、建立企業(yè)合同和資料管理人員的履約管理責(zé)任制，設(shè)定量化考核指標(biāo)，對(duì)因證據(jù)意識(shí)不強(qiáng)、違反證據(jù)管理規(guī)定造成企業(yè)損失的，要追究個(gè)人責(zé)任。
3、結(jié)合合同的有關(guān)條款約定，研究各類簽證和索賠的期限，在履約過程中凡應(yīng)在期限內(nèi)提出的書面要求、通知、函件，均應(yīng)及時(shí)提出，并使之成為證據(jù)。

六、新舊項(xiàng)目交接時(shí)機(jī)的把握

如果項(xiàng)目小組的整體素質(zhì)隨著成員對(duì)工程項(xiàng)目理解的加深而逐步提高，這種整體素質(zhì)的提高將會(huì)使項(xiàng)目的管理難度降低，從而進(jìn)入一個(gè)穩(wěn)定期。在這一階段，成員之間開始大量地交流信息、觀點(diǎn)和感情，合作意識(shí)增強(qiáng)，小組成員可以自由地、建設(shè)性地表達(dá)他們的情緒及意見，證據(jù)管理項(xiàng)目穩(wěn)步前進(jìn)。當(dāng)出現(xiàn)這種穩(wěn)定進(jìn)展的情況時(shí)，也就意味著小組可以著手進(jìn)入下一個(gè)新的管理項(xiàng)目。這種新舊項(xiàng)目重疊的交接方式，既能保證前一個(gè)項(xiàng)目的管理質(zhì)量，又避免了兩個(gè)項(xiàng)目之間出現(xiàn)真空帶，造成人力資源的浪費(fèi)。當(dāng)然，這種交接的前提條件是前一個(gè)項(xiàng)目必須進(jìn)入穩(wěn)定期，否則，過于倉(cāng)促的交接會(huì)導(dǎo)致兩個(gè)項(xiàng)目資源分配沖突，質(zhì)量完全無(wú)法保證的局面。

希望我們今天對(duì)證據(jù)項(xiàng)目管理小組的一些設(shè)想能起到拋磚引玉的作用，進(jìn)而有更多的法律專業(yè)人士能夠從服務(wù)方式現(xiàn)代化的角度提供更完善的法律服務(wù)，使我國(guó)的法律服務(wù)業(yè)在外國(guó)法律界紛紛進(jìn)駐的將來(lái)能夠站的更穩(wěn)，從容迎接挑戰(zhàn)。

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