表2-5 問(wèn)題識(shí)別清單的樣本

管理 組織 過(guò)程/工具
來(lái)自信息技術(shù)部門(mén)的認(rèn)可 多元文化 無(wú)狀態(tài)報(bào)告
提高項(xiàng)目管理“健康檢查”的成績(jī) 部門(mén)之間的不信任 無(wú)風(fēng)險(xiǎn)分析
無(wú)預(yù)算 基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)太龐大 無(wú)成本跟蹤
展示成功時(shí)間太短 溝通太差 無(wú)標(biāo)準(zhǔn)化方法
士氣低沉 整體變更問(wèn)題 重復(fù)的工具
對(duì)問(wèn)題不重視 無(wú)責(zé)任制 無(wú)估算標(biāo)準(zhǔn)
管理人員流動(dòng) 文化差異 無(wú)預(yù)算跟蹤
新任首席信息官（太多、太快） 形象不好（信息技術(shù)） 沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目管理軟件
沒(méi)有真正項(xiàng)目組合 沒(méi)有業(yè)務(wù)單元的支持 無(wú)質(zhì)量控制
資源的不合理使用 重復(fù)的系統(tǒng)和職能 改進(jìn)采購(gòu)過(guò)程
不明確的期望 沒(méi)有真正的項(xiàng)目經(jīng)理 不能發(fā)生多余的費(fèi)用
并購(gòu)過(guò)多 拒絕變更 不提出風(fēng)險(xiǎn)
沒(méi)有清楚的任務(wù) 沒(méi)有清楚任務(wù) 沒(méi)有項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)
解除管制
市場(chǎng)分額丟失
培訓(xùn) 咨詢(xún) 績(jī)效
缺乏項(xiàng)目管理培訓(xùn) 沒(méi)有作為商務(wù)伙伴建立起來(lái) 干系人公司缺乏信心
糟糕的管理 外包 有限的成長(zhǎng)能力
沒(méi)有相互教育 沒(méi)有項(xiàng)目管理辦公室的專(zhuān)家 外包的壓力
建立項(xiàng)目管理辦公室，并向以前一樣經(jīng)營(yíng)
快速成長(zhǎng)
對(duì)成功沒(méi)有跟蹤記錄
非常有限的項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)
糟糕的財(cái)務(wù)記錄
競(jìng)爭(zhēng)
沒(méi)有真正的項(xiàng)目經(jīng)理 關(guān)系人不買(mǎi)帳
不能發(fā)生額外的費(fèi)用
并購(gòu)過(guò)多
80%的相關(guān)維護(hù)
表2-6 對(duì)問(wèn)題識(shí)別的促進(jìn)
*誰(shuí)應(yīng)該參加：關(guān)鍵參與者應(yīng)包括確定的項(xiàng)目辦公室總監(jiān)、項(xiàng)目辦公室發(fā)起人、項(xiàng)目辦公室指導(dǎo)委員會(huì)的關(guān)鍵成員，以及項(xiàng)
目辦公室的關(guān)鍵工作人員（如果他們已被確定）
*提供一份與項(xiàng)目管理改進(jìn)相關(guān)的組織常見(jiàn)問(wèn)題的清單（參見(jiàn)表2-4的案例研究）。促進(jìn)者可能希望去分析從估計(jì)和成熟度
評(píng)估中產(chǎn)生數(shù)據(jù)，以制定針對(duì)組織的清單
*作為一個(gè)團(tuán)體，確定種子清單中哪一個(gè)問(wèn)題是你們組織中實(shí)際的問(wèn)題，將不適用于組織的問(wèn)題刪掉（注釋?zhuān)哼@個(gè)決定必須
達(dá)成一致，但實(shí)際上，有時(shí)一個(gè)孤獨(dú)的聲音往往可能直接癥結(jié)所在，而其他人卻將其忽略）
*讓參與者評(píng)定仍然存在的問(wèn)題的等級(jí)，用數(shù)字1到5表示從最不重要到最重要
*咨詢(xún)參與者是否有種子清單中沒(méi)有包括的其他問(wèn)題，也是從1到5
*將列出的問(wèn)題分解成以下類(lèi)型：管理問(wèn)題、組織結(jié)構(gòu)或文化問(wèn)題、過(guò)程問(wèn)題、工具問(wèn)題、培訓(xùn)問(wèn)題、績(jī)效問(wèn)題，以及與外
部支持相關(guān)的問(wèn)題（請(qǐng)參見(jiàn)表2-3）
*將會(huì)議分解為針對(duì)不同問(wèn)題的工作小組，并采取頭腦風(fēng)暴的方式進(jìn)行討論。在某些情況下，一個(gè)與問(wèn)題無(wú)關(guān)的決定也可能
是有效的。這個(gè)小組作為一個(gè)整體，可能會(huì)制定某種決策、如僅僅處理被評(píng)為4或5分的問(wèn)題
*基于工作小組已討論的問(wèn)題和解決方案，會(huì)議的可交付成果應(yīng)該包括任務(wù)清單和一份情況分析

差距分析

差距分析是確定期望的成熟水平與當(dāng)前能力之間差距的一個(gè)工具，基本上是對(duì)組織當(dāng)前情況和期望達(dá)到情況的一個(gè)比較說(shuō)明。差距分析幫助組織制定出前進(jìn)的途徑。針對(duì)差距分析圖中列示的每個(gè)組織實(shí)體，他們目前的職能與期望的未來(lái)職能都被確定出來(lái)。組織中的關(guān)鍵干系人（包括指定的項(xiàng)目辦公室總監(jiān)或項(xiàng)目辦公室的所有者），以及其他諸如與活躍的、成功的項(xiàng)目緊密聯(lián)系的主要項(xiàng)目經(jīng)理，都應(yīng)該被包括在進(jìn)行差距分析的集體之中。一旦每個(gè)差距都被確定出來(lái)，彌補(bǔ)這些差距的行動(dòng)計(jì)劃也就隨之成型。在差距分析完成之時(shí)，改進(jìn)工作的整體范圍將被了解?，F(xiàn)在，根據(jù)這個(gè)改進(jìn)計(jì)劃，實(shí)施團(tuán)隊(duì)可以定義范圍、計(jì)劃完成工作范圍和達(dá)到目標(biāo)所需要的步驟，并開(kāi)始執(zhí)行這個(gè)計(jì)劃。如果這些聽(tīng)起來(lái)像是項(xiàng)目管理，那么就對(duì)了！正如我們?cè)谙乱徽轮袑⒁懻摰模梢园秧?xiàng)目管理成熟度改進(jìn)計(jì)劃的實(shí)施（其中一個(gè)要素就是項(xiàng)目辦公室）當(dāng)做一個(gè)項(xiàng)目來(lái)運(yùn)作，并使用基本的項(xiàng)目管理實(shí)踐、工具和技術(shù)。
表2-7中列示了案例研究組織的一個(gè)完整的差距分析圖。你將大概了解從本次練習(xí)中獲取的建議的類(lèi)型。

表2-7 案例研究組織的差距分析實(shí)例

現(xiàn)在 未來(lái)（3-5年）
方法
*不存在 *標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目整套管理方法和過(guò)程的標(biāo)準(zhǔn)、模板，以及最佳實(shí)踐
*沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)
*沒(méi)有風(fēng)險(xiǎn)分析 *基線
*即興的 *項(xiàng)目歷史
*混亂的（缺乏對(duì)目前情況的了解） *項(xiàng)目生命周期的方法
*多種工具和技術(shù) *模板、指南和實(shí)例的網(wǎng)站
*沒(méi)有項(xiàng)目管理的整套方案 *風(fēng)險(xiǎn)分析
*沒(méi)有項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn) *項(xiàng)目組合管理（確定優(yōu)先級(jí)）的方法
*沒(méi)有風(fēng)險(xiǎn)管理過(guò)程 *開(kāi)發(fā)項(xiàng)目資源庫(kù)
*沒(méi)有組合管理 *估算
*沒(méi)有項(xiàng)目選擇過(guò)程 *經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)的知識(shí)庫(kù)

培訓(xùn)
*僅有少數(shù)項(xiàng)目經(jīng)理受過(guò)培訓(xùn) *內(nèi)部認(rèn)證課程
*沒(méi)有內(nèi)部培訓(xùn) *為項(xiàng)目經(jīng)理準(zhǔn)備的課程已經(jīng)就緒
*一些新員工帶來(lái)的培訓(xùn) *項(xiàng)目經(jīng)理準(zhǔn)備的課程已經(jīng)就緒，包括PMP
*管理發(fā)展課程 *項(xiàng)目經(jīng)理們接受過(guò)培訓(xùn)
*沒(méi)有正式的項(xiàng)目經(jīng)理培訓(xùn) *跟蹤系統(tǒng)確定誰(shuí)需要培訓(xùn)，誰(shuí)已經(jīng)接受過(guò)培訓(xùn)
*迫切需要培訓(xùn)和發(fā)展 *項(xiàng)目經(jīng)理的發(fā)展課程
*工具、人事技能（領(lǐng)導(dǎo)能力/溝通）
*課程：方法論、軟件工具、PMI認(rèn)證、團(tuán)隊(duì)建設(shè)、工作促進(jìn)
*項(xiàng)目管理手冊(cè)

咨詢(xún)
*不存在 *啟動(dòng)及輔助計(jì)劃
*扁平預(yù)算，不能承擔(dān) *項(xiàng)目審計(jì)/評(píng)審
*沒(méi)有指導(dǎo) *控制失控的情況
*沒(méi)有可提供的項(xiàng)目管理服務(wù) *正式的指導(dǎo)程序
*向其他業(yè)務(wù)單元提供服務(wù)
*與外部顧問(wèn)建立伙伴關(guān)系
*發(fā)展內(nèi)部的咨詢(xún)能力
*評(píng)價(jià)
*過(guò)程支持
*評(píng)估
*管理項(xiàng)目
*知識(shí)傳遞
*審計(jì)（質(zhì)量保證）

支持
*某些估算 *公司已實(shí)施的進(jìn)度/計(jì)劃制定工具和程序
*項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)沒(méi)有被指出 *狀態(tài)報(bào)告
*沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)化的工具，至少使用三種軟件產(chǎn)品 *資源與技能的知識(shí)庫(kù)
*時(shí)間與問(wèn)題的跟蹤
*沒(méi)有對(duì)時(shí)間、績(jī)效、成本和問(wèn)題的跟蹤 *當(dāng)前存貨
*沒(méi)有項(xiàng)目清單和數(shù)據(jù)庫(kù) *文檔管理
*沒(méi)有正式支持 *資源數(shù)據(jù)庫(kù)已經(jīng)就緒
*龐大的機(jī)構(gòu) *各種系統(tǒng)，包括成本記帳、估算和進(jìn)度計(jì)劃
*重復(fù)的系統(tǒng) *項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫(kù)
*支持服務(wù)沒(méi)有共同的應(yīng)用 *項(xiàng)目組合
*估算
*（經(jīng)驗(yàn)積累的）倉(cāng)庫(kù)
*正式化的管理支持
*標(biāo)準(zhǔn)化的工具和系統(tǒng)
*模板
*資源的知識(shí)庫(kù)
*項(xiàng)目服務(wù)臺(tái)

經(jīng)理
*沒(méi)有確定 *超過(guò)5年經(jīng)驗(yàn)
*沒(méi)有項(xiàng)目辦公室 *項(xiàng)目經(jīng)理儲(chǔ)備（工作平臺(tái)）
*有一些新員工帶來(lái)項(xiàng)目管理技能 *項(xiàng)目辦公室就緒
*沒(méi)有工作平臺(tái) *經(jīng)過(guò)培訓(xùn)的項(xiàng)目經(jīng)理
*沒(méi)有評(píng)估 *項(xiàng)目經(jīng)理每季度向他們的經(jīng)理匯報(bào)
*工作分配很隨意 *將目前的項(xiàng)目經(jīng)理組成團(tuán)隊(duì)
*沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)能力 *建立未來(lái)的實(shí)務(wù)
*沒(méi)有正式的項(xiàng)目經(jīng)理工作描述 *建立工作描述
*拙劣的溝通 *建立溝通
*沒(méi)有工作平臺(tái) *發(fā)起人制度
*沒(méi)有數(shù)據(jù)庫(kù) *建立起激勵(lì)、獎(jiǎng)勵(lì)、補(bǔ)償機(jī)制
*沒(méi)有評(píng)價(jià) *任務(wù)定義
*反對(duì)變革 *資源預(yù)測(cè)
*職業(yè)途徑的發(fā)展
*正式的衡量、評(píng)估，以及責(zé)任制

在某種程度上，差距分析要求組織形成一種雙重遠(yuǎn)景：對(duì)期望的長(zhǎng)期狀態(tài)保持持續(xù)的觀察，其最終目標(biāo)是更高一級(jí)的成熟度；而同時(shí)，通過(guò)改進(jìn)每個(gè)領(lǐng)域，在短期內(nèi)讓組織迅速采取行動(dòng)，處于增值的位置。
當(dāng)各種問(wèn)題、短期與長(zhǎng)期的遠(yuǎn)景和利益都落在紙面上，且所有人都可以看到時(shí)，你將會(huì)驚訝于它所產(chǎn)生的能量。這就是為什么作為項(xiàng)目辦公室實(shí)施計(jì)劃的一部分，這個(gè)過(guò)程需要被完整地記錄下來(lái)的原因。當(dāng)實(shí)施團(tuán)隊(duì)依次評(píng)審從報(bào)告到清單時(shí)，他們能夠確認(rèn)他們的努力仍然是朝著目標(biāo)前進(jìn)的。這個(gè)目標(biāo)是在早期的評(píng)估與計(jì)劃編制階段就已確定的。

結(jié)論

這里有一個(gè)警告：在一個(gè)模型的“階梯”上攀登，可能反而達(dá)不到預(yù)期的目標(biāo)。成熟度模型與其他任何組織制定的工具一樣，只是一個(gè)工具，僅此而已。正如ABT公司前副總裁愛(ài)德華.法拉力曾經(jīng)警告的那樣，一個(gè)公司必須將成熟度作為達(dá)到商務(wù)目標(biāo)的一個(gè)方式，而不是將其本身作為一個(gè)目標(biāo)。Perot Systems公司的鮑勃.路易斯曾經(jīng)寫(xiě)道，當(dāng)它向產(chǎn)品開(kāi)發(fā)一樣成為一種藝術(shù)/科學(xué)時(shí)，我們必須警惕不要通過(guò)禁錮的過(guò)程衡量尺度，將組織的生命——?jiǎng)?chuàng)新的精神標(biāo)準(zhǔn)化。像其他任何生物一樣，組織也需要一個(gè)成熟的過(guò)程來(lái)促使內(nèi)部所有優(yōu)秀事物的發(fā)展，而不是阻礙他們的生長(zhǎng)。

【?發(fā)表評(píng)論?0條?】