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中國(guó)項(xiàng)目管理資源網(wǎng)

Project2000專題知識(shí)

2006/3/7 9:51:16?|? 1640次閱讀?|? 來(lái)源:轉(zhuǎn)載?? 【已有0條評(píng)論】發(fā)表評(píng)論

Project 2000 如何幫您管理工作分配
在項(xiàng)目管理中,按實(shí)際需要把人員和設(shè)備逐個(gè)地安排到任務(wù)上去工作,這個(gè)過(guò)程和安排的結(jié)果就稱之為"工作分配"。工作分配看起來(lái)并不復(fù)雜
,但是管理起來(lái)是件非常煩瑣的工作。主要焦點(diǎn)在于,第一,工作分配是由任務(wù)、資源、數(shù)據(jù)項(xiàng)目和時(shí)間四維交叉類的數(shù)據(jù)組成的,怎樣表示出來(lái)才能使您看起來(lái)更清楚明了是需要考慮的問(wèn)題。第二,由于項(xiàng)目的動(dòng)態(tài)性,資源分配中的超分配問(wèn)題會(huì)因個(gè)別任務(wù)的進(jìn)度提前或拖后而顯現(xiàn)出來(lái),如果不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理,會(huì)嚴(yán)重影響整個(gè)項(xiàng)目的完成。在Project 98以前的版本中都是把分配問(wèn)題放在資源管理中,而Project 2000版把工作分配突出出來(lái)作為一個(gè)專題進(jìn)行管理。

Project 2000如何幫您管理工作分配的呢?它新設(shè)置了8種"工作分布"的類型,使您對(duì)資源的使用更加經(jīng)濟(jì)合理;采用按時(shí)間分段的方法處理分配數(shù)據(jù),使您的信息更直接、更詳細(xì);為您設(shè)置"任務(wù)分配狀態(tài)"視圖,您可以按任務(wù)查看資源使用狀況;為您設(shè)置了"資源使用狀態(tài)"視圖,您可以按資源查看它們承擔(dān)任務(wù)的狀況。
根據(jù)任務(wù)實(shí)際需要選擇適當(dāng)?shù)馁Y源工時(shí)分布模型
在一個(gè)任務(wù)的生命期中,不一定總是需要同等數(shù)量的資源。有些任務(wù)可能需要先安排少量人做準(zhǔn)備工作,待工作面鋪開后,再安排較多的人。而另一些則可能相反。這種按實(shí)際需要在不同時(shí)間靈活地安排不同數(shù)量的資源工作的模型稱之?quot;工時(shí)分布"。選擇適當(dāng)?shù)墓r(shí)分布模型可以充分利用資源,提高工作效率。

Project 2000為您設(shè)置了8種工時(shí)分布模型,即常規(guī)分布、前輕后重、前重后輕、雙峰分布、先峰分布、后峰分布、鐘型分布、中央加重鐘型分布。它把任務(wù)的整個(gè)周期劃分為10個(gè)區(qū)間,根據(jù)每種分布的模型為每個(gè)時(shí)間區(qū)間安排相應(yīng)的投入資源比例,既保證任務(wù)正常進(jìn)展,又不造成浪費(fèi)。

按時(shí)間分段數(shù)據(jù)使您看到的信息更直觀、更詳細(xì)

關(guān)于資源工作安排的信息您可能需要知道得盡量地詳細(xì)。Project 2000已經(jīng)為您安排得相當(dāng)細(xì)致。它按時(shí)間分段為您安排,默認(rèn)的時(shí)間分段區(qū)間是1天為一個(gè)時(shí)間段。也就是說(shuō),無(wú)論是任務(wù)還是資源的安排信息,它都分解到每一天。
它為您提供的信息內(nèi)容是相當(dāng)全面的。對(duì)于每個(gè)任務(wù),它為您按天提供出如下的信息:
原計(jì)劃中安排的工時(shí)和成本,當(dāng)前計(jì)劃中安排的正常班工時(shí)、加班工時(shí)、固定成本、總成本,實(shí)際執(zhí)行的工時(shí)、加班工時(shí)、成本,完成百分比,累計(jì)工時(shí)、成本,累計(jì)完成的百分比。它還向您提供關(guān)于任務(wù)評(píng)價(jià)分析的ACWP、BCWP、BCWS、CV、SV等。
對(duì)于資源,它為您按天提供出:
當(dāng)天安排的資源的峰值數(shù)量、安排工作的資源占總資源的百分比,資源超量分配的量,以及原計(jì)劃中安排的工時(shí)和成本,當(dāng)前計(jì)劃中安排的正常班工時(shí)、加班工時(shí)、總成本,實(shí)際執(zhí)行的工時(shí)、加班工時(shí)、成本,完成百分比,累計(jì)工時(shí)、成本,累計(jì)完成的百分比。它還向您提供關(guān)于資源經(jīng)濟(jì)指標(biāo)分析的ACWP、BCWP、BCWS、CV、SV等。
您可以根據(jù)需要選擇一部分?jǐn)?shù)據(jù)項(xiàng)顯示在屏幕上。
"任務(wù)分配狀態(tài)"視圖可以按任務(wù)查看資源使用狀況
當(dāng)您想了解在每個(gè)任務(wù)上有哪些資源在工作,它們的安排、工作量、費(fèi)用等是如何分配的時(shí)侯,Project 2000已經(jīng)為您準(zhǔn)備好了"任務(wù)分配狀態(tài)"視圖。這個(gè)視圖按任務(wù)列出在其中工作的每種資源的各種信息,并按任務(wù)進(jìn)行匯總。對(duì)于摘要任務(wù)也將其下的所有任務(wù)的資源使用情況進(jìn)行匯總。根據(jù)您的需要,您可以選擇一部分信息進(jìn)行顯示。如果您只需要某個(gè)級(jí)別上的信息,或者那一類任務(wù)的信息,您只要通過(guò)篩選器功能把相應(yīng)的任務(wù)篩選出來(lái),相關(guān)的報(bào)表就自動(dòng)地生成出來(lái),不需要您自己進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
"資源使用狀態(tài)"視圖可以按資源查看承擔(dān)任務(wù)狀況
當(dāng)您想了解每個(gè)資源都承擔(dān)了哪些任務(wù),它們?cè)谌蝿?wù)上的安排、工作量、費(fèi)用等是如何分配的時(shí)侯,Project 2000已經(jīng)為您準(zhǔn)備好了"資源使用狀態(tài)"視圖。這個(gè)視圖按資源列出它們承擔(dān)的任務(wù)上工作的各種信息,并按資源進(jìn)行匯總。根據(jù)您的需要,您可以選擇一部分信息進(jìn)行顯示。如果您只需要某幾個(gè)資源的信息,您只要通過(guò)篩選器功能把相應(yīng)的資源篩選出來(lái),相關(guān)的報(bào)表就自動(dòng)地生成出來(lái),不需要您自己進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
Project 2000為您準(zhǔn)備好了關(guān)于資源分配的報(bào)告。"誰(shuí)在做什么報(bào)告"按資源把他們承擔(dān)的任務(wù)的投入資源量、工時(shí)、起止時(shí)間逐一列出。"誰(shuí)什么時(shí)間做什么報(bào)告"則把每個(gè)資源按天在各個(gè)任務(wù)上的工時(shí)分配都列出來(lái),并可以按行和列進(jìn)行求和統(tǒng)計(jì)。
Project 2000 如何幫您管理工作任務(wù)
項(xiàng)目是由一系列具有依賴關(guān)系的工作任務(wù)(或者稱之為活動(dòng))組織起來(lái)的。完成這些工作任務(wù),整個(gè)項(xiàng)目也就完成了。管理好任務(wù)是Project 2000的最重要功能之一。它是怎樣幫助您管理任務(wù)的呢?他為您提供全方位的任務(wù)信息,為您把任務(wù)按層次結(jié)構(gòu)組織起來(lái),為您編制描述依賴關(guān)系的網(wǎng)絡(luò)圖,為您繪出表和圖兼?zhèn)涞臋M道圖,為您準(zhǔn)備好詳盡報(bào)表,您需要的任務(wù)信息幾乎都能從中獲取得到。
提供全方位任務(wù)信息
為了有成效地控制項(xiàng)目進(jìn)展,您需要隨時(shí)了解每個(gè)任務(wù)的諸多方面的信息,包括時(shí)間、工期、資源、工時(shí)、成本等等。按傳統(tǒng)的做法,每次需要這些信息時(shí)由辦公室工作人員去搜集、匯總、計(jì)算,再報(bào)給您,這樣做不僅要花費(fèi)很多時(shí)間,而且也難于做到準(zhǔn)確和及時(shí)。Project 2000則能自動(dòng)地、隨時(shí)地、全面地為您提供任務(wù)信息。Project 2000為每個(gè)工作任務(wù)設(shè)置了多達(dá)241個(gè)數(shù)據(jù)域,也就是說(shuō),對(duì)于每一個(gè)工作任務(wù)它可以提供240多個(gè)數(shù)據(jù),這里讓我們列舉一些主要的信息內(nèi)容。

時(shí)間、工期方面的信息 對(duì)于每個(gè)任務(wù),Project 2000都能夠?yàn)槟峁┰谠?jì)劃中任務(wù)開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間、工期;由于各種因素限制,任務(wù)最早可能的開始和結(jié)束日期;為保證項(xiàng)目按期完成,最晚必須開始和結(jié)束日期;根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際運(yùn)作的情況,最新調(diào)整后的開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間、工期;實(shí)際的開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間、工期,并且顯示出當(dāng)前計(jì)劃或?qū)嶋H的計(jì)劃日期和原始計(jì)劃比較的差異值,從而知道任務(wù)是按計(jì)劃進(jìn)行的,還是提前或拖后了多少天。

資源、工時(shí)、成本方面信息 對(duì)于每個(gè)任務(wù),Project 2000都能夠?yàn)槟峁┠男┕しN(人員)、哪些設(shè)備在其上工作;以及它們投入的數(shù)量、安排的正常班工時(shí)和加班工時(shí)各為多少;每種資源從什么時(shí)候開始在任務(wù)上工作,什么時(shí)候結(jié)束工作;完成這個(gè)任務(wù),需要支付資源多少錢,材料費(fèi)多少錢,總計(jì)成本多少錢;工作進(jìn)展到現(xiàn)在,實(shí)際已經(jīng)完成了多少工期,多少工時(shí),還剩余多少工時(shí)待完成;在成本方面,當(dāng)前計(jì)劃或?qū)嶋H執(zhí)行的計(jì)劃和原始計(jì)劃比較是超出預(yù)算還是低于預(yù)算,具體數(shù)字為多少;完成剩余的工作任務(wù)還需要多少工時(shí)、費(fèi)用。
任務(wù)依賴關(guān)系和特征方面信息 任務(wù)進(jìn)入開始實(shí)施階段的控制條件是哪些緊前任務(wù),它們?cè)跁r(shí)間上與該任務(wù)是什么樣搭接關(guān)系。任務(wù)是否為關(guān)鍵任務(wù),分配到該任務(wù)上工作的資源是否已經(jīng)接受了工作安排,它們是否有超負(fù)荷工作量問(wèn)題存在。
這里列出的僅僅是Project 2000能夠向您提供的任務(wù)信息中的一小部分,但已經(jīng)為您正確地指導(dǎo)項(xiàng)目提供了充足的依據(jù)。如果您請(qǐng)辦公室的工作人員搜集整理,至少要花一、兩天時(shí)間,但從Project 2000中獲取,只是手指點(diǎn)鼠標(biāo)之勞。更可貴的是,Project 2000提供的這些信息并不要求您事先一一輸入給系統(tǒng),它只要求輸入非常少的數(shù)據(jù),約5%--10%,而90%以上的信息都是系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算和生成的,而且總是最新的、可靠的。
按層次組織任務(wù)讓您的項(xiàng)目結(jié)構(gòu)清晰
對(duì)于一個(gè)大型工程項(xiàng)目而言,如果把項(xiàng)目中包含的所有任務(wù),不論大小、主次,都放在一個(gè)等級(jí)上進(jìn)行管理,顯然不是一種明智的作法。Project 2000提供了能夠從大到小的層次把任務(wù)組織為摘要任務(wù)和一般任務(wù)的功能(工作分解結(jié)構(gòu)WBS),而且操作極為簡(jiǎn)單,兩個(gè)在同一級(jí)別上的任務(wù)只要用鼠標(biāo)通?quot;降級(jí)"工具按鈕就能把一個(gè)任務(wù)縮進(jìn),使它們二者的關(guān)系從"兄弟"變?yōu)?父子"關(guān)系,也就是說(shuō),前一個(gè)任務(wù)變成為后一個(gè)任務(wù)的摘要任務(wù)。摘要任務(wù)匯總它隸屬的所有的子任務(wù)的信息,經(jīng)過(guò)這種安排以后,我們可以非常清楚地看到整個(gè)項(xiàng)目的結(jié)構(gòu)和隸屬關(guān)系。以下是一個(gè)公寓建筑項(xiàng)目的層次結(jié)構(gòu)關(guān)系的簡(jiǎn)化例子:
這個(gè)表表達(dá)了項(xiàng)目的隸屬結(jié)構(gòu)關(guān)系。項(xiàng)目為"冀東油田公寓",它由"主樓"和"裙房"兩個(gè)摘要任務(wù)組成。其中"主樓"由"搭腳手架"和"抹灰"等摘要任務(wù)組成。"搭腳手架"任務(wù)又由"一層外腳手架"和"二層外腳手架"任務(wù)組成,等等。
Project 2000這樣組織項(xiàng)目任務(wù)有兩個(gè)優(yōu)點(diǎn),第一,項(xiàng)目的組織結(jié)構(gòu)清楚,使所有的參與者都能達(dá)到共識(shí)。Project 2000可以非常容易地將任一個(gè)摘要任務(wù)下的子任務(wù)"隱藏"起來(lái),或"展開"出來(lái)。第二,Project 2000可以按任務(wù)的層次自動(dòng)匯總它所隸屬的子任務(wù)的信息,自動(dòng)形成報(bào)表。
網(wǎng)絡(luò)圖使關(guān)鍵任務(wù)突出,依賴關(guān)系明了
網(wǎng)絡(luò)圖,或稱為統(tǒng)籌圖,是描述任務(wù)間依賴關(guān)系的直觀方式,Project 2000不再麻煩那些計(jì)劃人員手工畫網(wǎng)絡(luò)圖,而由它自動(dòng)生成。這不僅大大減少了人的繁重的勞動(dòng),更重要的是使項(xiàng)目計(jì)劃的修改、增刪非常方便容易。
Project 2000按單代號(hào)網(wǎng)絡(luò)圖的形式為您布局,把任務(wù)的緊前任務(wù)和緊后任務(wù)清楚地展現(xiàn)在您面前。不僅如此,在每個(gè)結(jié)點(diǎn)上您可以從它設(shè)置的200多數(shù)據(jù)項(xiàng)中任意選擇最多16種進(jìn)行標(biāo)注,因此,您可以通過(guò)選擇不同的信息類別生成各種類型的網(wǎng)絡(luò)圖,如計(jì)劃時(shí)間網(wǎng)絡(luò)圖、跟蹤網(wǎng)絡(luò)圖、成本網(wǎng)絡(luò)圖等等。它自動(dòng)為您計(jì)算最早時(shí)間、最晚時(shí)間、關(guān)鍵路徑、時(shí)差,并以醒目的顏色和圖案標(biāo)識(shí)出來(lái),您一眼就能看出來(lái)完成項(xiàng)目的焦點(diǎn)在什么地方。它為您標(biāo)出哪些任務(wù)已經(jīng)完成,哪些任務(wù)正在進(jìn)行中,哪那些任務(wù)還未開始,它們將于什么時(shí)間開始。它在圖上告訴您哪些任務(wù)上分配的資源有超負(fù)荷分配問(wèn)題需要調(diào)整,哪些任務(wù)的成本超出了預(yù)算。
鑒于我國(guó)的習(xí)慣于雙代號(hào)網(wǎng)絡(luò)圖,中國(guó)科學(xué)院計(jì)算所、北京中科項(xiàng)目管理研究所為Project 2000配上了"雙代號(hào)繪圖系統(tǒng)AonAPlot",它可直接嵌入在Project 2000中,自動(dòng)為您布局,您可以隨意調(diào)整,滿意后按雙代號(hào)方式在各種打印機(jī)、繪圖機(jī)上輸出。
表和圖結(jié)合的橫道圖利于從時(shí)間上分析任務(wù)
重點(diǎn)從時(shí)間的角度描述任務(wù)的橫道圖在Project 2000中功能大大地?cái)U(kuò)展,為您管理好項(xiàng)目提供了許多方便。Project 2000的橫道圖是和數(shù)據(jù)表格結(jié)合到一起的,它把您經(jīng)常需要查看的任務(wù)數(shù)據(jù)按類別預(yù)先設(shè)置在幾個(gè)表中,如基本項(xiàng)表,當(dāng)前計(jì)劃表,基線計(jì)劃表,成本表,跟蹤表,掙得值表等,當(dāng)您選中其中的某個(gè)表時(shí),Project 2000就在左邊為您按表形式顯示數(shù)據(jù),右邊則顯示橫條圖。如果現(xiàn)有的表都不能滿足,您可以自己先把需要的數(shù)據(jù)項(xiàng)定義一個(gè)表格,按相同的辦法生成橫道圖。既有準(zhǔn)確的數(shù)據(jù),又有直觀的橫條圖,兩相呼應(yīng)。
為使您在一個(gè)點(diǎn)上看到多個(gè)需要的信息,您可以選擇5種數(shù)據(jù)直接顯示在橫條圖的四周以及條內(nèi)。在您想把當(dāng)前計(jì)劃、實(shí)際計(jì)劃和最初的計(jì)劃做比較時(shí),Project 2000會(huì)把這三個(gè)橫條圖給您同時(shí)顯示出來(lái),您一看就知道已經(jīng)完成到什么程度,是按時(shí)、提前還是拖后了。
在您為員工講解或向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)這個(gè)項(xiàng)目時(shí),只需您按一下鼠標(biāo)鍵,Project 2000就會(huì)把整個(gè)項(xiàng)目細(xì)節(jié)都藏起來(lái),只剩一個(gè)項(xiàng)目標(biāo)題。然后,再隨著您的思路,從粗到細(xì)一級(jí)一級(jí)地展開,使您的報(bào)告條理清晰,倍受贊賞。當(dāng)然,您隨時(shí)可以把一個(gè)摘要任務(wù)隱藏或展開。
在橫道圖上您還可以把來(lái)自其他文件的圖、文字說(shuō)明或圖片,甚至聲音文件匯集成一體,使您的圖更具有吸引力。
月歷圖使您能早知道任意一天內(nèi)將進(jìn)行的任務(wù)
如果您想知道項(xiàng)目生命期內(nèi)某一天(任意一天)有哪幾個(gè)任務(wù)在進(jìn)行,靠您的工作人員到現(xiàn)場(chǎng)或到檔案里去翻很難使您如愿,但是Project 2000會(huì)在幾秒內(nèi)給您準(zhǔn)確的回答。
Project 2000為照顧到您經(jīng)常使用掛歷記錄事件的習(xí)慣,設(shè)置了日歷視圖,它按月為單位展現(xiàn)在您面前,任務(wù)條也呈現(xiàn)在日歷圖上。所以,當(dāng)您把目光集中在日歷的某一天時(shí),您看到橫穿那一天的任務(wù)橫道條,就知道那一天哪些任務(wù)在進(jìn)行中。當(dāng)那一天中開展的任務(wù)太多,以致于畫不下時(shí),您也不必?fù)?dān)心會(huì)遺漏幾個(gè)任務(wù),因?yàn)橹灰秒p擊鼠標(biāo),它就把當(dāng)天開展的任務(wù)名稱,以及開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間的清單全部顯示在屏幕上。Project 2000的日歷視圖還可以讓您知道項(xiàng)目生命期中的某一天是當(dāng)年的第多少天,項(xiàng)目已經(jīng)進(jìn)行了多少天,距離項(xiàng)目結(jié)束還有多少天。
給您準(zhǔn)備豐富多彩的任務(wù)報(bào)告

定期統(tǒng)計(jì)報(bào)告是項(xiàng)目管理的內(nèi)容之一。在您使用Project 2000做項(xiàng)目管理的過(guò)程中,它每時(shí)每刻都在為您準(zhǔn)備各種報(bào)告。系統(tǒng)會(huì)按您的意圖選擇合適的周期(天、周、月、季、年)進(jìn)行歸總輸出。您可以選擇安排不同信息列的表格按您的需要輸出信息。

現(xiàn)在,讓我們列舉幾種任務(wù)報(bào)告。關(guān)鍵任務(wù)報(bào)告 把項(xiàng)目中關(guān)鍵路徑上的任務(wù)全部匯集到報(bào)告中,當(dāng)您要優(yōu)化項(xiàng)目、壓縮工期時(shí)需要這個(gè)報(bào)告。已經(jīng)完成任務(wù)報(bào)告 當(dāng)您想把已經(jīng)完成的任務(wù)作成報(bào)告時(shí),選擇這個(gè)報(bào)告。它會(huì)把已經(jīng)全部完成了的任務(wù)給您匯總到一起。

正在進(jìn)行的任務(wù)報(bào)告 如果您想查看當(dāng)前正在進(jìn)行的任務(wù)情況,您可以選擇這個(gè)報(bào)告。它把已經(jīng)開始進(jìn)行,但并未最后完成的任務(wù)匯集到一起,告訴您它們是什么時(shí)候開工的,已經(jīng)完成的百分?jǐn)?shù),應(yīng)當(dāng)什么時(shí)候結(jié)束,正在使用哪些資源等。

馬上開始的任務(wù)報(bào)告 您想為近來(lái)要開始的任務(wù)做些準(zhǔn)備工作,可以選擇這個(gè)報(bào)告,它把您給定的日期范圍內(nèi)開始的任務(wù)列給您。超出預(yù)算的任務(wù)報(bào)告 當(dāng)您需要壓縮成本時(shí),這些任務(wù)將成為您關(guān)注的對(duì)象。它告訴您原計(jì)劃的成本,當(dāng)前的成本,超出了多少。

您從Project 2000中還能直接輸出如下報(bào)告:未開始任務(wù)報(bào)告,應(yīng)當(dāng)開始于某時(shí)間的任務(wù)報(bào)告,未能按時(shí)開始的任務(wù)報(bào)告,最高層任務(wù)報(bào)告,使用某種資源的任務(wù)報(bào)告,本周進(jìn)行的任務(wù)報(bào)告,本月任務(wù)報(bào)告,本季度任務(wù)報(bào)告,本年度任務(wù)報(bào)告,任務(wù)基本信息報(bào)告等。

任務(wù)拆分功能使您管理項(xiàng)目更靈活

或是由于天氣變化,或是由于資源緊張,您的一個(gè)任務(wù)不能一口氣地干下來(lái),需要把它拆成幾段來(lái)干,這是經(jīng)常會(huì)遇到的問(wèn)題。在一般的軟件中處理這類問(wèn)題并非一件易事。使用Project 2000任務(wù)拆分功能,您只要用鼠標(biāo)一擊,任務(wù)就自動(dòng)地被拆開,您可以把其中一段拖動(dòng)到適當(dāng)?shù)娜掌谌ジ?,或者再拆。Project 2000會(huì)為您記錄每個(gè)段的開始時(shí)間、停止時(shí)間,按您拆分的時(shí)間安排資源工作。Project 2000在任務(wù)的管理上可謂耗費(fèi)苦心,提供了許多切合實(shí)際的功能。

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