如果與公司的智囊部門聯(lián)系脫節(jié)就會(huì)產(chǎn)生巨大的浪費(fèi)。下面將介紹一位項(xiàng)目管理者為完成IT項(xiàng)目是如何實(shí)施知識管理戰(zhàn)略的。
為了高效地完成一個(gè)項(xiàng)目，項(xiàng)目管理者必須掌握所有的專業(yè)IT工具和相關(guān)資料，不僅要有項(xiàng)目計(jì)劃和樣本，還要有完備的通聯(lián)方式和最先進(jìn)的方法與范式。知識管理是一個(gè)商業(yè)進(jìn)程，它可以集中管理那些關(guān)于公司員工在實(shí)際工作中所積累的經(jīng)驗(yàn)和知識，并形成一個(gè)知識庫，面向公司全體員工開放。在公司內(nèi)部實(shí)行知識管理可以幫助公司規(guī)范員工行為，明顯地提高工作效率。但是，并不是所有的公司都計(jì)劃實(shí)行知識管理。然而，我們調(diào)查發(fā)現(xiàn)，一個(gè)實(shí)行知識管理的項(xiàng)目經(jīng)理可以成功地向公司高層推銷自己的管理思想，讓我們了解一下他如何實(shí)現(xiàn)知識管理，并把它推廣應(yīng)用的。
發(fā)現(xiàn)問題所在，決策人員介入
Collaborative Consulting公司是一家IT咨詢公司（http://www.collaborative.ws/)，它的高級項(xiàng)目經(jīng)理Josh Brose在三年前上任，那時(shí)Woburn公司還沒有知識管理。Brose上任的第一個(gè)星期就意識到了知識管理對公司的重要性，因?yàn)樗恢概韶?fù)責(zé)制定一項(xiàng)針對公司全體員工的綜合測試計(jì)劃，這樣的任務(wù)他以前從接手過。
Brose說，“你知道，作為一個(gè)咨詢公司，需要有一位能夠解決問題的咨詢專家。我就在公司中承擔(dān)了這樣一個(gè)角色，我的工作任務(wù)是制定一個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃，并找到實(shí)施測試的方法?！?
他開始時(shí)詢問了很多公司里的其它員工，這些人以前都曾經(jīng)做過綜合測試計(jì)劃。經(jīng)過一周多的時(shí)間，Brose找到了一份資料，這使他的工作完成了四分之三，因?yàn)樵诖嘶A(chǔ)上他可以編寫問卷發(fā)放給全體員工。
當(dāng)Brose談到迅速將復(fù)雜問題簡單化的能力時(shí)，他說，我們應(yīng)該多為員工分發(fā)一點(diǎn)紅利。在尋找一份合適的資料過程中，他發(fā)現(xiàn)公司存在著一個(gè)很大的管理缺陷：員工在分享公司信息方面渠道不暢通。
“我們各自做著自己的工作，沒有一個(gè)渠道可以讓大家分享信息、交流經(jīng)驗(yàn)，” Brose說，“所有的人都在閉門造車?！?
憑借多年的工作經(jīng)驗(yàn)，Brose開始為他的公司打造一個(gè)知識管理解決方案。開始時(shí)建立一個(gè)信息工作小組，最終的目標(biāo)是把關(guān)于產(chǎn)品的選擇和出售的所有信息都面向全體員工。
公司建立了一個(gè)由八個(gè)人組成的委員會(huì)，其中包括：Brose、來自公司不同商業(yè)部門的高級主管、一個(gè)分析專家和一位執(zhí)行官，執(zhí)行官是最重要的，他領(lǐng)導(dǎo)委員會(huì)的工作，確保所有人認(rèn)真開展工作。
2003年以前，在委員會(huì)確定了工作任務(wù)后，選擇了低端的知識管理產(chǎn)品，然后從Jive Software (www.jivesoftware.com)公司購進(jìn)。Jive Software是一個(gè)開放源java開發(fā)公司，它的核心產(chǎn)品有Jive Forum和Jive Knowledge Base。Collaborative Consulting公司花了一萬美元購買了這兩種產(chǎn)品。公司的目的是建立一個(gè)知識管理解決方案，它能夠使員工通過瀏覽器進(jìn)行安全訪問，作為一個(gè)集信息和在線對話功能于一體的知識庫使用。這個(gè)知識庫提供了按類別或關(guān)鍵字的搜索功能。
Brose親自安裝服務(wù)器應(yīng)用程序，通過兩個(gè)星期的安裝調(diào)試，在知識庫下面又以類別劃分建立了信息結(jié)構(gòu)。
知識管理是成功關(guān)鍵
知識庫建立起來以后，下一關(guān)鍵步驟就是使每位員工都為知識管理系統(tǒng)的完善貢獻(xiàn)力量，把他們認(rèn)為有用的文件資料填充到知識庫中。
Brose說，“我們正在著手這項(xiàng)工作，我們現(xiàn)在還沒有完善知識庫的文件資料，因?yàn)槲覀儾荒艿荣Y料收集好以后再建造知識管理系統(tǒng)。而是要先建立起知識管理系統(tǒng)，再通過公司的各個(gè)部門通力合作，收集數(shù)以萬計(jì)的、對公司有用的文件資料，這些資料會(huì)涉及到各個(gè)方面?！?
Brose想讓每位員工都為公司的知識管理系統(tǒng)出力，他鼓勵(lì)員工們?yōu)橄到y(tǒng)下載一些對公司有用的資料，并以印有公司標(biāo)記的皮面活頁夾、T恤衫和高爾夫球衫作為對他們的獎(jiǎng)勵(lì)。
Brose還打算讓每個(gè)員工都盡快使用這個(gè)系統(tǒng)。他為員工們提供了一個(gè)公司內(nèi)部簡歷，這個(gè)簡歷一直以來是員工們用得最多的東西，他們擬定工作計(jì)劃、制定項(xiàng)目條款都離不開它。而且它還記錄著公司每位員工的能力和技術(shù)掌握情況。Brose預(yù)計(jì)，這樣一個(gè)對所有員工都非常有用的資源可以幫助知識管理系統(tǒng)的啟動(dòng)。
Brose說，“作為一個(gè)項(xiàng)目管理者，我應(yīng)該鼓勵(lì)員工去使用這個(gè)系統(tǒng)。我們把所有挑選出來的文件資料都輸入到知識管理系統(tǒng)當(dāng)中，這是我們促使員工都來使用這個(gè)系統(tǒng)的第一步。”
Brose繼續(xù)為那些幫助完善知識管理系統(tǒng)的員工提供獎(jiǎng)勵(lì)，他實(shí)時(shí)關(guān)注系統(tǒng)的上載和使用情況，以發(fā)現(xiàn)那些為知識管理系統(tǒng)的成長貢獻(xiàn)力量的員工。Brose還使用知識管理系統(tǒng)發(fā)表了關(guān)于這些員工成功的文章。
Brose說，“如果員工們能夠進(jìn)入知識庫，找到一個(gè)對其有幫助的模板，使用這個(gè)模板把其要交流的經(jīng)驗(yàn)發(fā)送給另一個(gè)員工，整個(gè)過程可以比原先節(jié)省半個(gè)小時(shí)或是一刻鐘。這就是我所有得到的知識管理系統(tǒng)。”
系統(tǒng)不斷完善
Brose正致力于對知識管理系統(tǒng)進(jìn)行不斷完善的工作中，他準(zhǔn)備將知識管理系統(tǒng)與公司的內(nèi)部網(wǎng)連接，使系統(tǒng)在公司上層和員工的所有工作中扮演重要角色。這樣，遠(yuǎn)程的員工將可以登陸一個(gè)專門收發(fā)電子郵件的界面，還能夠進(jìn)入公司的定時(shí)報(bào)告系統(tǒng)、了解財(cái)政報(bào)告以及掌握關(guān)于員工健康福利與公司商業(yè)投資的相關(guān)信息。
Brose說，“知識管理系統(tǒng)可以為員工帶來很多方便?！彼弥R管理系統(tǒng)為項(xiàng)目經(jīng)理們建造一個(gè)項(xiàng)目專區(qū)，可是尚未獲得成功。其中主要原因在于每個(gè)項(xiàng)目管理者都在客戶所在地點(diǎn)工作，他們分享信息存在障礙，有關(guān)項(xiàng)目知識的交流專區(qū)沒有充分地被使用。
Brose說，“我們一直以來與客戶關(guān)系密切，可是現(xiàn)在我們沒有建立起這樣一個(gè)專區(qū)使用戶進(jìn)入我們的系統(tǒng)環(huán)境。”
盡管知識管理系統(tǒng)仍然在不斷地完善，而且有時(shí)候它還會(huì)出現(xiàn)一些故障，但是Brose認(rèn)為，這對于公司來說是一個(gè)巨大的成功。
在打造知識管理系統(tǒng)使其面向項(xiàng)目管理者和其他所有人的整個(gè)過程中，最大的問題并不是技術(shù)上的障礙，而是人的問題。
Brose說，“你如何說服人們?nèi)ベ徺I它、使用它，你如何使人們認(rèn)為這樣的系統(tǒng)對他們的工作有價(jià)值。客戶在購買以前，對系統(tǒng)有用性的考察時(shí)間不會(huì)很長，如果在一天之內(nèi)他們看不出這個(gè)系統(tǒng)能為他們產(chǎn)生什么價(jià)值的話，那么客戶就不會(huì)考慮購買它，當(dāng)然也不會(huì)再回來?！?
Brose還說，“一旦人們使用了這樣的知識管理系統(tǒng)，那么他們會(huì)發(fā)現(xiàn)這個(gè)系統(tǒng)是非常有用的。它可以幫助人們很快地找到需要的文件資料，而且隨著功能的不斷強(qiáng)大，系統(tǒng)操作過程還在簡化?！?
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