控制工作經(jīng)常是很事務(wù)性的，人們不愿意做有規(guī)律的堅(jiān)持。如果用一句話表達(dá)控制的重要性，不妨一問(wèn)：控制的反面叫失控——誰(shuí)愿意自己的項(xiàng)目失控呢？
什么是控制
曾有人在談到什么是管理的時(shí)候說(shuō)，管理就是制定計(jì)劃，然后按計(jì)劃執(zhí)行。這話足夠精練。試想，如果所有的事情都能夠按照計(jì)劃執(zhí)行，管理將成為一件簡(jiǎn)單的作業(yè)。但是實(shí)際情況并不那么簡(jiǎn)單，由于環(huán)境的變化、認(rèn)識(shí)的偏差、能力的不足等，造成了實(shí)際狀況與計(jì)劃的偏離。而要保證項(xiàng)目圍繞計(jì)劃開展，就得用到項(xiàng)目控制。
項(xiàng)目控制以一定的標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，定期或不定期地監(jiān)控項(xiàng)目，發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目活動(dòng)與標(biāo)準(zhǔn)之間的偏離，并采取必要措施進(jìn)行解決。
項(xiàng)目控制可帶來(lái)的好處：
-項(xiàng)目問(wèn)題可以被及時(shí)解決，避免損失擴(kuò)大；
-控制體系的建立是管理者授權(quán)的前提，許多管理者不愿意授權(quán)，就是因?yàn)楹ε孪聦俜稿e(cuò)誤；
-管理者了解當(dāng)前項(xiàng)目的狀態(tài)；
-客戶了解狀態(tài)，增強(qiáng)信心；
-管理者了解工程師在努力工作，工程師獲得信心。
項(xiàng)目控制包括進(jìn)度控制、成本控制、質(zhì)量控制、風(fēng)險(xiǎn)控制等方面，具體的控制措施包括：周會(huì)、周報(bào)、里程碑報(bào)告、提交物審計(jì)、過(guò)程審計(jì)、配置審計(jì)、風(fēng)險(xiǎn)跟蹤、掙值報(bào)告，乃至一些技術(shù)相關(guān)性很強(qiáng)的活動(dòng)，比如測(cè)試和同行評(píng)審，也可被歸入控制范疇。
本文主要以周報(bào)為例來(lái)說(shuō)明控制的原理。
控制過(guò)程
控制可分為三個(gè)步驟：
?。?）衡量實(shí)際績(jī)效；
（2）將實(shí)際績(jī)效與標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行比較；
?。?）采取管理行動(dòng)來(lái)糾正偏差或不適當(dāng)?shù)臉?biāo)準(zhǔn)。
我們很容易聯(lián)想到著名的PDCA循環(huán)，控制過(guò)程體現(xiàn)的正是C、A兩個(gè)步驟。
還應(yīng)該注意到，跟蹤和監(jiān)控過(guò)程是有標(biāo)準(zhǔn)存在的，標(biāo)準(zhǔn)有兩類：項(xiàng)目計(jì)劃、組織規(guī)范。組織規(guī)范可能是基于各種管理體系建立的，如ISO9000、CMM、PMBOK等，它具有穩(wěn)定性和長(zhǎng)期適用性。與此相對(duì)，項(xiàng)目計(jì)劃只對(duì)一個(gè)具體的項(xiàng)目起指導(dǎo)作用。
衡量實(shí)際績(jī)效
如何衡量？
除了采用常見的口頭溝通（如周會(huì)）和書面溝通（如周報(bào)）外，還可以用走動(dòng)管理的方法來(lái)直接獲取第一手資料，通過(guò)這種方法可以獲得其它方法得不到的信息，包括情緒、態(tài)度等容易被其它方法忽視的信息。
衡量什么？
衡量什么非常重要，因?yàn)樗诤艽蟪潭壬蠜Q定了員工的目標(biāo)。
軟件項(xiàng)目通常需要追蹤以下要素:
-規(guī)模
-工作量
-成本
-關(guān)鍵計(jì)算機(jī)資源
-進(jìn)度
-技術(shù)活動(dòng)
-風(fēng)險(xiǎn)
作為控制的標(biāo)準(zhǔn)，希望其具有明確性、可測(cè)量性、可驗(yàn)證性。下面的標(biāo)準(zhǔn)是難以被衡量和控制的：
?。?）近期完成測(cè)試環(huán)境的準(zhǔn)備（進(jìn)度標(biāo)準(zhǔn)）
問(wèn)題：時(shí)間不明確
?。?）本項(xiàng)目期間，降低缺陷率（質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)）
問(wèn)題：不可測(cè)量
?。?）11月制定配置管理計(jì)劃（進(jìn)度標(biāo)準(zhǔn)）
問(wèn)題：角色不明確
（4）必要時(shí)，在頭文件中說(shuō)明全局變量（質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)）
問(wèn)題：不可驗(yàn)證
也有許多工作不能用量化數(shù)據(jù)表達(dá)，這并不意味著這些因素可以不被衡量和跟蹤了，管理者應(yīng)該積極地尋找一種主觀衡量方法（雖然主觀方法有很多局限性，但是總比沒有標(biāo)準(zhǔn)要好）。
項(xiàng)目的實(shí)際狀態(tài)與計(jì)劃完全吻合幾乎是小概率事件，多數(shù)情況下不是超過(guò)就是不足。在偏差比較之前，確定可接受的偏差范圍是必要的，超出這個(gè)范圍就需要引起管理者的注意了。在實(shí)施量化管理的高成熟度組織里，可借助控制圖比較偏差。前面提到，計(jì)劃通常作為跟蹤的標(biāo)準(zhǔn)，計(jì)劃既可以是項(xiàng)目初期制定的總體計(jì)劃，又可能是周報(bào)或者二者的結(jié)合。周報(bào)實(shí)際上是一種短期計(jì)劃和短期總結(jié)的綜合（見樣例）。
采取管理行動(dòng)來(lái)糾正偏差或不適當(dāng)?shù)臉?biāo)準(zhǔn)
經(jīng)過(guò)偏差比較之后，管理者需要從以下三種措施中選擇其一：
-什么也不做；
-改進(jìn)實(shí)際績(jī)效；
-修訂標(biāo)準(zhǔn)。
改進(jìn)績(jī)效有兩種方式：一是糾正，二是預(yù)防。所謂糾正是把現(xiàn)有的問(wèn)題糾正到正確的軌道上；預(yù)防是指解決問(wèn)題的根源，避免以后類似問(wèn)題的再發(fā)生。管理者經(jīng)常以沒有時(shí)間為借口，只是糾正，而不去真正地解決問(wèn)題，容易造成“救火式”管理的惡性循環(huán)。
樣例：通過(guò)項(xiàng)目經(jīng)理周報(bào)跟蹤進(jìn)度和風(fēng)險(xiǎn)
周報(bào)
工作周：2001/4/22 — 2001/4/26
部 門：A項(xiàng)目組
小組成員： A、B、C、D、E、F
報(bào)告人： G
1．顧客抱怨
2．本周任務(wù)完成情況
任務(wù) 狀態(tài) 說(shuō)明 延誤
DH業(yè)務(wù)（接口、編碼）開發(fā) 完成 100% -
JJR批量處理方案制定 完成 90% -
生產(chǎn)線排錯(cuò) 完成 100% -
注釋：(1)任務(wù)名稱從MSP中獲??；
(2)說(shuō)明列中填寫原因和完成百分比。
3．下周需要完成的任務(wù)
(1)EEX界面修改方案制定；
(2)OCOG打印匯總清單代碼開發(fā)；
(3)對(duì)公批量處理代碼開發(fā)。
4．風(fēng)險(xiǎn)跟蹤
預(yù)期的風(fēng)險(xiǎn)是否發(fā)生，是否被化解，是否有新的風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生。
編號(hào) 風(fēng)險(xiǎn)名稱 發(fā)生概率 嚴(yán)重程度 狀態(tài)
－
5．存在問(wèn)題
希望增加人手，開始開發(fā)新業(yè)務(wù)。
【?發(fā)表評(píng)論?0條?】