項(xiàng)目由多個(gè)過程構(gòu)成，一般認(rèn)為過程是“產(chǎn)生結(jié)果的一系列行為” （參見PMBOK2000—PMI）。過程基本可以分成兩類：一類是項(xiàng)目管理過程，描述了如何組織、規(guī)劃和完成項(xiàng)目的各項(xiàng)工作；如果拋開“工作”之間的具體差異，將工作作為 “任務(wù)” 看待，則項(xiàng)目管理過程可以適用于各種領(lǐng)域和各種類型的項(xiàng)目。另一類是產(chǎn)品過程，描述了如何獲得或創(chuàng)造項(xiàng)目的產(chǎn)品，產(chǎn)品過程與項(xiàng)目的行業(yè)、類型和方法論有密切的關(guān)系。本文主要討論項(xiàng)目管理過程。
按PMI的定義，項(xiàng)目管理過程分成啟動(dòng)、計(jì)劃、執(zhí)行、控制和結(jié)束5個(gè)過程組：
★ 啟動(dòng)：確認(rèn)和批準(zhǔn)一個(gè)項(xiàng)目（或項(xiàng)目的一個(gè)階段）的執(zhí)行；
★ 計(jì)劃：界定項(xiàng)目目標(biāo)，確定實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的工作方案；
★ 執(zhí)行：組織人力、協(xié)調(diào)其他資源以執(zhí)行計(jì)劃；
★ 控制：監(jiān)控項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)展與計(jì)劃的偏差，并采取必要的糾正措施以確保目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)；
★ 結(jié)束：整理和移交項(xiàng)目成果，確保項(xiàng)目有序結(jié)束。
上述的5個(gè)過程組中，每個(gè)又可以分成一個(gè)或多個(gè)管理過程。從本期開始，我們將結(jié)合IT項(xiàng)目的實(shí)踐討論項(xiàng)目管理的一些重要的管理過程。
1.1 啟動(dòng)和目標(biāo)定義
項(xiàng)目的啟動(dòng)是指承擔(dān)項(xiàng)目的組織或個(gè)人承諾開始一個(gè)項(xiàng)目。從商務(wù)角度來看，最典型的承諾方式就是《合同》。《合同》明確承諾項(xiàng)目要達(dá)到的目標(biāo)，也就是項(xiàng)目的預(yù)期結(jié)果或最終產(chǎn)品。一般來說，項(xiàng)目目標(biāo)至少包括以下幾個(gè)要素：
★ 工作范圍：要做哪些事？
★ 進(jìn)度計(jì)劃：多長(zhǎng)時(shí)間完成？
★ 預(yù)算成本：需要多少成本？
★ 質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：達(dá)到什么要求。
這里要強(qiáng)調(diào)的是：目標(biāo)一定要明確具體（SMART原則），不能與方針或策略混為一談。例如“我們要到一個(gè)美麗的海島去旅游！”就只是一種方略，而不能作為一個(gè)目標(biāo)。因?yàn)椤懊利悺睙o法度量，什么時(shí)間去也沒有說清楚。如果作為目標(biāo)定義你可以說：“我們要在2002年8月前到海南島玩10天，每人最多花5000元。當(dāng)然前提是發(fā)1萬元年終獎(jiǎng)”。這個(gè)目標(biāo)就非常明確、具體、可操作、可測(cè)量。值得注意的是其中還定義了項(xiàng)目的終止條件，實(shí)際上這也是在很多合同中可能提及的內(nèi)容。
理想情況是項(xiàng)目開始時(shí)就應(yīng)該有一個(gè)明確的目標(biāo)，但現(xiàn)實(shí)工作中，特別是IT行業(yè)中則難以做到。一種情況是項(xiàng)目開始往往不十分清楚需要什么，在項(xiàng)目中才逐漸明確；第二種情況是項(xiàng)目過程中目標(biāo)常常會(huì)發(fā)生改動(dòng)，不得不經(jīng)常進(jìn)行變更甚至返工。為此，項(xiàng)目在啟動(dòng)前中要注意把握以下幾個(gè)原則：
與其事后花時(shí)間打官司，不如簽合同前費(fèi)點(diǎn)功夫講清楚；
寧可事前消除客戶不切實(shí)際的“期望”，也不要事后讓客戶“希望破滅”；
不光要承諾完成什么工作任務(wù)，還要講明約束條件和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)；
項(xiàng)目中的過程文檔要完整保留；與約定不同的所有變更都要經(jīng)雙方確認(rèn)并詳細(xì)記錄。
由于“項(xiàng)目”的產(chǎn)品提前不可見，因此項(xiàng)目的商務(wù)過程比普通商品買賣要復(fù)雜一些。因此，項(xiàng)目合同也要復(fù)雜一些，還可能需要其他文檔進(jìn)行額外的說明。這里簡(jiǎn)單介紹一下軟件開發(fā)項(xiàng)目所使用的一種說明性文檔—《工作說明書》。《工作說明書》中詳細(xì)定義項(xiàng)目的工作范圍、交付產(chǎn)品、前提條件、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和流程、進(jìn)度計(jì)劃、組織結(jié)構(gòu)、雙方職責(zé)、變更流程等多種條款，下面一一進(jìn)行說明：
前言。介紹編寫《工作說明書》的主要內(nèi)容、編寫目的、適用范圍和效力、生效和終止的條件和日期等內(nèi)容。
項(xiàng)目概述。說明項(xiàng)目要實(shí)現(xiàn)的主要業(yè)務(wù)功能；項(xiàng)目與現(xiàn)行系統(tǒng)和其他系統(tǒng)的關(guān)系；目標(biāo)系統(tǒng)的硬件和軟件結(jié)構(gòu)。
工作范圍。包括項(xiàng)目需要完成的工作、項(xiàng)目不包含的工作，還可能界定項(xiàng)目與外部的接口關(guān)系和接口方式。
主要交付物。定義各項(xiàng)工作產(chǎn)出交付物的名稱、介質(zhì)形式和產(chǎn)出時(shí)點(diǎn)；同時(shí)描述交付物應(yīng)該滿足的格式和內(nèi)容的質(zhì)量要求。
前提條件。定義項(xiàng)目工作所必須依賴但承約方無法控制或不承擔(dān)責(zé)任的工作。比如客戶自己采購(gòu)設(shè)備，則設(shè)備按期到貨是項(xiàng)目能按期完成的一個(gè)前提條件。
驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和流程。定義交付物的驗(yàn)收條件、流程以及雙方在驗(yàn)收過程中的職責(zé)；可以明確規(guī)定按要求提交交付物后多少工作日內(nèi)客戶應(yīng)該驗(yàn)收。
實(shí)施進(jìn)度。項(xiàng)目大的階段點(diǎn)和各階段內(nèi)細(xì)化的工作；工作的完成要以交付物或其他容易測(cè)量的標(biāo)志作為界定依據(jù)。
組織結(jié)構(gòu)。定義項(xiàng)目的組織結(jié)構(gòu)以及各個(gè)角色的責(zé)任，還可以明確說明項(xiàng)目中的溝通和決策機(jī)制。
雙方職責(zé)。對(duì)與雙方需要配合完成的工作（如需求分析），要明確說明雙方各自承擔(dān)的工作內(nèi)容和擔(dān)負(fù)的責(zé)任。
變更流程。明確規(guī)定項(xiàng)目發(fā)生變更時(shí)的處理流程，并對(duì)照組織結(jié)構(gòu)聲明最高的決策機(jī)構(gòu)；最好在項(xiàng)目開始前對(duì)客戶進(jìn)行必要的培訓(xùn)。
版權(quán)及保密。聲明最終產(chǎn)品的版權(quán)，資料的保密級(jí)別、保密期限等事項(xiàng)。
《工作說明書》可以作為合同的一個(gè)附件使用，具有同等的法律效力。配合《工作說明書》中里程碑的定義，也可以在合同中規(guī)定各個(gè)里程碑的收款比例，避免項(xiàng)目最后發(fā)生重大變化而“血本無歸”。實(shí)際上，與客戶討論和確認(rèn)《工作說明書》確實(shí)比較費(fèi)時(shí)間；但實(shí)際經(jīng)驗(yàn)表明，早期的這項(xiàng)投入是非常值得的，特別是在與客戶發(fā)生了分歧時(shí)更顯重要。
綜上所述，項(xiàng)目啟動(dòng)前一定要有明確的承諾；IT服務(wù)項(xiàng)目可以用《工作說明書》定義工作的內(nèi)容和要求，這對(duì)避免事后糾紛有重要的作用。
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