專(zhuān)欄作家Tom Mochal每個(gè)星期都從成員那里收到很多電子郵件，詢(xún)問(wèn)有關(guān)項(xiàng)目管理的問(wèn)題。他在這篇Q&A的文章中分享了他關(guān)于很多項(xiàng)目管理問(wèn)題的心得。

問(wèn)題
我最近開(kāi)始作為一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理為一個(gè)公司工作?，F(xiàn)在我正在管理我的第一個(gè)項(xiàng)目，我意識(shí)到該公司沒(méi)有一個(gè)好的項(xiàng)目管理的基礎(chǔ)。我來(lái)自的那個(gè)公司有公共的流程，模板，并對(duì)于項(xiàng)目管理有一些一致的期望。而在我的新公司里，這都要項(xiàng)目經(jīng)理自己決定。有些使用了正規(guī)的流程，但是很多是不恰當(dāng)?shù)?。我的理解是該組織在項(xiàng)目管理上名聲很差。

如果能夠，我很想改變這一切。你怎么能夠讓高層管理人員相信項(xiàng)目管理的價(jià)值呢？

答案
對(duì)于這個(gè)問(wèn)題沒(méi)有統(tǒng)一的答案。按照我的想法，一套通用項(xiàng)目管理流程能夠?yàn)橐粋€(gè)公司提供價(jià)值是不容置疑的。我不只是針對(duì)你所說(shuō)的上百萬(wàn)美圓的項(xiàng)目采用的項(xiàng)目管理。即使你的組織采用的是“輕量級(jí)”的方法，讓每個(gè)人都能夠在相似的項(xiàng)目里采用這套“輕量級(jí)”通用流程也是有價(jià)值的。

就如同前面提到的，你的問(wèn)題是你如何才能夠讓你的管理層明白項(xiàng)目管理的價(jià)值。因?yàn)槊總€(gè)公司都有獨(dú)一無(wú)二的企業(yè)文化并面臨著獨(dú)特的問(wèn)題，所以這個(gè)問(wèn)題的答案對(duì)于每個(gè)公司都不相同。每個(gè)公司的起點(diǎn)都不同，而試圖去解決的問(wèn)題也是不一樣的。

你的公司感到任何痛苦了嗎？
如果你的組織內(nèi)的項(xiàng)目現(xiàn)在進(jìn)展得很順利，你就應(yīng)該把你的論據(jù)圍繞在項(xiàng)目管理如何能夠給項(xiàng)目周期，費(fèi)用和總體質(zhì)量帶來(lái)的改進(jìn)上。但是如果你能夠把你的論據(jù)放在目前公司面臨的問(wèn)題上，事情就會(huì)更容易一些。在這樣的情況下，你的高級(jí)管理人員更容易接受改變，因?yàn)樗麄兡軌蚋菀椎乜吹竭@樣做的價(jià)值。你在你的電子郵件中提到你的組織在項(xiàng)目管理方面名聲不佳。這當(dāng)然是一個(gè)問(wèn)題，而且因?yàn)檫@個(gè)問(wèn)題，你的高級(jí)管理人員將更容易接受一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目管理解決方案。

進(jìn)入項(xiàng)目管理
我認(rèn)為大部分的組織都和你們的組織很相似--他們?cè)陧?xiàng)目管理方面名聲欠佳。這樣的組織的特點(diǎn)包括：


項(xiàng)目經(jīng)常不能夠如期完成，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)超出預(yù)算或不能夠達(dá)到預(yù)期目標(biāo)的情況。
項(xiàng)目經(jīng)理使用不恰當(dāng)?shù)臉?biāo)準(zhǔn)流程或技術(shù)。
只是被動(dòng)地進(jìn)行項(xiàng)目管理，看不到它能夠提供的價(jià)值。
沒(méi)有在工作計(jì)劃中安排主動(dòng)管理項(xiàng)目需要的時(shí)間，并認(rèn)為這些時(shí)間“無(wú)所謂”。
雖然沒(méi)有計(jì)劃和項(xiàng)目管理，仍然能夠“成功地”完成項(xiàng)目，但是壓力非常大，而且在項(xiàng)目生命周期內(nèi)，加班加點(diǎn)地工作是家常便飯。
好的項(xiàng)目管理原則是解決這些問(wèn)題的方法。當(dāng)然，有了好的項(xiàng)目管理技巧并不意味著你就不會(huì)遇到問(wèn)題了；它既不意味著就沒(méi)有了風(fēng)險(xiǎn)，也不意味著就沒(méi)有意外；好的項(xiàng)目管理的價(jià)值在于你有了標(biāo)準(zhǔn)流程來(lái)處理任何可能發(fā)生的情況。

項(xiàng)目管理的費(fèi)用
項(xiàng)目管理也需要費(fèi)用。這種費(fèi)用既是企業(yè)級(jí)的，也是項(xiàng)目級(jí)的。企業(yè)級(jí)的費(fèi)用，比如建立一個(gè)項(xiàng)目管理辦公室，是長(zhǎng)期的。而項(xiàng)目級(jí)的費(fèi)用相對(duì)來(lái)說(shuō)是短期的，它包括了和學(xué)習(xí)新的項(xiàng)目管理技術(shù)和模板相關(guān)的一次性費(fèi)用。


最后，如果項(xiàng)目管理的結(jié)果是項(xiàng)目完成得更慢，費(fèi)用增加，而質(zhì)量下降，那使用它就沒(méi)有意義了。但是，事實(shí)往往是相反的：采用恰當(dāng)?shù)捻?xiàng)目管理技術(shù)和流程將大大提高你在預(yù)算內(nèi)、規(guī)定時(shí)間內(nèi)，更優(yōu)質(zhì)地完成項(xiàng)目的可能性。

當(dāng)我說(shuō)到項(xiàng)目管理流程應(yīng)該具備可升級(jí)性的時(shí)候，費(fèi)用和收益也是應(yīng)該考慮的因素。當(dāng)你的項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)只有$10,000的時(shí)候，你不會(huì)想采用為一個(gè)1千萬(wàn)美圓的項(xiàng)目建立項(xiàng)目管理流程。要確保你的通用流程對(duì)于任何規(guī)模的項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，都能夠提供比它們的費(fèi)用高的價(jià)值。

高級(jí)價(jià)值主張
說(shuō)明項(xiàng)目管理的價(jià)值非常困難，因?yàn)檫@個(gè)概念的范圍很廣。想要說(shuō)明這個(gè)問(wèn)題，你需要了解不同類(lèi)型的項(xiàng)目管理，并說(shuō)明每個(gè)部分的價(jià)值。項(xiàng)目管理流程和技術(shù)被用來(lái)協(xié)調(diào)資源以達(dá)到預(yù)定的目標(biāo)。關(guān)于項(xiàng)目管理的投入的陳述類(lèi)似于此：執(zhí)行一套通用的項(xiàng)目管理流程需要人力和資源。但是項(xiàng)目管理的價(jià)值對(duì)于該組織來(lái)說(shuō)要比投入大得多：


由于預(yù)先的估計(jì)，計(jì)劃和項(xiàng)目定義，就能夠更好地設(shè)定預(yù)期目標(biāo)。
通過(guò)重復(fù)使用通用流程和模板能夠更快地完成項(xiàng)目。
采用了主動(dòng)的項(xiàng)目管理流程將減少項(xiàng)目中遇到的問(wèn)題。
通過(guò)更有效的項(xiàng)目溝通，更好地進(jìn)行企業(yè)決策。
一次就能夠生產(chǎn)出高質(zhì)量的產(chǎn)品，提高了用戶(hù)滿(mǎn)意率，降低了返工率。
我不能給你具體的理由，讓你的高級(jí)管理人員明白項(xiàng)目管理的價(jià)值。對(duì)于一個(gè)公司適用的理由對(duì)于另一個(gè)公司可能完全用不上。但是，無(wú)論你現(xiàn)在的環(huán)境如何，上述的基本價(jià)值點(diǎn)可能對(duì)每個(gè)公司都適用。在未來(lái)的一個(gè)專(zhuān)欄中，我將詳細(xì)解說(shuō)這些價(jià)值點(diǎn)，對(duì)照這些價(jià)值點(diǎn)，你可以知道哪個(gè)價(jià)值點(diǎn)對(duì)于你的環(huán)境最有意義。

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