不管一家公司的項目管理結(jié)構(gòu)如何，對于項目經(jīng)理來說，最感到頭痛的莫過于處理意料之外的項目了。對于CIO們來說，情況也是如此，因為他們經(jīng)常要為如何解決人事需求、調(diào)整項目時間表而做出決定。

對于項目經(jīng)理們來說，如何重新分配項目資源、實現(xiàn)公司目標，處理好意料之外的項目可不是一件簡單的事情。在這篇文章里，我將和大家一起就相關問題進行探討，看看如何通過項目管理的最佳實踐來取得意料之外的項目的成功。

項目批準的最佳實踐
項目管理通常是從對公司高級管理層批準的項目進行有效的計劃開始的。在各家公司內(nèi)部，項目批準和計劃的過程已經(jīng)有序的建立起來，其中包括對投資回報、項目周期、現(xiàn)有價值或決策結(jié)構(gòu)的分析以及其他的決策支持系統(tǒng)。

由于處于公司的項目計劃之外，意料之外的項目往往難以嚴格的遵循公司的分析和批準過程。但是，如果能夠盡可能多的遵循分析和批準過程，就能夠盡可能的提高意料之外的項目的成功幾率。

有一些意料之外的項目之所以需要完成，僅僅是由于公司中某一鐵腕人物認為有必要這樣做。對于這些項目要格外小心。因為，這些項目通常是不經(jīng)過任何分析過程的，這就使它們更加難于管理。

除了這些項目之外，大多數(shù)意料之外的項目都是由于業(yè)務環(huán)境的變化而產(chǎn)生的。但是，不管一個新項目產(chǎn)生的原因如何，項目小組都要努力去有效的實現(xiàn)公司的項目目標，并且還要保證現(xiàn)有項目的順利完成。

可供選擇的方式
要想取得意料之外的項目的成功，可以選擇多種方式。

重新配置資源
資源的重新配置包括在項目小組中增加新的成員，以減輕現(xiàn)有員工的工作壓力。但是有一點必須注意，那就是新員工要花費一定的時間去適應工作崗位，并且一名工作經(jīng)驗豐富的員工能夠完成的工作通常需要多名新手一起合作才能完成。

我記得位于財富五百強之一的一家金融機構(gòu)曾經(jīng)進行過這樣一個項目，將應用操作系統(tǒng)轉(zhuǎn)換為Windows NT。為了按時完成項目，項目小組增加了一名新的測試人員。這名測試人員在這方面毫無工作經(jīng)驗。為了幫助他適應工作，小組指派了一名經(jīng)驗豐富的員工對他進行培訓，花費了大量的培訓時間。事后，我對這兩名員工的工作時間進行了分析，發(fā)現(xiàn)，如果小組中沒有增加這名新手的話，經(jīng)驗豐富的那名員工就可以把對新手進行培訓的時間用在自己的測試工作上，那樣整個項目的工期反倒可以更短。這個例子給我們上了很好的一課，項目小組在增加新員工時必須慎重行事，只有新員工能夠立即勝任工作，他的到來才有意義。

快速跟蹤
快速跟蹤包括將項目的設計和建筑階段融為一體，以節(jié)省項目時間。一旦設計標準得以確定，建筑小組就可以立即開展自己的工作，直到項目的設計和建筑階段在近乎相同的時間內(nèi)完成。


然而，這種方式的問題在于，一旦項目的設計發(fā)生了改變（事實上這種情況是經(jīng)常發(fā)生的），建筑小組圍繞原來的設計所開展的工作就全都白費了。本來可以節(jié)省的項目時間會大大縮短甚至完全消失，更為嚴重的是，整個項目的時間還有可能因此而延長。這種方式對于項目小組較為熟悉的重復性項目要比對于那些新的處于探索階段的項目更為有效。

另外兩種選擇
在處理意料之外的項目時，可以采用一些在以往相似的項目上行之有效的方法。有一些好的項目管理工具中已經(jīng)融合了這些方法，對于項目小組來說，所要做的就只是了解如何去使用這些工具罷了。

有時候?qū)φ谶M行的項目所進行的附加分析可能能夠幫助項目小組更好的了解現(xiàn)有項目的需求。

好工具必不可少
很多領域都離不開項目管理的最佳實踐，而項目管理的最佳實踐又離不開好的項目管理工具。

有效的項目管理工具能夠幫助項目小組將所有的項目及其資源配置融合到統(tǒng)一的項目計劃中去。任何新的意料之外的項目都能夠被添加到統(tǒng)一的計劃當中。

現(xiàn)在市場上有多種項目管理工具可供選擇，我自己就曾經(jīng)應用過一些。根據(jù)我自己的經(jīng)驗，我認為Microsoft Project是最為有效和最具價值的項目管理工具。同其他的一些項目管理工具相比，它能夠提供相似的項目管理功能，但價格卻低廉的多。如果再考慮到項目小組的成員學習使用這種新工具所需要花費的時間的話，這種工具就更具優(yōu)勢了，因為它的使用簡單易學，很多人都已經(jīng)非常熟悉了。

但是有一點需要說明，那就是對于一些小型項目來說，Excel就已經(jīng)足夠了。Project更使用于比較大型的項目，能夠在合理的價格基礎上滿足項目小組的需求。

最近，我一直在留意Microsoft Project 2002 Professional 和Project Server 2002的綜合應用，發(fā)現(xiàn)對于那些需要對多個項目和多種資源進行管理的公司來說，它們的綜合應用能夠帶來一些實際優(yōu)勢。到目前為止，這種新的軟件包要比以往版本的Microsoft Project性能更為優(yōu)越。Project 2002的用戶界面更為簡單，并且增強了項目經(jīng)理的控制能力。同Project Server 2002綜合應用，其功能就更為顯著了。

讓正確的工具和方式發(fā)揮作用
不管項目小組選擇采用哪種工具、哪種方式，任何新項目想要取得成功都離不開交流和溝通。

從項目的開始階段起，項目經(jīng)理就應該就可能出現(xiàn)的變化同公司的高級管理人員、股東以及客戶進行交流。

為了保持一定的靈活性，項目小組可以同時向公司提供多種可供選擇的方案。通過項目管理的最佳實踐，意料之外的項目同樣可以取得成功。

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