良好的項目管理機制，對各種資源的合理應用是CIO破解多項目管理難題的方法。
你看過雜技表演“拋球”嗎?雜技演員兩只手同時拋轉四五只皮球。不僅如此，在拋球的同時，他還能夠分出精力來完成其他高難動作。其實，只要加以訓練，普通人玩轉三四只球也并非不可能。如果把這些皮球視作一個個項目，那么首席信息官(CIO)也需要掌握類似技巧來管理好多個項目的實施，否則，手頭的項目就會像這些皮球一樣掉落在地。
不久前，某集團信息中心總監(jiān)周永義，向本刊記者提起他在項目管理中遇到的一些困惑。
在周永義所在的公司，隨著集團業(yè)務升級和集團化管理的加強，一批集團級IT項目正在進行規(guī)劃和實施。同時，按照集團“統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一管理”的IT管理策略，分公司和控股公司的IT項目正納入集團信息中心進行統(tǒng)一規(guī)劃和管理。
從過去單個辦公自動化(OA)項目的管理，到企業(yè)資源計劃(ERP)系統(tǒng)、客戶關系管理(CRM)系統(tǒng)、決策支持等多項目的管理，再發(fā)展到全集團范圍各種IT項目的統(tǒng)一管理，周永義開始遇到自身發(fā)展的一道坎。
不僅僅是周永義，多項目管理在大型企業(yè)的CIO眼里始終是一道難題?！霸S多CIO的工作有時就像一場無休止的摔跤比賽中的裁判。”上海期貨交易所首席計算機專家兼技術管理委員會主席李大鵬博士(600804行情,股吧)談到，CIO們常常抱怨各個項目經理之間缺乏合作、互相指責。而公司中有太多正在進行的項目，許多項目都沒能按時完成。同時，CIO也要應付來自首席執(zhí)行官(CEO)的壓力，CEO們把公司戰(zhàn)略計劃以新項目的形式在組織中實施時，常常會忽略IT組織的資源是否足以應對這些新任務。
沒有良好的多項目管理體制，還使得項目的價值無法得到衡量。朱永明是上海黃金搭檔生物科技有限公司財務部部長助理，同時兼任IT項目的總協(xié)調人，他在反思過去幾年中所執(zhí)行的項目時十分傷心?！澳呐掠米畹偷睦拾堰@筆錢存到銀行中，我們至少還能收回投資并賺些錢，”他評論道，“我們的IT經理們總是被動地上新項目、進行新投資，但公司并沒有得到回報?！?FONT class=insert>
不僅僅是中國，在西方，由于缺少項目管理體制和方法，項目的成功率也非常低。據(jù)分析機構美國Standish集團1999年的調查結果顯示，“財富500強”中的公司實施的IT項目只有26%完全成功。2004年的調查也顯示，超過7成軟件項目達不到預期效益。從這些數(shù)字可以想象得出提高項目成功率，確實是關鍵而又艱巨的任務。
多項目管理今后將是一個常態(tài)。越來越多的企業(yè)在同一時間內必須執(zhí)行越來越多的項目，比如惠普公司(HP)每年有3,000個左右的項目、摩托羅拉公司(Motorola)也有約2,500多個項目。那么，究竟應該采取什么樣的多項目管理流程、機制和方法呢?現(xiàn)有按照規(guī)劃、軟件開發(fā)、運營維護等職能劃分的IT部門，在面對多項目管理時，如何協(xié)調不同部門間在多項目參與中的人員、資源和資金的分配呢?有沒有項目組合管理的最佳實踐等等都是CIO們需要越來越重視和學習的問題。建立良好的管理機制
探索多項目的管理是CIO職業(yè)生涯中的一條漫漫長路，建立一個良好的管理機制是第一步。程明是一名“海歸“，他在擔任太平洋保險集團(下稱太保集團)的信息總監(jiān)后，針對集團的特點，引入了項目管理委員會的機制。這個機構能全程監(jiān)視所有正在進行的業(yè)務項目(工作內容包括從企業(yè)出現(xiàn)問題，到項目實施后進行檢查)，因為所有的業(yè)務項目都需要有序的管理，而且由于金融行業(yè)的特性，幾乎所有公司的業(yè)務項目都有技術成分。項目管理委員會的作用是給出所有項目的全貌描述(從計劃、實施到收尾階段)，同時每月及時更新諸多項目的進展狀況。
此外，項目管理委員會定期向IT管理部門、執(zhí)行委員會、董事會匯報項目進展，報告會列出每個項目的簡短描述、日程安排、項目進行階段以及針對項目狀況的意見。每個項目旁邊都有一個紅色、黃色或者綠色的標記表明項目處于中斷、在預算階段還是進行狀態(tài)。這一報告也會在太保集團的內部局域網上貼出，這樣所有員工都能了解某個項目的進展狀況。項目管理者聯(lián)盟文章
項目管理委員會有著明確的工作流程。在一個項目獲得批準之前，它必須要有部門負責人的支持。只有這樣它才能進入初審。在這里，項目發(fā)起人向委員會陳述這個想法，然后委員會成員舉手表決。如果項目獲得批準，這項提案就會繼續(xù)到下一個層級——中審階段。項目管理者聯(lián)盟
在中審階段，如果獲得可預見收益的成本過高，無論想法多么美妙也都無濟于事，因此發(fā)起人要陳述詳細的成本收益分析。如果項目通過了中審，它將進入到第三個階段，或者叫詳細商業(yè)計劃階段。只有非常復雜，而又必須得到管理層同意的項目才會進入終審階段。通過這個工作流程，每個人都可以看到項目如何被放到優(yōu)先位置上并得到批準。太保集團也能預計項目收益，并評估它們如何使企業(yè)變得更為主動。