有些大型項(xiàng)目的每一個(gè)階段或部分都有可能由其他項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)。有時(shí)一位項(xiàng)目經(jīng)理管理著不相關(guān)的項(xiàng)目，每個(gè)項(xiàng)目的信息都保存在獨(dú)立的項(xiàng)目文件中，然而，由于與其他項(xiàng)目的關(guān)系他偶爾也需要查看關(guān)于所有項(xiàng)目的信息。同一組織中的項(xiàng)目經(jīng)理，雖然各自管理不同的項(xiàng)目，但他們使用很多相同的資源。
管理主項(xiàng)目
利用Project可以把一個(gè)項(xiàng)目插入另外一個(gè)項(xiàng)目，由“子項(xiàng)目”創(chuàng)建一個(gè)“主項(xiàng)目”結(jié)構(gòu)。主項(xiàng)目和子項(xiàng)目中的信息是交互鏈接在一起的。
建立主項(xiàng)目
建立主項(xiàng)目就是在一個(gè)指定的中心控制項(xiàng)目----主項(xiàng)目中插入子項(xiàng)目。
在主項(xiàng)目中插入項(xiàng)目
選擇希望在其上面插入項(xiàng)目的任務(wù)行，插入項(xiàng)目。插入項(xiàng)目的名稱出現(xiàn)在選定的任務(wù)行
的上方，同時(shí)“標(biāo)記”域中出現(xiàn)“插入項(xiàng)目”標(biāo)記（圖1）。
圖1 “標(biāo)記”域中出現(xiàn)“插入項(xiàng)目”標(biāo)記
把大型項(xiàng)目拆分為子項(xiàng)目
如果你已經(jīng)有多個(gè)項(xiàng)目文件，希望把它們組織成一個(gè)主項(xiàng)目，這是非常簡單的。創(chuàng)建一
個(gè)新的項(xiàng)目文件，隨后插入項(xiàng)目就可以了。如果你希望把一個(gè)單一的大型項(xiàng)目文件拆分為幾個(gè)更容易管理的子項(xiàng)目文件，則需要為每一個(gè)你希望插入的子項(xiàng)目創(chuàng)建一個(gè)新項(xiàng)目文件并在每一個(gè)新文件中設(shè)置項(xiàng)目的開始時(shí)間（或項(xiàng)目的完成時(shí)間），然后使用“剪切”和“粘貼”命令從大型項(xiàng)目文件向子項(xiàng)目文件移動(dòng)任務(wù)。
使用子項(xiàng)目信息
在子項(xiàng)目中你可以對任何任務(wù)、資源或分配進(jìn)行編輯。在默認(rèn)情況下，對子項(xiàng)目信息的任何改變都會(huì)立即反映在源項(xiàng)目文件中。同樣，如果更改了源項(xiàng)目文件則主項(xiàng)目也會(huì)被更新。這是因?yàn)樵谧禹?xiàng)目和源項(xiàng)目之間建立了鏈接。
把子項(xiàng)目信息變?yōu)椤爸蛔x”
一些情況下，你可能只是想在主項(xiàng)目中查看子項(xiàng)目信息，而并不希望進(jìn)行變更。在這種
情況下，你可以在主項(xiàng)目中把子項(xiàng)目設(shè)定為只讀信息。現(xiàn)在，如果你改變了任何子項(xiàng)目信息，然后試圖保存主項(xiàng)目時(shí)，你就會(huì)看到提醒你子項(xiàng)目為“只讀”的信息。
在主項(xiàng)目中查看關(guān)鍵路徑
默認(rèn)情況下，Project跨所有項(xiàng)目計(jì)算一條單一的關(guān)鍵路徑。但如果你愿意，可以改變設(shè)置，查看每個(gè)子項(xiàng)目的關(guān)鍵路徑。主項(xiàng)目中關(guān)鍵路徑的計(jì)算就將獨(dú)立于子項(xiàng)目。此外，還將顯示每個(gè)子項(xiàng)目的關(guān)鍵路徑。在“跟蹤甘特圖”中，你可以非常清楚地看到關(guān)鍵路徑。
撤銷子項(xiàng)目與源文件之間的鏈接
你可以把子項(xiàng)目保留在主項(xiàng)目中而撤銷子項(xiàng)目與其源文件之間的鏈接。在撤銷子項(xiàng)目與源項(xiàng)目文件的鏈接后，對源文件的改變將不會(huì)影響主項(xiàng)目中的子項(xiàng)目，反之亦然。此時(shí)，子項(xiàng)目就與源項(xiàng)目文件斷開了鏈接。同時(shí)“標(biāo)記”域中插入項(xiàng)目的圖標(biāo)也被刪除。雖然，項(xiàng)目文件的名稱仍然出現(xiàn)在摘要任務(wù)的名稱域中，但此時(shí)它只是一個(gè)常規(guī)摘要任務(wù)，而不是一個(gè)插入項(xiàng)目了。
管理資源庫
在很多情況下，資源都會(huì)分配給多個(gè)項(xiàng)目中的任務(wù)。你也許就是這些不同項(xiàng)目的經(jīng)理，在所有項(xiàng)目中使用相同的資源。多個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理也可能在他們各自的項(xiàng)目中分享相同的資源。
設(shè)置資源庫
如果你有一個(gè)項(xiàng)目文件，它的唯一工作就是作為資源庫文件，則資源庫將更易于管理。然而，如果資源庫需要的全部資源都存在于一個(gè)正在實(shí)施的項(xiàng)目中時(shí)，你就可以同時(shí)把這個(gè)項(xiàng)目文件當(dāng)作資源庫文件來使用。
如果在一個(gè)已經(jīng)存在的項(xiàng)目文件中已經(jīng)有資源信息，你可以通過它來創(chuàng)建資源庫文件，從而減少數(shù)據(jù)錄入工作。進(jìn)行這項(xiàng)操作的一種方法就是復(fù)制已經(jīng)存在的項(xiàng)目文件，隨后從新的拷貝中刪除任務(wù)信息。另外一種使用已經(jīng)存在的資源信息的方法就是把已存在項(xiàng)目文件中的資源信息復(fù)制和粘貼到新的資源庫文件中。
把資源庫鏈接到項(xiàng)目
在資源庫設(shè)置之后，可以把它鏈接到項(xiàng)目（圖2）。使用資源庫的項(xiàng)目文件被稱為共享資源文件。
圖2 “共享資源”對話框
現(xiàn)在你可以按常規(guī)方式使用項(xiàng)目文件和資源了，包括把資源庫中的資源分配給任務(wù)。一定要同時(shí)保存共享資源文件和資源庫文件，因?yàn)槟闶窃诒４鎯蓚€(gè)文件之間的鏈接。你也把共享資源文件中的資源信息當(dāng)作附加資源保存在資源庫中。
檢查資源庫中資源的可用性
顯示資源庫文件中的“資源使用狀況”視圖或“資源圖表”查看在所有共享資源項(xiàng)目中資源的可用性。在這些視圖中，你可以看到資源庫中所有資源的全部分配。可以看到他們的分配工時(shí)，是否過度分配及他們是否還有可用的時(shí)間接受更多分配。
更新資源庫信息
如果需要改變資源特有的信息，例如成本信息、備注、最大單位、工作時(shí)間日歷等，需要以可讀寫方式打開資源庫文件，然后更新這些信息。在保存這些變更之后，任何共享資源文件的用戶在下一次打開資源庫或刷新資源庫信息時(shí)，都將看到更新的信息。
如果你正在使用共享資源文件和其他用戶也在使用的資源庫，最好定期對資源庫進(jìn)行刷新，以保證你擁有最新的資源和分配信息。單擊“工具”菜單中的“資源共享”，選定“刷新資源庫”。
撤銷資源庫與項(xiàng)目計(jì)劃的鏈接
如果你不再需要資源庫與共享資源文件之間的鏈接，可以撤銷它們之間的鏈接。分配給共享資源項(xiàng)目中任務(wù)的資源仍保留在項(xiàng)目文件中。與這些資源有關(guān)的分配信息將從資源庫文件中刪除。