秘書的換崗也是重要的。我們公司老總說：“我們對關(guān)鍵業(yè)務(wù)及支持部門的秘書實行換崗。其好處是秘書深入了解熟悉了一個部門業(yè)務(wù)運作及人事后，再到另一個部門為原來的部門提供服務(wù)和交流就容易的多了�！苯M織的“冰山原理”形象地描述了各職能部門的劃分：正式組織、公司制度、計劃的制定等，如同冰山一角，是顯性的；而公司里還存在許多非正式組織，如打球、健身、購物、聚會等小團體，由此而存在的信息交流是十分復(fù)雜的，是隱性的，還有員工士氣、滿意度等，都在“海平面以下。各部門的秘書往往是公司里最為活躍的非正式組織的關(guān)鍵節(jié)點，他們是內(nèi)部溝通的HUB(網(wǎng)絡(luò)中心)。從整體上說，全公司通過他們而進行的內(nèi)部溝通的摩擦大大降低了，而大約有70%的日常內(nèi)部溝通是經(jīng)由他們來協(xié)調(diào)的。當(dāng)然，由此帶來的代價是，在換崗的頭2到3個月處于低效率磨合期，主管們或者秘書需要一些快速上崗訓(xùn)練、技能培訓(xùn)和強化輔導(dǎo)，以便將此階段縮減到1個月左右。另外，換崗的時機也很關(guān)鍵，應(yīng)盡可能避開年末預(yù)算、計劃等階段。同時，在小規(guī)模公司內(nèi)部不宜如此操作。
中國有句古話：朝中有人好辦事。我們利用崗位輪換來加強建立和諧的人際關(guān)系，取消部門間的隔閡，降低部門間的摩擦，使部門間的辦事透明化，加強運營效率。
四、提高溝通技能
對于個體，我們主要是采取提高溝通技能的方法，包括有效傾聽及保持溝通的簡潔準(zhǔn)確性。公司內(nèi)部溝通中，大家往往急于表達而疏于傾聽。通過以前在公司的觀察，我發(fā)現(xiàn)在交流中，如果雙方或至少一方多一些專注傾聽，適時復(fù)述、提問以確認(rèn)關(guān)鍵信息，并予以適當(dāng)?shù)姆答�，那�?a href=http://www.vanceur.cn/knowledge/klmore.asp?type=2170218&art_type=溝通談判 target=_blank>溝通的有效性（即準(zhǔn)確、省時、較少沖突）就大大提高了。這一點在組織內(nèi)部可以通過團隊指令訓(xùn)練、引導(dǎo)、鼓勵來實施。關(guān)鍵是加強溝通的培訓(xùn)，學(xué)以致用，允許犯錯，建立溝通學(xué)習(xí)型組織。
跨部門溝通必須保持簡潔性。簡單的是美好的。寶潔公司的“1頁備忘錄”一直都備受推崇。備忘錄這一古老簡便的交流方式至今仍為許多公司沿用，而寶潔公司的主管認(rèn)為，多于1頁的備忘錄是無益而有害的。我們公司曾經(jīng)一直為各種會議所困擾，于是效仿了寶潔公司的做法，明確規(guī)定每次內(nèi)部會議必須在50分鐘內(nèi)結(jié)束。我們問道，用簡單量化的方式去處理復(fù)雜的商業(yè)和管理問題，奏效嗎？如果50分鐘之內(nèi)沒有談完，問題沒有解決，怎么辦？那位老總反問：“你認(rèn)為再50分鐘就有多好的解決方案嗎？”我們無言以對。誰能抗拒簡單的魅力哪！
以上是我回顧公司實際以及結(jié)合溝通理論，就跨部門溝通所提的一些想法�？傊�，溝通無限，溝通無所不在，信息時代，企業(yè)必須以積極的態(tài)度對待360度溝通，把全面管理溝通作為工作中的重要組成部分。只有這樣，企業(yè)才能在激烈的市場競爭中獲勝。
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文章來源：中國項目管理資源網(wǎng)
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