二、主動溝通
與疲于應付的項目經(jīng)理不同，也有相當多的項目經(jīng)理有著主動溝通的好習慣。主動溝通與被動溝通就好比是操之在我與受制于人。毫無疑問，大家都不想受制于人，可是，根據(jù)筆者多年從事項目的經(jīng)歷來判斷，有主動溝通習慣的項目經(jīng)理所占比例甚至不超過50%，以致每天問題纏身。
項目例會是項目正式溝通的最主要形式之一，是項目經(jīng)理主動溝通項目信息、跟蹤項目進展情況、解決項目內(nèi)部沖突、確保項目按計劃進行的有效手段。通過舉行項目例會，項目經(jīng)理還可以與項目組成員、甚至組織內(nèi)部的發(fā)起人、相關(guān)職能部門經(jīng)理等項目利害關(guān)系者進行充分地、面對面地溝通，一方面可以幫助項目經(jīng)理全面了解項目的進度、成本、質(zhì)量、范圍的完成狀況，以及項目成員表現(xiàn)和項目在執(zhí)行過程中暴露的問題，另一方面也有助于項目經(jīng)理集思廣益，博采眾長，充分聽取各方面意見，從而為提升項目團隊士氣、進行項目決策、解決項目沖突奠定堅實的基礎(chǔ)。
當然，主動溝通的方式還有很多，比如主動檢查，要求項目成員主動匯報等一些正式的溝通渠道，也可以使用吃飯、聊天、OA系統(tǒng)在線交流、其它聊天工具交流等一些非正式的溝通渠道。
當然，這并不是說，主動溝通了，所有的溝通問題都能迎刃而解。溝通不在于形式，而在于它的實質(zhì)。某個工程建設公司的項目經(jīng)理李經(jīng)理，領(lǐng)導的項目人員始終在抱怨項目的工作氛圍不好。李經(jīng)理非常希望能夠通過自己的主動溝通去努力改善這一狀況，因此制定了例會制度，要求項目組成員每周必須按時參加例會并發(fā)言，而且會前會后都會主動找項目成員溝通。雖然這是一個很好的溝通會，但是由于李經(jīng)理對例會具體內(nèi)容及安排規(guī)定的不夠細致全面，導致推行沒多久后項目成員就開始抱怨例會效率低下，每人都要發(fā)言導致時間太長，很多問題議而不決等等。而且由于在例會上有些項目成員意見相左，甚至開始相互爭吵、指責，影響到了人際關(guān)系的融洽。李經(jīng)理苦惱異常，不知道他的問題到底出在了什么地方。
李經(jīng)理能主動溝通很不錯，例會也取得了一些效果，但他的問題是出在對例會沒有很好的規(guī)劃及安排，目的不明確，成員參與例會的主動性不夠。如果李經(jīng)理能從以下幾方向修正，相信他的溝通效率會提高很多：1、將一些日常信息發(fā)布、績效進展報告納入日常工作，只有重大信息才在例會上通報;2、例會以解決問題、制定和落實糾偏措施為核心，把問題和偏差分為三類，推動糾偏和問題解決：上期以來的糾偏進展和問題解決、當期發(fā)生的問題和偏差、下期可能出現(xiàn)的問題和偏差。只有主動地有效地解決問題和糾正偏差，項目溝通管理的效率才會得到提高，項目溝通就納入到良性循環(huán)的軌道中來。
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文章來源：項目經(jīng)理溝通的四個好習慣
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