視頻會議：視頻會議是一種召開現(xiàn)場會議的方法，它為處在兩個或者兩個以上不同地點的人提供面對面的會議。這種技術(shù)利用計算機網(wǎng)絡(luò)把音頻和視頻數(shù)據(jù)傳輸?shù)剿械臅h地點。視頻會議同樣也提供遠程共享其他媒介的方法，包括錄像帶、書寫板和PowerPoint等計算機程序。
視頻會議提供了面對面溝通的所有獨特好處，而不用支付召集異地人員集中到一個會議室的直接和間接成本。在會議中，與會人員可以展示與工作相關(guān)的物品，比如器械或者產(chǎn)品，這樣就可以發(fā)現(xiàn)其他人是否在認真聽取會議觀點和信息并做出適當?shù)姆磻?yīng)。與會人員還可以被分成兩個或多個小組，同時對問題展開討論，推進決策進程。
多數(shù)組織都使用多種溝通方式幫助員工保持聯(lián)系和正常工作。過去，很多溝通方式都被當作孤立的方案來解決特殊需要。現(xiàn)在，必須把它們放在更大的環(huán)境下考慮，盡量將不同的溝通方式整合到一個統(tǒng)一的、多層次的溝通平臺。
選擇：權(quán)衡溝通成本與價值
顯然，組織和團隊擁有許多可以用在企業(yè)內(nèi)外溝通與合作上的工具。當然，最大的難題是如何利用這些工具實現(xiàn)利益最大化，最終實現(xiàn)組織的溝通能力最大化。Wainhouse 研究公司的戴維斯（Andrew Davis）指出，企業(yè)前進的動力來自正確決策的能力，而決策能力的增強源于溝通，而溝通的改善依賴于全面應(yīng)用一整套完善的工具和技術(shù)。
在考慮成本的基礎(chǔ)上選擇溝通的方式，不失為一個謹慎的方案。因為所有的組織都必須控制成本底線。但這并非就是最合適的，特別是當你要權(quán)衡某個方式的成本和全部溝通過程所創(chuàng)造的價值的時候。
那么，你是怎么衡量價值的呢？在溝通過程中，某個溝通方式的價值取決于它包含的非言語信息的數(shù)量。事實上，研究人員認為，一條信息的50%到90%是通過暗示、信號或者符號來傳達的。暗示是一個人發(fā)出的提醒，讓另一個人開始特定的發(fā)言或者行動。信號是表達需要、感情和欲望的動作。而符號則在溝通中代表一件事情或者一個動作、一件東西、一個人或者地點。
在某個溝通方式里包含的非言語的溝通系統(tǒng)越多，使用者之間的溝通就越直接。換句話說，一個溝通方式越接近面對面溝通，其信息溝通也就越豐富。因此，視頻會議的信息比電話更豐富，而電話則比即時訊息更豐富，即時訊息比電子郵件更豐富。
顯然，組織必須權(quán)衡使用某種溝通方式的成本和其信息溝通的豐富程度。試圖把每個會議都安排成面對面的互動溝通，其代價太高，無法操作；完全依靠電子郵件則會造成混亂且疏遠關(guān)系。
有鑒于此，組織應(yīng)該采取一個更加平衡的溝通計劃，做到投入小、效果佳，而且與各種關(guān)系相適應(yīng)。比如，剛建立的關(guān)系應(yīng)該安排更多的面對面的交流，這些充滿非言語信息的溝通，能夠建立信任和融洽關(guān)系。關(guān)系穩(wěn)定以后，其他溝通方式可以用來替代面對面的互動。然而，即使是牢固的關(guān)系如果長時間沒有進行面對面的溝通，也會逐漸疏遠。
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文章來源：中國項目管理資源網(wǎng)
 溝通技巧-出色的項目經(jīng)理之必備課程方案
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