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如何組織和召開項(xiàng)目會(huì)議
2007-8-17 14:39:16 作者：老明

ERP項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，經(jīng)常需要召開會(huì)議來(lái)檢查項(xiàng)目進(jìn)展以及討論各類方案。項(xiàng)目會(huì)議在項(xiàng)目管理九大體系中屬于溝通管理的范疇，通過(guò)組織和召開好項(xiàng)目會(huì)議，可以讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員清楚目前的進(jìn)展、問題以及各自的工作，同時(shí)讓大家對(duì)有異議的問題達(dá)成共識(shí)，非常有利于項(xiàng)目的推進(jìn)。常見會(huì)議有幾種：討論會(huì)、碰頭會(huì)、協(xié)調(diào)會(huì)、動(dòng)員會(huì)、總結(jié)會(huì)、表彰（檢討）會(huì)。下面給大家一些建議。一、建立例會(huì)制度項(xiàng)目實(shí)施問題很大程度上屬于溝通問題，一方面是雙方項(xiàng)目組沒有溝通，不清楚目標(biāo)和任務(wù)；另一方面是沒有與客戶高層溝通，不清楚已經(jīng)做了什么以及還需要做什么。為了避免因溝通問題引起項(xiàng)目實(shí)施，建立必要的例會(huì)制度是很有效的方法。下面介紹一下我的一些做法： 1、每天碰頭會(huì)。到府輔導(dǎo)時(shí)間，我一定會(huì)針對(duì)當(dāng)前項(xiàng)目進(jìn)展情況組織各種類型的項(xiàng)目會(huì)議來(lái)推動(dòng)項(xiàng)目。不到府時(shí)間，我要求甲方項(xiàng)目組每天開一個(gè)碰頭會(huì)，相互溝通一下今天的項(xiàng)目進(jìn)展、問題、需要的資源等，并要求甲方將碰頭會(huì)的會(huì)議紀(jì)要MAIL給我，以便我監(jiān)控項(xiàng)目的狀況。 2、每周協(xié)調(diào)會(huì)。項(xiàng)目推進(jìn)過(guò)程中，必定會(huì)遇到各種困難，需要客戶中高層來(lái)協(xié)調(diào)資源。我通常的做法是：不管我是否到府輔導(dǎo)，都要求甲方必需每周組織一次項(xiàng)目協(xié)調(diào)會(huì)；每個(gè)月組織一次規(guī)模較大的協(xié)調(diào)會(huì)，每月協(xié)調(diào)會(huì)通常安排在到府輔導(dǎo)時(shí)間，并提前預(yù)約客戶高層，要求他們參加。 3、預(yù)見項(xiàng)目推動(dòng)有困難時(shí)，需要組織一次大型的動(dòng)員會(huì)，以鼓舞大家的士氣。 4、項(xiàng)目有階段性進(jìn)展時(shí)，需要組織一次總結(jié)會(huì)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、成績(jī)以及問題。根據(jù)里程碑的意義，可以適當(dāng)?shù)嘏c表彰（檢討）結(jié)合起來(lái)開。二、會(huì)前準(zhǔn)備 1、確定參會(huì)的人員。邀請(qǐng)到正確的人員參加會(huì)議是很重要的： A、有利于提高項(xiàng)目會(huì)議的決策效率； B、讓相關(guān)人員清楚項(xiàng)目進(jìn)展和問題； C、這是一個(gè)讓部門經(jīng)理和高層參與項(xiàng)目的有效方法；此文章共有3頁(yè) 1 2 3 下一頁(yè) 文章來(lái)源：中國(guó)項(xiàng)目管理資源網(wǎng) 高級(jí)項(xiàng)目經(jīng)理專題演練課程方案

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