2、確定會議的時間。會議時間對參會人能否準(zhǔn)時到會是有很大影響的，要考慮參會人的情況來決定會議時間。
3、準(zhǔn)備好會議資料。會議過程中可能會用到呈現(xiàn)的PPT、問題清單、解決方案等，這些資料都需要在會議前完成，并且實施顧問要逐一檢查和確認(rèn)。
4、做好會議前的相關(guān)溝通。針對可預(yù)見性的問題，一定要在會議前與相關(guān)人員進(jìn)行充分的溝通，確保在會議上大多數(shù)人的意見是相同的。特別針對解決方案可能存在幾種，實施顧問一方面清楚項目組各成員偏向哪一種方案，另一方面還需要在會前進(jìn)行必要的溝通和引導(dǎo)，最后讓解決方案得到大家的確認(rèn)和支持。
5、安排會議場地與座次。安排座次比較有講究，尤其是客戶有高層參加會議。盡量安排實施方的項目經(jīng)理與客戶高層并排坐在一起，這樣方便交流。提醒注意：會議期間，實施方的項目經(jīng)理盡可能找一些機會與客戶高層進(jìn)行一些耳語。大家也可以想一想為何要這樣做。
三、常見的開會套路
1、總結(jié)目前取得的成績，重點突出對方項目經(jīng)理以及項目核心成員在項目中投入的心血。接下來，概要性地闡述我們目前的階段性目標(biāo)。
2、目前項目推進(jìn)的問題，以及分析存在的風(fēng)險。通常將問題分四類：第一類是企業(yè)管理問題；第二類是業(yè)務(wù)規(guī)劃類問題；第三是操作應(yīng)用類問題；第四類是軟件功能問題。建議大家的思維改變成不要輕易去談軟件功能問題，而應(yīng)該去與客戶探討通過管理手段結(jié)合ERP系統(tǒng)來解決問題。軟件功能問題是我們內(nèi)部需要去解決的問題，在客戶那里，始終堅持軟件是對的，設(shè)計是有道理的，只是目前遇到的問題不在我們軟件的應(yīng)用場境范圍之內(nèi)。
3、應(yīng)對的措施或解決方案。針對以上問題分別與客戶一起分析和探討對策與方案，這里關(guān)鍵就是引導(dǎo)，不要試圖通過軟件功能來解決客戶所有問題。有時會有好幾個方案供選擇，每個方案都有優(yōu)缺點。顧問就應(yīng)該分析每個方案的優(yōu)缺點，并引導(dǎo)性地讓客戶做出選擇。
4、落實責(zé)任人和完成時間。每一個方案都需要資源，也需要有人來擔(dān)當(dāng)，而且都應(yīng)該在規(guī)定的時間范圍內(nèi)完成。因此，就應(yīng)該明確所有解決方案對應(yīng)的責(zé)任人、完成時間，并且征求和說服相關(guān)部門經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該給予相關(guān)支持。通過會議的方式，很容易協(xié)調(diào)資源，因為誰也不愿意當(dāng)所有人的面讓別人認(rèn)為他不支持項目。
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文章來源：中國項目管理資源網(wǎng)
 高級項目經(jīng)理專題演練課程方案
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