項目作為一個相對的獨立體，始終圍繞著成本、進度、質(zhì)量這三條主線來進行的。在實際的項目管理操作中，經(jīng)常會碰到影響上述三個要素的情況，特別是和不同職能部門以及分配職能人員到項目中的溝通，需要項目經(jīng)理加以靈活處理，按客觀情況調(diào)整，才能最終達到項目目標。
在矩陣式的組織結(jié)構(gòu)中，根據(jù)項目的難易和復(fù)雜情況，項目組人員的調(diào)配往往是來自各個不同的專業(yè)組和不同的部門，而人員的最后分配是由職能部門的經(jīng)理來決定的。因此，在項目初期，項目經(jīng)理和職能經(jīng)理的溝通是至關(guān)重要的，這直接影響項目的運作水平，甚至影響到項目的成功與否。
在充分了解了上級領(lǐng)導(dǎo)或者客戶的需求后，項目經(jīng)理需要分解要達成該需求所涉及的專業(yè)組，盡可能在上級或客戶需求溝通會上，在涉及的項目關(guān)鍵點上，盡力全面地確定各個專業(yè)組的意見和想法。
在后續(xù)的項目計劃制定中，需要將牽涉到不同專業(yè)組的計劃進行討論和組合。但是這時各個職能經(jīng)理可能都比較保守，對時間進度和成本都會放松一些，為了使項目對該職能部門承擔的責任和影響盡量小。
為了克服這樣的弱點，項目經(jīng)理需要盡力和職能經(jīng)理溝通，確定項目計劃和關(guān)鍵組員的成員，來保證項目的時間進度和質(zhì)量，同時符合成本要求。
首先。項目經(jīng)理要認識到項目的難易程度，換句話說就是可控程度，將影響項目的不確定因素盡量減少。如果項目涉及的各個專業(yè)比較多，在項目中，要實現(xiàn)的各個環(huán)節(jié)都需要有相應(yīng)資質(zhì)和經(jīng)驗的人來完成，那么在項目初期，項目經(jīng)理就需要和職能經(jīng)理進行有效的協(xié)調(diào)，要得到合適的人在合適的崗位上，組成關(guān)鍵組員。不能由于關(guān)鍵組員缺乏經(jīng)驗等原因造成影響關(guān)鍵路徑的時間中斷，影響整個項目進度的完成。同時需要將關(guān)鍵路徑上的各個重要節(jié)點聯(lián)起來，形成不同關(guān)鍵組員的合作接口界面，盡量產(chǎn)生PUSH的拉動紐帶，促成下一個操作拉動上一個操作，以便達到項目的預(yù)期進度和質(zhì)量結(jié)果。最終實現(xiàn)較為積極順暢的項目運作模式和氛圍。
當然在不能得到合適的人到關(guān)鍵組員或者關(guān)鍵組員中途退出項目組的情況下，對項目經(jīng)理是一種煎熬和易產(chǎn)生挫折感。這里的因素會很多，包括成本問題、協(xié)調(diào)溝通問題等。都需要項目經(jīng)理進行平衡和克服，始終朝項目目標努力。
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文章來源：中國項目管理資源網(wǎng)
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