1.3設(shè)立和宣傳項目管理辦公室
制定設(shè)立和宣傳項目管理辦公室的短期 目標(biāo)和長期目標(biāo)，確定在啟動階段將“評估現(xiàn)狀、制定計劃、設(shè)立和宣傳項目管理辦公室、確定合適的此階段的工作流程”作為此階段的關(guān)鍵工作，通過電子郵件、 狀況公告等形式和舉行各種會議向企業(yè)高層、各級部門和人員廣泛宣傳和溝通設(shè)立項目辦公室的目的、工作任務(wù)和如何獲得成功，使項目辦公室能夠立刻開展工作， 以取得短期效果。
在人員的選擇和配備上，由于企業(yè)的項目經(jīng)理都是出身于技術(shù)人員，缺乏項目管理專業(yè)知識，因此我們引進(jìn)了具有一定經(jīng)驗的項 目管理專業(yè)人士，同時在企業(yè)內(nèi)部選擇具有項目經(jīng)驗的人員。在內(nèi)部選擇時，我們重點關(guān)注候選人員的項目經(jīng)驗、溝通能力、分析和解決問題的能力、學(xué)習(xí)能力。實 踐證明在進(jìn)行企業(yè)現(xiàn)狀評估時，他們的這些特質(zhì)發(fā)揮了重大作用。我們安排項目管理專業(yè)人士直接對這類人員進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括了項目管理基礎(chǔ)知識、工具和 方法使用技巧、溝通技巧、此階段工作流程等方面，在工作中兩類人員不斷的溝通和磨合，相互傳遞信息和知識，從而快速的建立了一支高效的團隊。
1.4 確定合適的此階段的工作流程
在企業(yè)現(xiàn)狀調(diào)查和評估中涉及的關(guān)鍵部門和人員很多，有大量的信息需要收集和整理，需要舉行多次定期和非定期的會議。為此，我們制定了信息收集、處理和發(fā)布流程，在流程中規(guī)定了如何進(jìn)行文檔的配置管理，，包括統(tǒng)一的文檔書寫格式、統(tǒng)一的文檔目錄、文檔的存放和讀寫權(quán)限等，使文檔的書寫、保存和檢索非常清晰和 方便；同時在流程中規(guī)定了如何舉行高效的會議，設(shè)立了兩個基本點：會前的準(zhǔn)備和會后的跟蹤，這兩點是最容易被忽視的，但它們卻是保證會議成敗的關(guān)鍵。流程 規(guī)定：會前的準(zhǔn)備須將會議目的、議程和時間安排、預(yù)先準(zhǔn)備和閱讀的資料等信息提前發(fā)給參會人員并得到反饋，會議進(jìn)行中須按照會議的議程和規(guī)范進(jìn)行會議并做 好記錄，會后的跟蹤包括寫、發(fā)會議備忘錄，制定跟蹤計劃，安排下次匯報人選等工作。
在“啟動”階段結(jié)束時，我們的短期、長期計劃和目標(biāo)及其它成果，獲得了企業(yè)高層主管和關(guān)鍵干系人的認(rèn)可和支持，為企業(yè)級項目管理順利進(jìn)入“逐步推進(jìn)”階段打下了堅實的基礎(chǔ)。
2、第二階段：“逐步推進(jìn)”階段
2.1 幫助項目成功
為了能夠獲得實際的成果同時避免面面俱到，我們將項目按照進(jìn)度延期、預(yù)算超支、項目組織渙散等條件進(jìn)行了排序，這些項目或多或少都由于不充分的計劃、不 明確的目標(biāo)、資源沖突、溝通不良、人員士氣渙散、范圍蔓延、項目經(jīng)理項目管理能力缺乏等原因而造成項目失控。項目辦公室選擇了五個優(yōu)先級最高的失控項目來 幫助它們成功，評估這些項目，提供解決方案，并為實施這些方案提供計劃、咨詢、指導(dǎo)和專業(yè)人員的實際支持，幫助進(jìn)行項目總結(jié)。幫助失控的項目成功的目的和 意義在于總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)、防止犯同樣的錯誤、評估項目團隊、為績效考核積累數(shù)據(jù)、對企業(yè)項目管理體系建設(shè)和項目文化起到了不可或缺的作用。雖然幫助失控的項 目成功并不容易，但項目最終都在計劃內(nèi)完成并達(dá)到了質(zhì)量目標(biāo)，我們在失控項目上的務(wù)實精神和取得的實際效果，得到了普遍認(rèn)可。
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文章來源：中國項目管理資源網(wǎng)
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