項目負(fù)責(zé)人首要是建立這個“訂單管理系統(tǒng)”的范圍，保證能夠提供訂單管理的的全部工作，所以會首先進(jìn)行初步調(diào)查，理解一張訂單從不同業(yè)務(wù)點如何把訂單傳送回銷售部門，銷售部門如何把訂單信息轉(zhuǎn)進(jìn)倉庫，如何結(jié)合現(xiàn)有庫存管理系統(tǒng)，如何通知會計部門有關(guān)銷售，如何通知運輸部門需要送貨，或者如何通知生產(chǎn)部門需要進(jìn)行生產(chǎn)等內(nèi)容。在與個別部門負(fù)責(zé)人完成初步訪談后會，理解訂單在各個部門的進(jìn)入點和輸出點后才建立這個項目的工作說明(SOWs)如下：
SOW‐1: 連接業(yè)務(wù)點各終端到銷售系統(tǒng)，建立當(dāng)天的銷售記錄。
SOW‐2: 連接銷售系統(tǒng)與庫存管理系統(tǒng)，容許銷售部門查詢倉庫管理系統(tǒng)中有關(guān)貨品庫存量。
SOW‐3: 容許銷售部門在庫存系統(tǒng)中預(yù)訂貨品數(shù)量以便運送到客戶指定地點。
SOW‐4: 容許銷售部門指示庫存工作人員進(jìn)行檢貨，并通知運輸部門有關(guān)訂單的運送要求。
SOW‐5: 在銷售部門計算有關(guān)訂單的總金額，運送費及保險費用，并生成發(fā)票送交客戶。
SOW‐6: 自動更新倉庫貨品儲存量，如有關(guān)貨品低于最低數(shù)時，建立貨品生產(chǎn)通知單并傳送到生產(chǎn)規(guī)劃部。
SOW‐7: 自動通知業(yè)務(wù)點有關(guān)訂單發(fā)貨日期。
SOW‐8: 有關(guān)發(fā)票內(nèi)容自動轉(zhuǎn)發(fā)會計部門，建立有關(guān)應(yīng)收賬款記錄。
SOW 并不是我們所說的系統(tǒng)功能，是在項目完結(jié)后這個系統(tǒng)所應(yīng)該提供的最終目的。以上的SOW 說明了這個項目的范圍，包括的有關(guān)部門及現(xiàn)有系統(tǒng)的連接。在客戶確認(rèn)后每一個SOW 將當(dāng)作一個ToR處理，這個ToR 便成為整個系統(tǒng)建設(shè)項目中的一個子項目(也是子項目名稱的起源)。如何才知道我們建立的SOW 已經(jīng)包含整個系統(tǒng)的各個部門，如何保證這個范圍能夠有效地提供一套“訂單管理”的系統(tǒng)，這需要項目負(fù)責(zé)人對行業(yè)有一定的理解，同時為保證開發(fā)過程中能夠控制范圍的變動，在有關(guān)文檔中明確說明SOW 所包含或不包含那些工作。利用“包含(Inclusive)”和“不包含(Exclusive)”的說明來牢牢地建立一個固定項目范圍。
在項目規(guī)劃完成后，系統(tǒng)分析師便按照被分派的SOW 采用ToR 的調(diào)查方式進(jìn)行深入調(diào)查，對有關(guān)工作進(jìn)行訪談，理解有關(guān)SOW 的工作流程后對有關(guān)流程進(jìn)行分析，并找尋初步的解決方案。如何利用科技取代電話咨詢庫存量，利用科技取代傳真把訂單從業(yè)務(wù)部門傳送回銷售部門，或取代傳真送貨通知單到運輸部門，取代內(nèi)部文件傳送發(fā)票副本到會計部門等等工作，什么時候需要進(jìn)行數(shù)據(jù)收集，需要進(jìn)行數(shù)據(jù)更新，需要打印發(fā)票或其它有關(guān)報告等工作便成為項目的功能需求。
如果在開發(fā)過程中，用戶認(rèn)為需要貨品在運送完畢后，收貨單應(yīng)該自動確認(rèn)有關(guān)應(yīng)收賬款的作業(yè)流程，或者需要增加萬一退貨后的訂單處理操作流程時，我們便可以依據(jù)原SOW 來控制項目的范圍變動，因為這兩項操作流程并沒有在項目的SOW 中說明。如果用戶認(rèn)為一定需要增加這兩個操作流程，那么項目的范圍會變動，帶出額外的工作量，額外的開發(fā)時間，額外的投資預(yù)算，修正系統(tǒng)的架構(gòu)，增加軟件模塊，追加人力資源等等因應(yīng)的后果。有能力的項目負(fù)責(zé)人會盡量說服客戶把有關(guān)工作在目前的系統(tǒng)建設(shè)完成后才進(jìn)行處理，避免延誤項目的進(jìn)度和交付日期。
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文章來源：希賽網(wǎng)
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