過去數(shù)年常聽到一些軟件從業(yè)人員的投訴包括：“他們(客戶)基本上不知道自己的需求，怎么做他們都不滿意，功能不斷增加，如何能夠完成他們的系統(tǒng)建設?”“他們(客戶)上周說要這個功能，今天說要這個功能，為什么不全告訴我們，讓我們可以不用在開發(fā)過程中不斷更改!”一些類似的投訴只說明我們的軟件從業(yè)人員基本上沒有明白到范圍建設的重要性，而且未能在項目啟動前把項目范圍建立起來。
范圍與功能的分別
在“如何把握不存在的需求”一文中，已經(jīng)說明范圍是有效管理需求變更的唯一方法。有明確的項目范圍，我們才能夠?qū)W習及分析范圍內(nèi)的作業(yè)流程，建立系統(tǒng)的功能需求，并在開發(fā)過程中當客戶要求變動的時候有效管理我們的工作范圍，才能夠有機會按照預算在指定的時間內(nèi)完成項目的交付。
軟件開發(fā)項目從開始到今天，一直以來客戶都不能夠告訴我們需要哪些功能，他們只能告訴我們系統(tǒng)需要完成哪些目標�；仡櫋叭绾伟盐詹淮嬖诘男枨蟆币晃闹械牡谝粋�例子，20世紀70 年代的客戶需要把庫存管理進行自動化，收到的指示會像下例：“建立一套庫存管理系統(tǒng)取代目前的人工作業(yè)流程”。這一句指示是唯一任務說明。系統(tǒng)分析員在接受這個任務后第一個工作是建立項目的Term of Reference (ToR)。系統(tǒng)分析員會進行初步調(diào)查，通過簡單的訪談，與庫存部門負責人明確理解他們工作的開始點和終結(jié)點，得出的結(jié)果可能像下例：“從貨品(包括原材料，半成品及制成品)進入倉庫開始，到貨品因應生產(chǎn)或銷售申領要求離開倉庫為止，其中包括貨品存入量的統(tǒng)計，存放位置記錄，總庫存量統(tǒng)計，申領數(shù)目，檢貨，提取貨品，準備出倉，最后更新貨品存量統(tǒng)計等工作過程”。這是所謂的Term of Reference，也是我們今天所認識的項目范圍。
在用戶及管理層認同上述的ToR 后，這個項目的負責人便需要估計需要對多少人進行訪談，需要多久時間進行訪談，需要多少時間對訪談結(jié)果進行分析，多少時間建立項目需求，編寫需求說明書，需要多久進行系統(tǒng)設計，多少程序員及多少時間進行程序編寫，如何進行測試，編寫系統(tǒng)文檔，編寫用戶手冊，什么時候在倉庫安裝終端，如何連接主機，什么時候進行用戶培訓，如何讓系統(tǒng)取代目前的人工作業(yè)等等有關工作計劃及時間表。
在系統(tǒng)分析員完成訪談后，便需要依據(jù)訪談結(jié)果進行分析，理解什么時候知道有貨品進入倉庫，什么時候更新有關數(shù)據(jù)，如何更新，采用哪些表單，倉庫人員如何決定貨品應該存放在哪里，如何記錄有關信息，如何知道需要檢貨，什么時候進行數(shù)據(jù)更新，如何分別哪些貨品要去生產(chǎn)部門或者直接送到客戶指定地點等等信息。這些信息便成為系統(tǒng)在不同過程中所需的功能需求。
從上述的開發(fā)過程說明中可以體現(xiàn)功能需求并不是客戶或用戶提供，是系統(tǒng)分析員在理解目前的人工作業(yè)后分析出來的結(jié)果。
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文章來源：中國項目管理資源網(wǎng)
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