案例：項目溝通管理與會議管理問題
2007-8-17 14:53:03 作者：網(wǎng)友推薦 |
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案例正文：
某個系統(tǒng)集成公司的項目經(jīng)理。他身邊的員工始終在抱怨公司的工作氛圍不好，溝通不足。老張非常希望能夠通過自己的努力還改善這一狀況，因此他要求項目組成員無論如何每周必須按時參加例會并發(fā)言，但對例會具體應(yīng)如何進(jìn)行，他卻不知如何規(guī)定。很快項目組成員就開始抱怨例會目的不明，時間太長，效率太低，缺乏效果等等，而且由于在例會上意見相左，很多組員開始相互爭吵，甚至影響到了人際關(guān)系的融洽。為此，他非�？鄲�。
請問產(chǎn)生問題的可能原因是什么？應(yīng)該怎樣提高項目例會的效率？你認(rèn)為除了項目例會之外，他還可以采取哪些措施來改善團隊氛圍，促進(jìn)溝通？
| 題 目：例會并非例外之會 作 者：毛毛蟲 (烽火 chengr@fiberhome.com.cn) |
我覺得老張僅僅是想要通過例會這種形式去改善團隊氛圍，這其實不是夠的。
我覺得例會，應(yīng)該是項目團隊一個非常輕松、放松的時間，老張應(yīng)該在每次例會前，先整理項目的問題或者需要在例會中解決的問題，每次例會主題明確，事前通報，則項目成員在例會前就可以提前思考，就如評審一樣，在評審前完全都要做會前溝通，提高會議效率。
另外，老張應(yīng)該通過更多的方式去增加項目團隊的溝通，如不定期的召集項目組成員外出吃飯、唱歌、旅游休閑等，這些輕松的環(huán)境可以讓團隊成員能夠很快的融入，增強彼此了解，這樣好的團隊氛圍自然就出來了。 |
| 題 目：會議必須有明確的目的 作 者：毛知新 (湖南電力公司 mzx699@vip.sina.com) |
無論是項目的例會還是臨時會議都必須有明確的目的.
1、會議開始前，會議發(fā)起者或會議組織者必須明確該次會議的主要議題，并讓所有與會者知道會議的目的。
2、對例會，同樣組織者應(yīng)明確會議的議題，自己作好準(zhǔn)備，也讓與會者作好準(zhǔn)備。
3、每次會議必須事先通知，并有會議紀(jì)要，讓與會者知曉會議的目的和討論過的事情。
4、會議的時間不宜太長，以解決問題為目的。
以上僅個人觀點，僅供參考。 |
| 題 目：改善氛圍的幾點建議 作 者：昭嶺 (美資企業(yè) wingedbird@163.com) |
首先老張應(yīng)該改變自己對待員工的態(tài)度,這才是溝通的關(guān)鍵所在.員工所反映的溝通不足,在他的態(tài)度上就有所體現(xiàn),比如"他要求項目組成員無論如何每周必須按時參加例會并發(fā)言",這在管理中是不科學(xué)的.例會至少應(yīng)該征求大家的意見,如果是強制進(jìn)行的,對于例會進(jìn)行的目的是相背離的
其次老張對于自己決策有欠考慮之處.比如例會要如何進(jìn)行,是否能達(dá)到目的,如果例會完全成了聊天和無中生有只會與最初想法背離
再次,對于情況的了解不夠深入,比如為什么不融洽,是個人原因還是工作原因,等等
最后,如果例會要提高效率,對于參會人員,討論問題,時間控制都要有事先的安排
以上是我的幾點建議 |
| 題 目：解決溝通問題? 作 者：制造太陽海 (開發(fā)部 makesunsea@vip.sina.com.cn) |
| 通過案例的描述,很顯然問題出現(xiàn)在溝通上面,那么如何做好溝通呢?首先,應(yīng)該依公司整體的情況,作好溝通計劃,在計劃里面明確溝通的目的,溝通的方式,溝通的方法,溝通的場合.其次,應(yīng)該分清各種溝通方式及在什么情況下使用,溝通的方法有,(1)書面和口頭,如EMAIL,相應(yīng)的文檔,口頭傳送信息,(2)正式和非正式的,如正式的有例會,非正式的有平時交流等,再其次采用一些溝通的先進(jìn)的工具.我認(rèn)為平時的非正式溝通比其它的溝通更有利于增進(jìn)同事之間的感情,有利于工作,因此,公司除了明確的例會,應(yīng)該多搞團體活動,如登山,鉤魚等. |
| 題 目：開會要有目標(biāo)及結(jié)論 作 者：wxh (qerw xianghuiw@huiwei.com) |
1. 例會的安排可以包括一些例行的內(nèi)容.其它的內(nèi)容可以從與會者收集,相信參加會議者都有很多想法要表露的.同時可以增加他們參與意識.
2. 要有控制會議的能力,不能漫議.
3. 會議要達(dá)到目標(biāo),會上不能解決的,要記錄下作為遺留問題,下次會議一定要跟蹤.要不問題解決不了,打擊提問題人的積極性.
4. 會議時間不能太長,頻度也不要太密
5. 可以找一些輕松的話題交流.
總之,開會的目的就是為了解決問題,如果目標(biāo)不明確,會議沒有結(jié)論,該會不如不開. |
| 題 目：例會和非正式會議 作 者：張毅君 (Global Technology Center librazh@163.com) |
原因可能有很多種，領(lǐng)導(dǎo)缺乏領(lǐng)導(dǎo)力，中間有員工煽動情緒，客戶刁蠻。。。
1. 設(shè)定例會前要制定好完整的議程，因為例會是重復(fù)性的，所以制定一個框架就好了。這樣不用每次例會都去想一個目標(biāo)。時間要控制好，討論如果偏離議題太遠(yuǎn)要及時糾正。
2. 例會的頻率不能太密或太疏，一般一周一次是采用的比較多的。
3. 員工對于公司工作氛圍的抱怨不是例會就可以解決的。一般這種問題是通過一些非正式的會議或單獨溝通來協(xié)調(diào)的。比如說飯桌上的會議，或者在一些非正式的場合和員工單獨交流交流。
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| 題 目：定義環(huán)境和溝通問題 作 者：tao weijia (Channelon taoweijia@channelon.com.cn) |
可能，項目組人員有心理話要說卻不知道怎么和管理層講，只能說工作環(huán)境不好， 溝通不好之類的話．說明管理者沒有經(jīng)常與組人員溝通了解組人員的環(huán)境，和個人問題．
一個好的項目經(jīng)理會很好的調(diào)動人員的情緒．例會只能解決一部分問題．大部分是覺得的工作細(xì)節(jié)問題．對于組員講的＂環(huán)境和溝通問題＂沒有太大幫助．
也可能，組員對于項目實施的一些方法和制度不滿意，這屬于項目前期的工作沒有做好，如果是開發(fā)隊伍之間的信息輸入輸出不一致發(fā)生的問題，那么開發(fā)團隊之間的信息控制是否在流程上要留意下．所有例會上必須要明確的解決目標(biāo)難題．不然，例會開的象茶話會，茶話會搞得象項目會． |
| 題 目：team or group 作 者：meconsea (山東和華中稅 meconsea@163.com) |
需要的是一個和諧、團結(jié)、戰(zhàn)斗力強的team，而不是一個松散的group。
在保證公司利益的前提下為團隊謀取利益，致力于在團隊中起到核心作用。
我估計你們團隊的效率也是相當(dāng)?shù)拖碌�，要提高工作的主動性和調(diào)整工作態(tài)度�？梢杂靡欢ǖ囊�(guī)章制度來執(zhí)行。注意物極必反。例會是用來討論問題和解決問題的。如果利用例會來融洽關(guān)系和溝通就錯了。融洽關(guān)系和加強溝通是從平時作起的。在公司是同事，出去公司門是朋友，要做到這一點。
一個絕招：請你們團隊吃個飯，注意最后不要開發(fā)票，這樣你可以獲得人心，即使不是在工作也是在平時多了些朋友。
如果請客再不給你面子，你的問題了。 |
| 題 目：頭腦風(fēng)暴 作 者：羅雄 (ABB(中國)有限公司上海分公司 sean-xiong.luo@cn.abb.com) |
1. 你自己覺得自己跟員工的關(guān)系如何？是否有足夠的組織魅力？如果以上兩點存在不足，必須從自身方面積極改進(jìn)。
2. 頭腦風(fēng)暴類型的會議也許在解決問題的同時有助于改善員工關(guān)系。
3. 會議的規(guī)劃和組織是自己應(yīng)該做好的事情。 |
| 題 目：認(rèn)清問題后再解決問題 作 者：趙昊彤 (北京用友軟件工程有限公司 zhaohaotong@hotmail.com) |
這種情況先得弄清楚是大部分員工都認(rèn)為工作氛圍不好，還是個別員工，并且大家認(rèn)識的原因是否一致。
我覺得解決這個問題首先不是依靠所謂的項目例會，項目例會是為了項目成員交流項目進(jìn)展情況，布置新的任務(wù)來召開的，不適合解決個別人的思想問題。
我認(rèn)為這種情況出現(xiàn)后，應(yīng)該先通過個別交流，爭取把這種情緒控制住，別大規(guī)模散播開，然后在分析原因，對證下藥。
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| 題 目：個人意見 作 者：王海飛 (utstarcom通訊有限公司 whaifei@263.net) |
每周安排例會以增加相互的溝通，這是一種很好的方式。但是如果形式過分單一和固定，那么時間長了勢必造成厭煩。因此我覺得：
1、明確例會的目的，每次例會要達(dá)到一個什么目標(biāo)，是要增加相互溝通，還是信息交流，或者是解決問題？
2、變換例會的形式，根據(jù)例會要達(dá)到的目標(biāo)來采用相應(yīng)的形式。比如：此次本周例會主要是增加相互的溝通，促進(jìn)人與人之間的關(guān)系，那么大家下班后搞次聚餐，效果肯定不錯：）；
3、增加會議的控制力度。避免偏移會議目標(biāo)太遠(yuǎn)。 |
| 題 目：我的一點經(jīng)驗 作 者：許利東 (瑞利 hece@sina.com) |
曾經(jīng)有過一個項目，個人認(rèn)為例會制度執(zhí)行得較成功的，在這講一下供參考：
根據(jù)項目管理需要我們設(shè)置了每月一次和每周一次兩種例會，月例會定位為計劃協(xié)調(diào)會，參加人員包括項目總的技術(shù)負(fù)責(zé)人和各分系統(tǒng)的技術(shù)負(fù)責(zé)人，單位行政主管領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)，會議由項目總的技術(shù)負(fù)責(zé)人匯報項目進(jìn)展情況及存在問題，主要協(xié)調(diào)解決計劃、資源保障、人力安排等方面的問題。重大問題由單位行政主管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)決策，因為相關(guān)部門都到了，會上提的問題，基本上都能很好的得以解決。同時，這樣的會其實也是一種計劃的檢查和匯報，對進(jìn)度管理是很好的。另外，每周由項目總技術(shù)負(fù)責(zé)人召集全體項目人員開一次周技術(shù)協(xié)調(diào)會，每個分系統(tǒng)會匯報各自的進(jìn)展情況及存在問題，項目負(fù)責(zé)人主持詳細(xì)的討論和決策。這樣項目負(fù)責(zé)人對技術(shù)措施的落實情況也很把握。這種的例會體系還有助于質(zhì)量、經(jīng)費管理人員了解情況，控制項目質(zhì)量和經(jīng)費開支。當(dāng)然，在例會中要有人記錄和整理各項問題及討論的解決辦法，以便會后進(jìn)一步落實和下次的檢查。 |
| 題 目：我的一點經(jīng)驗 作 者：許利東 (瑞利 hece@sina.com) |
曾經(jīng)有過一個項目，個人認(rèn)為例會制度執(zhí)行得較成功的，在這講一下供參考：
根據(jù)項目管理需要我們設(shè)置了每月一次和每周一次兩種例會，月例會定位為計劃協(xié)調(diào)會，參加人員包括項目總的技術(shù)負(fù)責(zé)人和各分系統(tǒng)的技術(shù)負(fù)責(zé)人，單位行政主管領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)，會議由項目總的技術(shù)負(fù)責(zé)人匯報項目進(jìn)展情況及存在問題，主要協(xié)調(diào)解決計劃、資源保障、人力安排等方面的問題。重大問題由單位行政主管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)決策，因為相關(guān)部門都到了，會上提的問題，基本上都能很好的得以解決。同時，這樣的會其實也是一種計劃的檢查和匯報，對進(jìn)度管理是很好的。另外，每周由項目總技術(shù)負(fù)責(zé)人召集全體項目人員開一次周技術(shù)協(xié)調(diào)會，每個分系統(tǒng)會匯報各自的進(jìn)展情況及存在問題，項目負(fù)責(zé)人主持詳細(xì)的討論和決策。這樣項目負(fù)責(zé)人對技術(shù)措施的落實情況也很把握。這種的例會體系還有助于質(zhì)量、經(jīng)費管理人員了解情況，控制項目質(zhì)量和經(jīng)費開支。當(dāng)然，在例會中要有人記錄和整理各項問題及討論的解決辦法，以便會后進(jìn)一步落實和下次的檢查。 |
| 題 目：團隊溝通 作 者：王淼 (AREVA T&D 上海 gawain.wang@gmail.com) |
首先，老張的出發(fā)點是好的，一個項目團隊如果沒有足夠的內(nèi)部溝通，大家各自為政，這個團隊遲早是要跨掉的。但是通過盲目開會的方式來促進(jìn)溝通卻未必見效。對此案例，我有以下幾點看法：
1.切忌召開沒有目標(biāo)的會議。每一次團隊會議都要有明確的議題，會后要有詳細(xì)的會議報告分發(fā)給每個人。每次會議不宜過長，30分鐘左右為宜，若議題過多可分多次進(jìn)行。
2.內(nèi)部信息透明共享才能消除隔閡。比如可以利用電子平臺等方式將每個團隊成員的工作內(nèi)容、進(jìn)度等信息明確公布。同時項目經(jīng)理有責(zé)任讓團隊成員隨時了解項目進(jìn)展。
3.作為項目經(jīng)理要在團隊中樹立威信，同時要導(dǎo)引團隊發(fā)展，使每個成員逐漸形成良好的工作習(xí)慣。 |
| 題 目：找到根本原因，方能對癥下藥。 作 者：孫泓 (Kinetec.Ds sunhong76@126.com) |
首先，老張要明確員工為什么要抱怨公司的工作氛圍不好，溝通不足。工作氛圍不好在哪里， 溝通不足是員工與上司還是員工之間溝通不足等等。找到原因，方能對癥下藥，當(dāng)然例會制度是個好方法來解決溝通問題，但例會不是萬能靈藥，特別是目的不明確，為溝通而溝通，冗長拖沓的例會更是只能起到事與愿違的效果。一個周例會未必要所有項目成員全部參加，只需要與本周任務(wù)相關(guān)人員參加即可，且時間在半小時左右為宜，主題一定要明確，對于組員的爭吵，要行使決定權(quán)，給予一個公正的裁斷。
除了例會以外，還可以私下與組員個別溝通，了解情況，這樣也許能夠了解到組員更真實的想法。 |
| 題 目：老張，想好了再去做. 作 者：Bob (siecom bob_huang@siecom.com) |
從項目的角度來看老張對待例會問題上，是很失敗的.項目本身就是從計劃到監(jiān)控和管理.
從老張的角度來講，我有以下建議：
1.老張先要知道員工所抱怨的的問題出在那，再去想辦法將這個問題改善.
2.招開例會要有檢討項目的進(jìn)度。
3.不允計項目成員在會議中推拖責(zé)任更不允許爭吵.
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| 題 目：老張，想好了再去做. 作 者：Bob (siecom bob_huang@siecom.com) |
從項目的角度來看老張對待例會問題上，是很失敗的.項目本身就是從計劃到監(jiān)控和管理.
從老張的角度來講，我有以下建議：
1.老張先要知道員工所抱怨的的問題出在那，再去想辦法將這個問題改善.
2.招開例會要有檢討項目的進(jìn)度。
3.不允計項目成員在會議中推拖責(zé)任更不允許爭吵.
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| 題 目：老張，想好了再去做. 作 者：Bob (siecom bob_huang@siecom.com) |
從項目的角度來看老張對待例會問題上，是很失敗的.項目本身就是從計劃到監(jiān)控和管理.
從老張的角度來講，我有以下建議：
1.老張先要知道員工所抱怨的的問題出在那，再去想辦法將這個問題改善.
2.招開例會要有檢討項目的進(jìn)度。
3.不允計項目成員在會議中推拖責(zé)任更不允許爭吵.
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| 題 目：對癥下藥,多管齊下 作 者：姜世偉 (站物 tj-jsw@sohu.com) |
案例中,項目的員工抱怨工作氛圍不好,溝通不足,老張想通過采取例會這一個的措施來解決此問題。然而由于例會缺乏目的和有效的組織，使原本為了解決工作氛圍和溝通的例會反而加劇了這一問題，可謂是火上加油，雪上加霜。
其實針對工作氛圍和溝通不足這一問題，可以通過私下交流和項目活動等各種形式豐富多樣的方式來解決。
目標(biāo)是唯一的，途徑是多樣的，正所謂條條大路通羅馬。 |
| 題 目：老張，你準(zhǔn)備好了嗎 作 者：梁楨 (上海廣平信息系統(tǒng)工程有限公司 dragon21@citiz.net) |
首先，例會是否能解決“工作氛圍不好，溝通不足”的局面我感覺懷疑。也許茶話會也許比例會更能讓項目成員放松，增加溝通機會。所以老張最好能私下了解下工作氣氛不好的原因（個人想法、公司政策等）。
其次，從例會的內(nèi)容來看似乎事前都沒有準(zhǔn)備，從例會的結(jié)果來看似乎沒有人主持，所以會效率低下，所以會控制不住局面有人吵架。是否該提前1天將例會的內(nèi)容通知每個人，例會當(dāng)天每個人都有機會發(fā)言，從而大家提出解決方案。
管理一個團隊需要有“懷柔”，也需要“大棒”。應(yīng)人而異，應(yīng)地制宜，應(yīng)勢利導(dǎo)。
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文章來源：中國項目管理資源網(wǎng)
 高級項目經(jīng)理專題演練課程方案
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