摘要:良好的開端是成功的一半,項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議是一個(gè)項(xiàng)目的開始,因此其對于項(xiàng)目的順利開展非常重要。然而,有不少項(xiàng)目經(jīng)理對項(xiàng)目內(nèi)部啟動(dòng)會(huì)議不重視、走過場,或雖然知道其重要但不知道如何才能將其開好。本文結(jié)合筆者的工作經(jīng)驗(yàn),分別總結(jié)歸納出項(xiàng)目內(nèi)部和外部啟動(dòng)會(huì)議的目的(作用)、需要參會(huì)的人員和會(huì)上需要介紹的主要內(nèi)容,為項(xiàng)目經(jīng)理更好地組織和召開項(xiàng)目內(nèi)、外部啟動(dòng)會(huì)議提供參考。
良好的開端是成功的一半,項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議是一個(gè)項(xiàng)目的開始,因此其對于項(xiàng)目的順利開展非常重要。我們知道,項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議一般由項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)組織和召開。然而,有不少項(xiàng)目經(jīng)理對項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議不重視、走過場,或雖然知道其重要但不知道如何才能將其開好。本文結(jié)合筆者的工作經(jīng)驗(yàn),分別總結(jié)歸納出項(xiàng)目內(nèi)部和外部啟動(dòng)會(huì)議的目的(作用)、需要參會(huì)的人員和會(huì)上需要介紹的主要內(nèi)容,為項(xiàng)目經(jīng)理更好地組織和召開項(xiàng)目內(nèi)、外部啟動(dòng)會(huì)議提供參考。
(一) 項(xiàng)目內(nèi)部啟動(dòng)會(huì)議
項(xiàng)目內(nèi)部啟動(dòng)會(huì)議指在項(xiàng)目承建方內(nèi)部召開的會(huì)議。
1、目的
會(huì)議的目的是讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員對該項(xiàng)目的整體情況(包括項(xiàng)目的建設(shè)背景、項(xiàng)目總體規(guī)劃及項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員等信息)和各自的工作職責(zé)有一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)和了解,為日后協(xié)同開展工作作準(zhǔn)備;同時(shí)獲得領(lǐng)導(dǎo)對項(xiàng)目資源的承諾和保障。
2、需要參加會(huì)議的人員
根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)和會(huì)議的目的,我們可以知道,需要參加項(xiàng)目內(nèi)部啟動(dòng)會(huì)議的人員包括項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)全體成員、項(xiàng)目承建方相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)等。
3、會(huì)上需要介紹的主要內(nèi)容
項(xiàng)目內(nèi)部啟動(dòng)會(huì)議所需要介紹的主要內(nèi)容包括:項(xiàng)目的建設(shè)背景、項(xiàng)目主要干系人信息、項(xiàng)目的基本需求、項(xiàng)目的總體規(guī)劃(包括項(xiàng)目建設(shè)思路、項(xiàng)目總體計(jì)劃等)、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員及其分工、項(xiàng)目存在的風(fēng)險(xiǎn)及應(yīng)對策略和項(xiàng)目資源需求等。
其中“項(xiàng)目總體規(guī)劃”、“項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員及其分工”、“項(xiàng)目存在的風(fēng)險(xiǎn)及其應(yīng)對策略”和“項(xiàng)目資源需求”是會(huì)上需要重點(diǎn)介紹的內(nèi)容。
(二) 項(xiàng)目外部啟動(dòng)會(huì)議
項(xiàng)目外部啟動(dòng)會(huì)議指有項(xiàng)目主要干系人參加的項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議,該會(huì)議一般選擇在建設(shè)方或用戶方現(xiàn)場召開。
1、目的
會(huì)議的目的是讓項(xiàng)目建設(shè)方、用戶方、監(jiān)理方(如有)等項(xiàng)目主要干系方對該項(xiàng)目的整體情況(包括項(xiàng)目的建設(shè)背景、項(xiàng)目總體規(guī)劃及項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員等信息)有一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)和了解,讓項(xiàng)目各主要干系方清楚各自的職責(zé)和義務(wù),讓項(xiàng)目建設(shè)方、用戶方在項(xiàng)目建設(shè)的過程中所需要給予的支持和配合給予承諾,從而讓各方就項(xiàng)目建設(shè)的相關(guān)事宜達(dá)成共識(shí)。
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文章來源:中國項(xiàng)目管理資源網(wǎng)
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