全要素項(xiàng)目溝通初探
2007-3-28 8:29:59 作者：王鐘箐,張欣莉 |
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�。剌S:項(xiàng)目內(nèi)部管理職能
按職能領(lǐng)域可以將項(xiàng)目管理的內(nèi)容分為九個(gè)部分:范圍管理、進(jìn)度管理、成本管理、質(zhì)量管理、人力資源管理、風(fēng)險(xiǎn)管理、采購管理、整體管理和溝通管理〔12〕.各職能部門之間的溝通是項(xiàng)目的內(nèi)部溝通.這與一般企業(yè)的管理溝通類似.
�。剌S的各個(gè)坐標(biāo)點(diǎn)即是項(xiàng)目的各職能領(lǐng)域,Ｘ軸的溝通內(nèi)容代表著項(xiàng)目的內(nèi)部溝通.主要包括項(xiàng)目經(jīng)理與各職能部門之間及時(shí)、準(zhǔn)確的收集、傳播、存貯及最終處置信息,在項(xiàng)目各職能領(lǐng)域成員和信息之間建立聯(lián)系,保證項(xiàng)目內(nèi)部管理的信息暢通.
Ｘ軸,即內(nèi)部溝通的主要功能是協(xié)調(diào)人際關(guān)系,統(tǒng)一項(xiàng)目組織成員對項(xiàng)目目標(biāo)的認(rèn)識(shí),營造良好的項(xiàng)目溝通環(huán)境,增加成員之間的相互聯(lián)系和相互理解,激勵(lì)項(xiàng)目成員的工作積極性和創(chuàng)新性,提高項(xiàng)目成員的工作效率.
�。佥S:項(xiàng)目各干系人
項(xiàng)目中各干系人之間的關(guān)系體現(xiàn)了項(xiàng)目的一次性特點(diǎn):一次性的項(xiàng)目委托人、設(shè)計(jì)咨詢單位、分包商等,項(xiàng)目內(nèi)部與各干系人之間的溝通是項(xiàng)目的外部溝通,如何協(xié)調(diào)干系人的溝通關(guān)系是項(xiàng)目溝通的難點(diǎn)與重點(diǎn).
�。佥S的坐標(biāo)點(diǎn)由各個(gè)項(xiàng)目干系人構(gòu)成,Ｙ軸代表著項(xiàng)目的外部溝通.項(xiàng)目經(jīng)理與各干系人的溝通內(nèi)容包括確定項(xiàng)目干系人的信息溝通需求;利用信息發(fā)布使項(xiàng)目干系人及時(shí)得到需要的信息數(shù)據(jù);收集項(xiàng)目執(zhí)行的績效信息;在管理收尾的時(shí)候產(chǎn)生最后的文檔等.
�。佥S的主要功能除能協(xié)調(diào)各干系人的關(guān)系,保證項(xiàng)目的成功外,還可建立彼此之間的信任感,降低項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn),樹立項(xiàng)目組織自身的信譽(yù)度,使項(xiàng)目組織在業(yè)界有良好的口碑.
�。谳S:項(xiàng)目生命周期
Ｚ軸是項(xiàng)目的生命周期,其坐標(biāo)包括:啟動(dòng)、計(jì)劃、實(shí)施、收尾四個(gè)階段.每一階段的溝通面臨著不同的任務(wù),其落腳點(diǎn)和側(cè)重點(diǎn)是不相同的.
啟動(dòng)階段的溝通文件主要是各種建議書、立項(xiàng)報(bào)告、可行性分析、項(xiàng)目評估等材料;計(jì)劃階段側(cè)重于各種計(jì)劃書、安排表等;實(shí)施階段的溝通集中在解決實(shí)際問題以及控制項(xiàng)目執(zhí)行上面;最后的收尾階段要進(jìn)行對項(xiàng)目質(zhì)量、費(fèi)用等進(jìn)行全面決算審計(jì),并進(jìn)行交接的溝通.
隨著項(xiàng)目的發(fā)展,所處階段次第變化,已經(jīng)制定執(zhí)行的溝通策略在時(shí)間階段向前推移的影響下,不一定滿足管理的需要,如果仍然使用固定的策略,可能導(dǎo)致溝通效率的降低,引起溝通對象的不滿,從而對項(xiàng)目的整體執(zhí)行有著負(fù)面的影響.以前的研究談到項(xiàng)目溝通的內(nèi)容時(shí),沒有強(qiáng)調(diào)在每一個(gè)項(xiàng)目階段的具體溝通應(yīng)該有所不同.將項(xiàng)目生命周期引入溝通坐標(biāo)軸,強(qiáng)調(diào)一種動(dòng)態(tài)變化,強(qiáng)調(diào)項(xiàng)目溝通的縱向適應(yīng)性.溝通的具體內(nèi)容應(yīng)與項(xiàng)目的生命周期緊密相關(guān).
已有的項(xiàng)目溝通研究主要集中在Ｘ軸、Ｙ軸上,即項(xiàng)目內(nèi)部溝通和項(xiàng)目外部溝通;或者在ＸＹ象限,項(xiàng)目的職能部門與各干系人之間的溝通上.Ｚ軸項(xiàng)目生命周期的建立,擴(kuò)大了項(xiàng)目溝通的研究范圍,也為更準(zhǔn)確地定義項(xiàng)目溝通提供了框架.通過項(xiàng)目溝通坐標(biāo)圖,任一項(xiàng)目溝通狀況可以用一個(gè)三維的坐標(biāo)來定義溝通的對象、內(nèi)容以及階段,將紛繁復(fù)雜的溝通狀況簡化,準(zhǔn)確進(jìn)行定位.
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文章來源：中國項(xiàng)目管理資源網(wǎng)
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