及時(shí)發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)上的新問題：在為期一周的工作中，你可能發(fā)現(xiàn)了一些和項(xiàng)目有關(guān)的新問題。在會(huì)上要盡早和團(tuán)隊(duì)成員分享這些新信息，以便大家在討論項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度時(shí)會(huì)考慮到這些問題。但不是任何問題都值得占用會(huì)上的時(shí)間，所以務(wù)必最大程度地精簡信息。
檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)展：按照項(xiàng)目計(jì)劃上的內(nèi)容，讓每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員就其本周任務(wù)完成情況及接下來兩周的計(jì)劃做一簡短匯報(bào)。通過對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)展情況的檢查，你需要了解各項(xiàng)任務(wù)是否在按計(jì)劃進(jìn)行，是否有不能按時(shí)完成的情況出現(xiàn)。此外，你還需要讓團(tuán)隊(duì)成員交流與項(xiàng)目組成員或項(xiàng)目任務(wù)有關(guān)的問題。對(duì)會(huì)議的管理在這一環(huán)節(jié)尤為重要，因?yàn)榭傆腥讼矚g長篇大論，以致占用了不必要的時(shí)間。
關(guān)鍵條目：完成了對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)展的檢查后，立即總結(jié)關(guān)鍵條目。你可以借此機(jī)會(huì)強(qiáng)調(diào)一下核心成員的重要作用，因?yàn)樗麄儗⒅苯佑绊懙疥P(guān)鍵條目的完成。同時(shí)，你也可以在此討論一下可行的方案，從而給團(tuán)隊(duì)成員提供一定的指導(dǎo)。
提問和討論時(shí)間：給團(tuán)隊(duì)成員留一些時(shí)間，使他們能夠就討論中未涉及的問題進(jìn)行提問。這時(shí)，你又可以借機(jī)強(qiáng)調(diào)一下那些你在之前或會(huì)上發(fā)現(xiàn)的關(guān)鍵問題。
總結(jié)并列出行動(dòng)條目：務(wù)必要做項(xiàng)目進(jìn)展總結(jié)，并根據(jù)會(huì)議內(nèi)容列出行動(dòng)條目，從而更有效地推動(dòng)項(xiàng)目前進(jìn)。
結(jié)束會(huì)議：用鼓勵(lì)的話語和積極的期望來結(jié)束會(huì)議。要時(shí)刻強(qiáng)調(diào)團(tuán)隊(duì)協(xié)作，鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)成員互相幫助確保項(xiàng)目的成功完成。
會(huì)后通訊：每次會(huì)后，我都會(huì)及時(shí)地發(fā)布通訊，回顧一下進(jìn)展會(huì)議上的重要問題，列出相關(guān)的具體行動(dòng)條目。
關(guān)鍵問題值得注意轉(zhuǎn)貼于：中國項(xiàng)目管理資源網(wǎng)
以下這些關(guān)鍵問題是你在組織項(xiàng)目進(jìn)展會(huì)議時(shí)需要考慮的：
按時(shí)開始會(huì)議。
清楚項(xiàng)目存在的緊迫問題。
清楚當(dāng)前的瓶頸并知道如何消除它們。
重視會(huì)上發(fā)現(xiàn)的問題及隱患。
利用進(jìn)展會(huì)議增進(jìn)成員責(zé)任感。
批評(píng)時(shí)以整個(gè)團(tuán)隊(duì)為對(duì)象。對(duì)個(gè)別團(tuán)隊(duì)成員的表揚(yáng)可在會(huì)上提出。
會(huì)議長度不宜超過1小時(shí)。
重大問題可另外開會(huì)解決。
注意節(jié)約團(tuán)隊(duì)的時(shí)間。單獨(dú)開會(huì)解決那些只與個(gè)別團(tuán)隊(duì)成員有關(guān)的問題。
記住，大家都在密切地關(guān)注著你作為項(xiàng)目經(jīng)理是如何領(lǐng)導(dǎo)整個(gè)項(xiàng)目的，你的領(lǐng)導(dǎo)力將會(huì)影響到整個(gè)團(tuán)隊(duì)的工作狀況及項(xiàng)目的成敗。根據(jù)上述要點(diǎn)去準(zhǔn)備，你一定能夠建立一種很好的工作氛圍，從而使整個(gè)項(xiàng)目取得成功。
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文章來源：CNET科技資訊網(wǎng)
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