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例子-1：
Objective： 團(tuán)隊(duì)春游準(zhǔn)備會議
Agenda：
1. 討論如何收集員工的意見；
√收集的方法講解 [Action] Steve
2. 選出4條可供員工選擇的路線；
√路線的講解,包括預(yù)算與時間要求 [Action] Rick
3. 旅游期間值班的問題;
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這是一個簡單的例子，從會議的agenda里面可以看出，會議的目的是什么；會議的主要流程，任務(wù)是什么；有誰要求在會議中做講話，也就是action；
當(dāng)然會議還有一個重要的元素，會議持續(xù)的時間與參與的人。這個例子里面并沒有明確地寫出來。但是如果你的公司是用Outlook來作為郵件服務(wù)器，那么在你發(fā)出這封郵件的時候，當(dāng)然也把會議start time 與end time設(shè)置好與收件人設(shè)置好。參與的人誰是require的, 誰是optional的,這個在outlook里面也可以設(shè)置.
2. 假設(shè)我們按照前面的例子把會議前的agenda寫得很清楚，參加會議的人員也準(zhǔn)備充分，會議進(jìn)行得很順利。那么是否我們就可以說我們的會議很成功呢？我們還漏了一點(diǎn)，這點(diǎn)在北美這里尤其突出, 他們把會議結(jié)束后發(fā)minutes養(yǎng)成了習(xí)慣。作為會議的組織者，一般我們都要求在會議之后，對會議要有一個Minutes（總結(jié)），通過會議我們達(dá)成了那些共識,把那些問題解決了; 還有那些事情還沒做好; 該怎么去做好. 在minutes里面如果有沒有完成或者是根據(jù)新的需求提出的任務(wù)，這時候我們還需要給這些任務(wù)分配相應(yīng)的人去把它完成, 這個也就是上面提到的Action。 這樣每一個團(tuán)隊(duì)成員開完一個會議之后就對自己所要干的話更加了解，該做些什么，什么時候要完成等等.
3. 例會的過于自由氣氛. 如果把國外開會時候的那種自由照搬過來中國用，我覺得并不實(shí)際。畢竟兩個國家的文化差異太大，外國的公司很尊重個人, 大多數(shù)中國人接受的都是中國傳統(tǒng)的教育, 我們是以集體為大, 所以我認(rèn)為大多數(shù)的中國人都不能接受如此自由的開會方式。但是我們又必須提倡自由發(fā)言，讓會議之中充滿輕松，自由的氣氛。但是要做到既輕松而又不散漫，這個我覺得比較難做到，希望大家能在這方面上給我多點(diǎn)意見。
這是我的一點(diǎn)點(diǎn)體會，希望大家能夠從中受益！
Rick 北美
29th Nov. 2005
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文章來源：中國項(xiàng)目管理資源網(wǎng)
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