溝通計劃包括決定項目涉及人的信息和溝通需求：誰需要什么信息；什么時候需要；怎么獲得。雖然所有的項目都需要溝通項目信息，但信息需求和傳播方式差別很大。確認涉及人的信息需求和決定滿足需求的適當方式是項目獲得成功的重要因素。
對于大多數(shù)項目，溝通計劃的大部分工作作為項目前期階段的一部分來完成。然而本過程的結(jié)果在項目進行中應(yīng)時常被復查和修訂（如有需要）以確保持續(xù)的應(yīng)用性。
溝通計劃常常與組織計劃緊密聯(lián)系在一起，因為項目的組織結(jié)構(gòu)對項目溝通要求有重大影響。
溝通計劃輸入（inputs to communication planning）
1. 溝通要求。溝通要求是項目涉及人信息需求（information requirements）的總和。需求結(jié)合信息類型和格式定義。信息的類型和格式在信息的數(shù)值分析中必須的。項目資源只有通過信息個溝通才能獲得擴展，信息使項目成功，缺乏溝通會導致失敗。項目的資源應(yīng)當花費并且僅能花費在溝通信息上。決定項目溝通通常所需要信息有：
項目組織和項目涉及人責任關(guān)系；
涉及項目的紀律，行政部門、專業(yè)；
項目所需人員的推算以及應(yīng)分配的位置；
外部信息需求（例如，同媒體的溝通）。
2. 溝通技巧。在項目的基本單位之間來回傳遞信息，所能使用的技術(shù)和方法可能差異很大：從簡短的談話到長期的會議；從簡單的書面文件到即時查詢的在線的進度表和數(shù)據(jù)庫�？赡苡绊戫椖繙贤ǖ募夹g(shù)因素有：
信息需求的即時性--項目的成功是取決于即時通知頻繁更新的信息，還是通過定期發(fā)行的報告已足夠？
技術(shù)的有效性（the availability of technology）--已到位的系統(tǒng)運行良好嗎？還是系統(tǒng)要作一些變動?
預期的項目人員配置--計劃中的溝通系統(tǒng)是否同項目參與方的經(jīng)驗和知識相兼容？還是需要大量的培訓和學習？
項目工期的長短(the length of project)--現(xiàn)有技術(shù)在項目結(jié)束前是否已經(jīng)變化以至于必須采用更新的技術(shù)？
制約因素。制約因素是限制項目管理小組作出選擇的因素。例如，如果需要大量地采購項目資源，那么處理合同的信息就需要更多考慮。當項目按照合同執(zhí)行時，特定的合同條款也會影響溝通計劃。
假設(shè)因素。對計劃中的目的來說，假設(shè)因素是被認為真實的確定的因素。假設(shè)通常包含一定程度的風險。他們可在本處確定，或者他們也可是風險識別過程的輸出。
溝通計劃的工具和方法（tools and techniques for communication planning）
1. 項目涉及人分析(stakeholder analysis)。為了對項目涉及人的信息需求和信息資源形成一種系統(tǒng)的和符合邏輯的觀點以滿足需求，應(yīng)對多種多樣項目涉及人的信息需求加以分析。此種分析應(yīng)考慮那些適合于項目且能提供所需要信息的方法和技術(shù)。應(yīng)注意避免在不需要的信息和不適合的技術(shù)上浪費資源。
此文章共有2頁 1 2 下一頁
文章來源：中國項目管理資源網(wǎng)
|
Leadge.com首頁 > 知識庫 