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注重項(xiàng)目管理體系建設(shè)，提高項(xiàng)目績效
2009-9-2 10:57:07  作者：高福春
  摘  要：本文系統(tǒng)闡述一個(gè)組織如何建立一套適合組織項(xiàng)目特點(diǎn)的項(xiàng)目管理體系，以及如何運(yùn)作與管理組織中的項(xiàng)目。為便于更好地理解項(xiàng)目管理，首先介紹了人們對項(xiàng)目成功的理解，闡述了影響項(xiàng)目成功的主要因素，以及項(xiàng)目管理對項(xiàng)目成功的影響。分析了目前大多數(shù)組織中項(xiàng)目管理的現(xiàn)狀和存在的問題。并對項(xiàng)目管理內(nèi)涵與組織價(jià)值，以及不同組織的項(xiàng)目管理驅(qū)動(dòng)模式作了概略的描述。提出了項(xiàng)目管理是一種組織行為而非個(gè)人行為這一觀點(diǎn)，強(qiáng)調(diào)建立多級項(xiàng)目管理控制體系才是組織項(xiàng)目成功、提高項(xiàng)目績效的根本保障。

文中詳細(xì)分析了常見的組織項(xiàng)目管理控制模型，介紹了組織中各級項(xiàng)目管理控制者的責(zé)權(quán)劃分方式與方法，以及項(xiàng)目過程控制的內(nèi)容與實(shí)現(xiàn)方法。闡述了項(xiàng)目過程模型、項(xiàng)目管理流程與規(guī)范之間的關(guān)系，并分析了典型項(xiàng)目管理流程中的項(xiàng)目管理過程劃分、主要任務(wù)與職責(zé)分工。指出項(xiàng)目總結(jié)積累是項(xiàng)目管理水平提高的重要保證。同時(shí)，強(qiáng)調(diào)組織在注重項(xiàng)目管理體系建設(shè)的同時(shí)，應(yīng)特別重視項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)的作用。并結(jié)合項(xiàng)目管理發(fā)展的特點(diǎn)，提出了組織項(xiàng)目管理發(fā)展的三步曲建議。
 

1 項(xiàng)目管理在組織中的應(yīng)用
轉(zhuǎn)自項(xiàng)目管理者聯(lián)盟
項(xiàng)目存在于每個(gè)組織大量的運(yùn)作活動(dòng)中，雖然項(xiàng)目的性質(zhì)、規(guī)模、投資大小以及使用的技術(shù)要求千差萬別，從工程浩大的三峽水利工程、到延續(xù)幾天的小型工程設(shè)備安裝項(xiàng)目，從管理的角度分析，項(xiàng)目運(yùn)作本身又都有其共性，都經(jīng)歷項(xiàng)目啟動(dòng)、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目實(shí)施（包括項(xiàng)目執(zhí)行、項(xiàng)目監(jiān)控）和項(xiàng)目收尾過程。所涉及的管理技術(shù)都包括項(xiàng)目范圍管理、時(shí)間管理、費(fèi)用管理、質(zhì)量管理、風(fēng)險(xiǎn)管理、人力資源管理、采購管理、溝通管理和項(xiàng)目整體管理問題。組織有意或無意都會將管理理論用于所運(yùn)作的項(xiàng)目中。這也就是項(xiàng)目管理在組織中的具體應(yīng)用。

1.1  項(xiàng)目管理的重要性項(xiàng)目經(jīng)理博客
每個(gè)項(xiàng)目在組織活動(dòng)中的重要性各不相同，對組織的影響有大有小，但有一點(diǎn)是相同的，這就是每個(gè)組織都希望所實(shí)施的項(xiàng)目能夠成功�？偟膩碚f，影響項(xiàng)目成功的因素歸納起來有以下五個(gè)方面的因素。



                圖1  影響項(xiàng)目成功的因素

第一個(gè)因素是人員。人員是項(xiàng)目執(zhí)行的主體，項(xiàng)目人員的知識與技能對項(xiàng)目的成功起著至關(guān)重要的作用；

第二個(gè)因素是項(xiàng)目過程，即項(xiàng)目的過程管理，也就是項(xiàng)目管理，它是項(xiàng)目成功的重要保證；

第三個(gè)因素是項(xiàng)目產(chǎn)品，即項(xiàng)目本身的難易程度會直接影響項(xiàng)目的成功，同時(shí)也表明，有構(gòu)成項(xiàng)目產(chǎn)品零、部件（廣義的零、部件概念）構(gòu)成方面的儲備有利于項(xiàng)目的成功；

第四個(gè)因素是項(xiàng)目所采用的技術(shù)與工具，技術(shù)與工具直接影響著項(xiàng)目的質(zhì)量、費(fèi)用與效率，直接影響項(xiàng)目的成敗與績效；

第五個(gè)因素是項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)，好的項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)有助于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)績效的提高、項(xiàng)目資源的獲得與客戶的認(rèn)可，有利于項(xiàng)目的成功；

對于一個(gè)將通過“過程”實(shí)現(xiàn)價(jià)值的“服務(wù)型組織”來說，項(xiàng)目管理體系的建設(shè)直接關(guān)系著其項(xiàng)目的績效與成敗。而對于“產(chǎn)品型組織”來說，產(chǎn)品開發(fā)的效率與成敗同樣影響組織的產(chǎn)品競爭與市場競爭�？梢灾v，項(xiàng)目管理已經(jīng)成為企業(yè)核心競爭力的重要組成部分。

1.2  項(xiàng)目成功的含義
1997年美國的一項(xiàng)項(xiàng)目狀況調(diào)查表明，“每年有 31% 以上的項(xiàng)目失敗或取消，有 53% 的項(xiàng)目超過預(yù)計(jì)時(shí)間的一倍”。應(yīng)該說項(xiàng)目的成功率并不高，國內(nèi)雖然沒有這方面的統(tǒng)計(jì)數(shù)字，相信不會比這個(gè)調(diào)查結(jié)果好多少。我們在介紹項(xiàng)目管理體系之前簡要介紹一些有關(guān)“項(xiàng)目成功”的不同說法。

“項(xiàng)目成功”有不同的說法，歸納起來有以下四種具有代表性的說法：

（1）傳統(tǒng)定義：項(xiàng)目完成時(shí)，滿足預(yù)先確定的項(xiàng)目范圍、項(xiàng)目進(jìn)度時(shí)間和項(xiàng)目質(zhì)量要求，即為項(xiàng)目成功。

（2）動(dòng)態(tài)定義：主要的項(xiàng)目利益相關(guān)人（包括客戶、高層管理者、項(xiàng)目小組、及項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)等）在該項(xiàng)目完成許久后，仍同意項(xiàng)目是成功的，即為項(xiàng)目成功。

（3）商業(yè)定義：一個(gè)項(xiàng)目的結(jié)果符合企業(yè)策略，產(chǎn)生足夠的現(xiàn)金回流，為股東創(chuàng)造的價(jià)值足以支持此項(xiàng)目費(fèi)用及運(yùn)營開資，并產(chǎn)生利潤，即為項(xiàng)目成功。

（4）流行定義：項(xiàng)目滿足預(yù)先確定的項(xiàng)目范圍、項(xiàng)目進(jìn)度時(shí)間和項(xiàng)目質(zhì)量要求，同時(shí)項(xiàng)目產(chǎn)品可用、高效，客戶滿意，即為項(xiàng)目成功（見圖1）。



圖1  項(xiàng)目成功的要素與條件

在當(dāng)今這個(gè)全球經(jīng)濟(jì)一體化進(jìn)程逐步深化，市場競爭進(jìn)一步加劇的情況下，將客戶利益放在第一位，接受第四種項(xiàng)目成功定義對企業(yè)策略、組織與流程制定，以及企業(yè)文化的建設(shè)應(yīng)該是有益的，也有利于企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

1.3  組織項(xiàng)目管理中常見的問題項(xiàng)目經(jīng)理圈子
我國正規(guī)的項(xiàng)目管理研究起步比較晚，項(xiàng)目管理知識的普及程度也比較低，這樣也就導(dǎo)致現(xiàn)在大多數(shù)組織中的項(xiàng)目管理或多或少存在著這樣或那樣的問題，應(yīng)該講也是正�，F(xiàn)象。主要表現(xiàn)為：

®        項(xiàng)目管理缺乏系統(tǒng)性：項(xiàng)目運(yùn)作主要體現(xiàn)為過程行為，項(xiàng)目的任務(wù)細(xì)分與計(jì)劃性不夠，造成項(xiàng)目進(jìn)度延遲、資源浪費(fèi)、質(zhì)量低下或項(xiàng)目失敗。

®        項(xiàng)目管理控制體系不健全：大部分組織缺乏完整的項(xiàng)目管理體系，相關(guān)的責(zé)權(quán)不夠分明，項(xiàng)目管理的漏洞較多，缺乏協(xié)調(diào)性。

®        不重視項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)技巧：項(xiàng)目經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)技能較弱，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)建設(shè)出現(xiàn)問題的例子也時(shí)常出現(xiàn)，如項(xiàng)目中途合作各方散伙、項(xiàng)目經(jīng)理不能得到組織高層領(lǐng)導(dǎo)及客戶的有效支持等，常常導(dǎo)致項(xiàng)目中途下馬，項(xiàng)目成員效率低下等。

®        項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)防范意識缺乏：很多組織的項(xiàng)目管理沒有風(fēng)險(xiǎn)防范計(jì)劃。項(xiàng)目的可行性分析留于形式；項(xiàng)目計(jì)劃時(shí)不注重項(xiàng)目中的自然、經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、管理與運(yùn)作中的風(fēng)險(xiǎn)分析；項(xiàng)目實(shí)施中不重視風(fēng)險(xiǎn)的監(jiān)控；因項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理不當(dāng)招致的項(xiàng)目失敗不在少數(shù)。

®        不注重項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)總結(jié)：大多數(shù)組織沒有項(xiàng)目收尾的項(xiàng)目總結(jié)過程。導(dǎo)致項(xiàng)目管理原地踏步，項(xiàng)目績效較低。每個(gè)項(xiàng)目的運(yùn)作過程中都會有所收獲，同時(shí)也一定會有應(yīng)吸取的教訓(xùn)，這些經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)與共享是組織項(xiàng)目管理水平提供的原動(dòng)力。

2  項(xiàng)目管理與組織類型
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2.1  項(xiàng)目管理內(nèi)涵www.mypm.net
理論上講，項(xiàng)目管理包含九大知識領(lǐng)域、五個(gè)過程。這九大知識領(lǐng)域分別是項(xiàng)目范圍管理、時(shí)間管理、費(fèi)用管理、質(zhì)量管理、風(fēng)險(xiǎn)管理、人員管理、采購管理、溝通管理和項(xiàng)目整體管理問題。五大項(xiàng)目過程是項(xiàng)目啟動(dòng)過程、項(xiàng)目計(jì)劃過程、項(xiàng)目執(zhí)行過程、項(xiàng)目監(jiān)控過程和項(xiàng)目收尾過程。項(xiàng)目管理的本質(zhì)就像其字面上所體現(xiàn)的一樣，就是“項(xiàng)目（過程）”和“管理（過程）”相結(jié)合的產(chǎn)物，如圖2所示。由于不同類型項(xiàng)目過程的差異性很大，通用的適合于所有項(xiàng)目的過程與相關(guān)的管理技術(shù)也只能抽象的，在組織實(shí)際的項(xiàng)目管理體系建設(shè)中必須將這些管理技術(shù)與項(xiàng)目過程緊密結(jié)合，這樣的項(xiàng)目管理才具有指導(dǎo)意義。



                           圖2  項(xiàng)目管理中的項(xiàng)目過程與管理過程

因此，組織實(shí)際的項(xiàng)目運(yùn)作過程中，學(xué)會項(xiàng)目管理技術(shù)本身不是一件困難的事情，困難的是如何將這些項(xiàng)目管理技術(shù)運(yùn)用于組織的項(xiàng)目過程中。同時(shí)，不同行業(yè)驅(qū)動(dòng)組織發(fā)展的組織結(jié)構(gòu)的差異導(dǎo)致將項(xiàng)目管理控制與組織機(jī)構(gòu)相結(jié)合，建立一個(gè)合理項(xiàng)目管理驅(qū)動(dòng)體系變得更為困難。

從項(xiàng)目的角度看項(xiàng)目管理和從組織的高度看項(xiàng)目管理的結(jié)果是不同的。從項(xiàng)目的角度看是如何管理好項(xiàng)目，即要做好項(xiàng)目管理。從組織的角度看是如何管理好一批項(xiàng)目，則是應(yīng)該如何建立一個(gè)項(xiàng)目管理體系。組織不僅僅要重視項(xiàng)目管理技術(shù)，更應(yīng)該注重組織項(xiàng)目管理體系的建設(shè)。

項(xiàng)目管理體系的建立涉及項(xiàng)目管理流程與規(guī)范、也涉及組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、角色與職責(zé)。項(xiàng)目管理體系就是項(xiàng)目過程、管理過程與組織結(jié)構(gòu)相結(jié)合的產(chǎn)物。



                                 圖3   項(xiàng)目運(yùn)做與管理模式

宏觀上講，項(xiàng)目管理可以劃分為項(xiàng)目資源支持保證部分、項(xiàng)目核心過程部分、項(xiàng)目質(zhì)量控制部分（包括質(zhì)量管理和文檔管理）和項(xiàng)目管理活動(dòng)（項(xiàng)目評估、實(shí)施策略、過程監(jiān)控等），各部分關(guān)系見圖3。項(xiàng)目管理體系的建設(shè)就是要解決項(xiàng)目管理流程與組織機(jī)構(gòu)控制之間的關(guān)系。

2.2  組織價(jià)值
每個(gè)組織都有其自身存在的價(jià)值，從大的方面講，任何組織存在的價(jià)值在于要向它的客戶提供價(jià)值，這種價(jià)值的體現(xiàn)表現(xiàn)為二種形式：一種是產(chǎn)品，另一種是服務(wù)（現(xiàn)在的概念服務(wù)也是產(chǎn)品）。產(chǎn)品與服務(wù)的差別主要在于：

®        “產(chǎn)品”在提供給客戶時(shí)其規(guī)格性能、質(zhì)量與價(jià)格（成本）已經(jīng)確定，客戶的滿意體現(xiàn)在是對看得見、摸得著的已有產(chǎn)品。產(chǎn)品的生產(chǎn)控制過程是在工廠中完成，產(chǎn)品生產(chǎn)管理是一種運(yùn)營管理，不是項(xiàng)目管理。但這類組織中的產(chǎn)品立項(xiàng)開發(fā)確是個(gè)典型的項(xiàng)目管理應(yīng)用。

®        “服務(wù)”與產(chǎn)品的差異在于在客戶簽訂購買協(xié)議時(shí)，拿到的只是一紙協(xié)議，服務(wù)內(nèi)容的交付需要一個(gè)交付過程，而這個(gè)交付過程一般具有項(xiàng)目管理的特征，過程中會涉及服務(wù)內(nèi)容、進(jìn)度與質(zhì)量的問題。很多“服務(wù)合同”具有項(xiàng)目的特征，因此很多組織的“服務(wù)”合同按項(xiàng)目模式進(jìn)行管理，如建筑工程、IT行業(yè)的系統(tǒng)集成項(xiàng)目、定制應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)，需要進(jìn)行項(xiàng)目管理。

項(xiàng)目管理在不同組織中所處的地位也相差甚遠(yuǎn)，不同行業(yè)有不同的項(xiàng)目管理模式�？偟膩碚f，“產(chǎn)品型組織”一般將工作重心放在生產(chǎn)管理中，但同時(shí)也應(yīng)兼顧類似產(chǎn)品開發(fā)這樣的項(xiàng)目管理�！胺⻊�(wù)型組織”應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目規(guī)模、費(fèi)用與質(zhì)量要求，應(yīng)特別注重服務(wù)過程的項(xiàng)目管理。

2.3  項(xiàng)目管理的驅(qū)動(dòng)模式
“產(chǎn)品型組織”與“服務(wù)型組織”有著不同的項(xiàng)目管理驅(qū)動(dòng)模式。

“產(chǎn)品型組織”的價(jià)值在于向其客戶提供產(chǎn)品，項(xiàng)目管理更多的存在于為增強(qiáng)自身競爭實(shí)力所進(jìn)行的產(chǎn)品開發(fā)項(xiàng)目和其它建設(shè)項(xiàng)目中，項(xiàng)目的原始驅(qū)動(dòng)來自于組織內(nèi)部的需求。項(xiàng)目范圍、質(zhì)量與費(fèi)用的控制主要由組織內(nèi)部控制。典型項(xiàng)目的過程模型如下圖。



                              圖4  產(chǎn)品型組織典型的項(xiàng)目模式

項(xiàng)目階段2可以根據(jù)項(xiàng)目規(guī)模和項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)等因素拆分為多個(gè)階段。不同類型項(xiàng)目可以有不同的階段劃分。

“服務(wù)型組織”的價(jià)值是通過向客戶提供服務(wù)來實(shí)現(xiàn)的，對服務(wù)過程的管理是典型的項(xiàng)目管理，項(xiàng)目管理是“服務(wù)型組織”保證服務(wù)質(zhì)量的重要保證。因此，“服務(wù)型組織”應(yīng)特別注重項(xiàng)目管理體系的建設(shè)。服務(wù)項(xiàng)目來自于市場，組織通過市場行為獲得訂單，客戶訂單是驅(qū)動(dòng)項(xiàng)目管理的動(dòng)力。在很大程度上講，項(xiàng)目范圍、質(zhì)量與費(fèi)用更多的受制于客戶的需求，項(xiàng)目經(jīng)理與組織的靈活性相對較小。這類項(xiàng)目的過程模型基本可以表示為如下圖所示。



                              圖5  服務(wù)型組織典型的項(xiàng)目模式

“服務(wù)型組織”內(nèi)部也會存在為增加自身競爭實(shí)力而實(shí)施的內(nèi)部項(xiàng)目，這種內(nèi)部項(xiàng)目與“產(chǎn)品型組織”的驅(qū)動(dòng)模式相同。

由于“產(chǎn)品型組織”和“服務(wù)型組織”項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)來源的差異，其項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置與責(zé)權(quán)會有一定的差異，組織在進(jìn)行項(xiàng)目管理體系建設(shè)時(shí)應(yīng)有所重視。但項(xiàng)目管理的本質(zhì)是一致的。

2.4  項(xiàng)目管理是組織行為www.mypm.net
很多人有一種較為片面的看法，認(rèn)為項(xiàng)目的成功與失敗是項(xiàng)目經(jīng)理的事，其實(shí)不然，雖然項(xiàng)目經(jīng)理對項(xiàng)目的成功與失敗是負(fù)有很大的責(zé)任，但不是全部。項(xiàng)目管理首先是一種組織行為而非個(gè)人行為，項(xiàng)目過程活動(dòng)充其量也只是一種團(tuán)隊(duì)行為。圖6為不同組織中項(xiàng)目經(jīng)理的權(quán)利情況（摘自PMBOK2000）�？梢钥闯觯煌M織中項(xiàng)目經(jīng)理的地位千差萬別，他所擁有的權(quán)利也有很大的差別，一般來講，項(xiàng)目經(jīng)理更多只是計(jì)劃與執(zhí)行，項(xiàng)目范圍、進(jìn)度、質(zhì)量與變更的決策權(quán)更多的掌握在上層（有關(guān)組織類型方面的資料可參見相關(guān)項(xiàng)目管理書籍或管理書籍）。

組織結(jié)構(gòu)
項(xiàng)目特點(diǎn)
職能型組織
矩陣型組織
項(xiàng)目型組織
弱
中等
強(qiáng)
少或沒有
有限
低到中
中到高
高或全部
人員時(shí)間分配到
項(xiàng)目中的百分比
實(shí)際沒有
0~25%
15~60%
50~95%
85~100%
部分時(shí)間
部分時(shí)間
全職
全職
全職
項(xiàng)目協(xié)調(diào)人
/項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)
項(xiàng)目協(xié)調(diào)人
/項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)
/項(xiàng)目官員
部分時(shí)間
部分時(shí)間
部分時(shí)間
全職
全職


圖6  組織系統(tǒng)對項(xiàng)目的影響


3          建立項(xiàng)目管理的多級控制體系

項(xiàng)目管理是項(xiàng)目過程和管理過程相結(jié)合的產(chǎn)物，具體組織的項(xiàng)目管理要結(jié)合其所從事項(xiàng)目的過程特點(diǎn)及組織管理結(jié)構(gòu)來進(jìn)行。項(xiàng)目過程實(shí)際上就是具體項(xiàng)目細(xì)分任務(wù)沿時(shí)間坐標(biāo)軸上的分布。例如，對于一個(gè)軟件產(chǎn)品開發(fā)項(xiàng)目可以表述為以下的一個(gè)過程（見圖7）。



圖7  軟件產(chǎn)品開發(fā)項(xiàng)目過程模型

而在項(xiàng)目推進(jìn)過程中，出于對項(xiàng)目范圍、質(zhì)量、時(shí)間進(jìn)度與費(fèi)用控制的考慮，需要對項(xiàng)目有所控制。為便于項(xiàng)目的執(zhí)行與控制，根據(jù)項(xiàng)目推進(jìn)的時(shí)間順序，項(xiàng)目管理將項(xiàng)目抽象為五個(gè)管理過程，即項(xiàng)目啟動(dòng)過程、計(jì)劃過程、執(zhí)行過程、控制過程與收尾過程，針對項(xiàng)目的五個(gè)過程，定義項(xiàng)目各過程應(yīng)完成的主要工作。項(xiàng)目管理就是將這些管理技術(shù)運(yùn)用于具體的項(xiàng)目過程中。在任何組織中，項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目管理層、與項(xiàng)目客戶處于各自利益考慮，都會對項(xiàng)目范圍、進(jìn)展、質(zhì)量與費(fèi)用進(jìn)行監(jiān)控。而這些角色的責(zé)權(quán)利便構(gòu)成了組織的項(xiàng)目管理控制體系。

3.1  建立多級項(xiàng)目管理控制體系
3.1.1  項(xiàng)目管理的責(zé)權(quán)體系項(xiàng)目管理者聯(lián)盟
項(xiàng)目管理的核心問題就是對項(xiàng)目范圍、進(jìn)度與費(fèi)用的折衷控制，而項(xiàng)目多級控制管理體系的核心也就是項(xiàng)目范圍、進(jìn)度與費(fèi)用控制權(quán)限在不同角色之間的分配，圖8和圖9是項(xiàng)目控制體系的一個(gè)例子。



圖8  項(xiàng)目多級控制體系

圖8的項(xiàng)目多級監(jiān)控體系結(jié)構(gòu)只是一個(gè)示意表示，不同組織中項(xiàng)目管理層（PMO）可以表現(xiàn)為多種不同的形態(tài)，它可以是一個(gè)實(shí)際的物理機(jī)構(gòu)，也可以是一個(gè)虛擬的機(jī)構(gòu)，根據(jù)需要隨時(shí)組成。同時(shí)，項(xiàng)目管理層（PMO）可以為多個(gè)不同的控制，細(xì)分控制職責(zé)。圖8中的項(xiàng)目客戶可以是“服務(wù)型組織”的外部客戶，也可以是“產(chǎn)品型組織”的內(nèi)部客戶（內(nèi)部客戶不一定處于項(xiàng)目控制的頂層）。




圖9  項(xiàng)目控制體系的權(quán)責(zé)

圖9中所示的項(xiàng)目管理體系各層的權(quán)責(zé)可以根據(jù)具體組織的需要確定，此處只是示意。

其次，在項(xiàng)目管理控制體系中，應(yīng)明確各層控制角色在項(xiàng)目不同階段的主要職責(zé)及控制方式，即通過怎樣的途徑參與項(xiàng)目的控制。

3.1.2  注重項(xiàng)目過程控制
項(xiàng)目過程控制是項(xiàng)目控制的統(tǒng)稱，基本包括以下內(nèi)容：

®        項(xiàng)目階段控制：是指項(xiàng)目啟動(dòng)、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目實(shí)施（包括項(xiàng)目執(zhí)行與項(xiàng)目監(jiān)控）及項(xiàng)目總結(jié)四大階段的階段審批。只有通過項(xiàng)目的階段審批，項(xiàng)目才能進(jìn)入下一個(gè)階段。階段審批的級別在不同組織中，可以表現(xiàn)在不同的決策層面上，在圖8的多層控制體系中，可能表現(xiàn)為2種審批，組織內(nèi)部審批在項(xiàng)目管理層PMO，組織外部審批在客戶端，是否需要組織外部審批，取決于客戶在項(xiàng)目合同中的要求。

®        項(xiàng)目里程碑審批：是指根據(jù)組織項(xiàng)目管理流程要求，對設(shè)置在項(xiàng)目各階段上的項(xiàng)目控制點(diǎn)的一種審批。制定項(xiàng)目計(jì)劃時(shí)，根據(jù)項(xiàng)目過程模型、項(xiàng)目規(guī)模及風(fēng)險(xiǎn)情況，將項(xiàng)目按時(shí)間順序劃分為幾個(gè)能夠標(biāo)志項(xiàng)目進(jìn)程的標(biāo)志，即為項(xiàng)目的里程碑。項(xiàng)目里程碑審批根據(jù)項(xiàng)目性質(zhì)與規(guī)模的差異可能有較大的差異，根據(jù)項(xiàng)目控制點(diǎn)的重要程度可以有多個(gè)審批層次。常見的里程碑審批存在于項(xiàng)目實(shí)施階段，實(shí)際上，項(xiàng)目計(jì)劃階段也可能會有低層次的審批。

®        項(xiàng)目變更管理：項(xiàng)目執(zhí)行過程中，出現(xiàn)與項(xiàng)目計(jì)劃不符的項(xiàng)目范圍、進(jìn)度、與費(fèi)用的變化是正常現(xiàn)象，以上三項(xiàng)項(xiàng)目要素中任何一個(gè)要素的變化都會導(dǎo)致項(xiàng)目計(jì)劃的變更，組織的項(xiàng)目管理流程應(yīng)該定義如何處理這些變更，清楚定義項(xiàng)目變更申請、審批控制流程，以及項(xiàng)目管理控制人員的控制權(quán)限，并確定項(xiàng)目計(jì)劃變更信息發(fā)布方案。

®        項(xiàng)目績效評估：項(xiàng)目績效是將項(xiàng)目實(shí)際費(fèi)用花費(fèi)與項(xiàng)目推進(jìn)計(jì)劃相對比，用于分析項(xiàng)目的健康狀況，并可分析項(xiàng)目未來走勢。項(xiàng)目績效的分析可以通過項(xiàng)目定期報(bào)告、項(xiàng)目階段審批、里程碑控制與項(xiàng)目隨機(jī)檢查中獲得這些數(shù)據(jù)。

®        項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)控制：風(fēng)險(xiǎn)控制是項(xiàng)目實(shí)施過程中一項(xiàng)重要的控制工作，也是目前被很多人所忽略的一項(xiàng)工作。項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)控制不但要求項(xiàng)目計(jì)劃階段進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)分析，更要求在項(xiàng)目實(shí)施過程中不斷根據(jù)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的動(dòng)因，及時(shí)修正風(fēng)險(xiǎn)控制列表，一旦發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)采取防范措施。如果發(fā)生重大風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)調(diào)整項(xiàng)目發(fā)展策略，也可終止項(xiàng)目，盡可能減少項(xiàng)目損失。

總之，項(xiàng)目過程控制涉及項(xiàng)目管理的方方面面，項(xiàng)目過程控制是項(xiàng)目取得成功，避免失敗的重要保證。為便于項(xiàng)目過程控制，提高項(xiàng)目管理效率，組織需要明確各項(xiàng)目控制角色的責(zé)權(quán)。并盡可能簡化控制關(guān)系，做到對項(xiàng)目績效、范圍、進(jìn)度與費(fèi)用的合理控制。提高項(xiàng)目成功率，降低可能的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。

3.2  建立項(xiàng)目管理流程與規(guī)范
項(xiàng)目管理流程與規(guī)范是組織內(nèi)部項(xiàng)目管理運(yùn)作的指導(dǎo)性文件。它不但定義項(xiàng)目應(yīng)完成的主要工作以及它們之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，同時(shí)定義完成各項(xiàng)工作應(yīng)遵循的項(xiàng)目規(guī)范。而項(xiàng)目過程模型是制定組織項(xiàng)目管理流程與規(guī)范的基礎(chǔ)。

（1）項(xiàng)目過程模型：bbs.mypm.net
®        項(xiàng)目過程模型：項(xiàng)目過程模型是具體應(yīng)用領(lǐng)域項(xiàng)目內(nèi)在運(yùn)作規(guī)律的一種體現(xiàn)，它是制定項(xiàng)目流程與規(guī)范的基礎(chǔ)，也是制定組織項(xiàng)目監(jiān)控體系的依據(jù)，它是能否真正提高組織項(xiàng)目管理績效的重要基礎(chǔ)。項(xiàng)目過程模型與項(xiàng)目管理技術(shù)的有效結(jié)合是項(xiàng)目管理的價(jià)值所在。不同領(lǐng)域的項(xiàng)目的過程模型都有各自的特點(diǎn)，以下是軟件產(chǎn)品生命周期模型—ISO 15504過程模型。




圖10  軟件產(chǎn)品生命周期模型—ISO 15504

®        項(xiàng)目過程模型的建立：根據(jù)項(xiàng)目領(lǐng)域過程模型的積累情況，項(xiàng)目過程模型建立基本可以分為二種情況，一種是有參考模型，另一種是沒有參考模型。組織可根據(jù)自身領(lǐng)域項(xiàng)目特點(diǎn)，創(chuàng)建組織自己的項(xiàng)目管理過程模型。

— 有過程參考模型：

Ø       采用業(yè)界成熟的項(xiàng)目過程模型

Ø       根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)進(jìn)行過程模型裁剪，形成適合于組織自身的項(xiàng)目過程模型。

Ø       根據(jù)裁剪的過程模型，設(shè)計(jì)項(xiàng)目管理流程與規(guī)范。

Ø       對項(xiàng)目過程模型進(jìn)行改進(jìn)與提高。

— 沒有過程參考模型的全新項(xiàng)目：

Ø       橫切法：根據(jù)項(xiàng)目活動(dòng)推進(jìn)的時(shí)間性對項(xiàng)目進(jìn)行階段劃分，并達(dá)成一致，確定項(xiàng)目的主要里程碑，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行項(xiàng)目的細(xì)分，形成過程里程碑。形成項(xiàng)目的過程模型，并逐步改進(jìn)。

Ø       縱切法：根據(jù)項(xiàng)目產(chǎn)品應(yīng)用特點(diǎn)，將項(xiàng)目涉及應(yīng)用技術(shù)與組織分工進(jìn)行縱切，分成幾個(gè)相對獨(dú)立的項(xiàng)目部分。然后對相對獨(dú)立的項(xiàng)目部分采用“橫切法”分割，再根據(jù)各相對獨(dú)立部分的關(guān)聯(lián)關(guān)系，確定主要里程碑、細(xì)分過程里程碑及項(xiàng)目推進(jìn)計(jì)劃。

Ø       大型項(xiàng)目一般采用“縱切法”和“橫切法”建立項(xiàng)目過程模型。

（2）項(xiàng)目管理的流程
項(xiàng)目管理流程是在項(xiàng)目過程模型的基礎(chǔ)上，結(jié)合組織內(nèi)部的機(jī)構(gòu)設(shè)置與職責(zé)分工，將項(xiàng)目管理工作落實(shí)到具體角色上，圖11為一項(xiàng)目管理流程樣例。




圖11  項(xiàng)目管理流程與職責(zé)分工

項(xiàng)目管理流程是定義項(xiàng)目進(jìn)程與任務(wù)分工，是組織內(nèi)部項(xiàng)目運(yùn)作的指導(dǎo)性文件。項(xiàng)目管理流程一般包括以下內(nèi)容：

®        確定項(xiàng)目各階段的依托關(guān)系；

®        定義項(xiàng)目階段交付物；

®        明確項(xiàng)目控制的里程碑；

®        明確項(xiàng)目階段的任務(wù)分工（項(xiàng)目組內(nèi)外分工）；

®        明確各階段應(yīng)完成的主要工作及參考標(biāo)準(zhǔn)；

®        項(xiàng)目管理控制機(jī)制

（3）項(xiàng)目管理規(guī)范項(xiàng)目管理者聯(lián)盟文章
項(xiàng)目管理規(guī)范是在項(xiàng)目管理流程的基礎(chǔ)上，具體確定項(xiàng)目細(xì)分工作應(yīng)完成的具體內(nèi)容以及應(yīng)達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)。它是組織內(nèi)部項(xiàng)目管理知識與經(jīng)驗(yàn)積累的表現(xiàn)，也是項(xiàng)目管理成熟度的重要指標(biāo)。組織內(nèi)部的項(xiàng)目管理規(guī)范很難一步到位，項(xiàng)目管理流程與規(guī)范有一個(gè)逐步完善與成熟的過程。從某種程度上講，項(xiàng)目管理規(guī)范工作反映了組織項(xiàng)目管理知識與技能水平。

與項(xiàng)目管理規(guī)范配套的是一系列相應(yīng)的項(xiàng)目管理樣例文件，這些樣例文件可為項(xiàng)目管理規(guī)范的使用提供極有價(jià)值的參考。

3.3  注重經(jīng)驗(yàn)積累與過程改進(jìn)
項(xiàng)目管理與生產(chǎn)型的運(yùn)作管理最大的差異在于提供產(chǎn)品的獨(dú)特性。由于每個(gè)項(xiàng)目都有其獨(dú)特的一面，這也就決定了不可能有一種項(xiàng)目管理模式適合于所有項(xiàng)目。組織必須根據(jù)自身業(yè)務(wù)領(lǐng)域項(xiàng)目的運(yùn)作特點(diǎn)，建立項(xiàng)目管理流程及規(guī)范，并在此基礎(chǔ)上，積極總結(jié)實(shí)際項(xiàng)目運(yùn)行過程中的經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，逐步改進(jìn)項(xiàng)目過程模型、流程與規(guī)范。training.mypm.net




                   圖12   項(xiàng)目管理發(fā)展模型

— 項(xiàng)目結(jié)束總結(jié)，可為今后項(xiàng)目改進(jìn)提供幫助，主要包括以下內(nèi)容：

Ø       項(xiàng)目過程模型、流程與規(guī)范

÷ 項(xiàng)目WBS模板

÷ 項(xiàng)目估算

÷ 角色與分工

÷ 項(xiàng)目控制與評估

÷ ……

Ø       哪些工作做得好。

Ø       哪些工作做得不好。

Ø       下次我們該如何做。

— 通過項(xiàng)目總結(jié)組織可以達(dá)到以下目的：

Ø       項(xiàng)目管理過程改進(jìn)；

Ø       人員培養(yǎng)的有利手段

Ø       技術(shù)積累；

Ø       產(chǎn)品改進(jìn)；

Ø       改進(jìn)項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)；

注重經(jīng)驗(yàn)積累，是項(xiàng)目管理績效提高的重要手段。

3.4  注重項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)的作用
人是項(xiàng)目執(zhí)行的主體，人員對項(xiàng)目的成功與否起著重要的作用。項(xiàng)目行為是團(tuán)隊(duì)行為，而不是個(gè)人行為，除了人員知識與技能這些硬性條件外，項(xiàng)目中人們行為方式的協(xié)調(diào)與否直接影響著項(xiàng)目的績效，直接關(guān)系著項(xiàng)目的成敗。

與項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)的因素包括項(xiàng)目的團(tuán)隊(duì)建設(shè)、溝通技巧、人員激勵(lì)與領(lǐng)導(dǎo)能力，重視項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)的作用是確保項(xiàng)目成功不可或缺的條件。

®        客戶導(dǎo)向的團(tuán)隊(duì)協(xié)作文化：組織無論性質(zhì)如何與規(guī)模大小，總會有一個(gè)價(jià)值取向，這個(gè)價(jià)值取向直接或間接影響著項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的行為方式。項(xiàng)目是一種團(tuán)隊(duì)行為，項(xiàng)目的成功是團(tuán)隊(duì)協(xié)同努力的結(jié)果，所以應(yīng)特別注重項(xiàng)目成員間的協(xié)作意識培養(yǎng)。同時(shí)，為適應(yīng)組織競爭的需要，組織也應(yīng)樹立一種客戶至上的企業(yè)文化，確�？蛻舻臐M意。建立一個(gè)客戶導(dǎo)向的團(tuán)隊(duì)協(xié)作文化是項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)得以充分發(fā)揮的基礎(chǔ)。

®        注重運(yùn)用項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)技巧：項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)不同時(shí)期具有不同的特點(diǎn)，充分了解項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)建設(shè)規(guī)律，就可以有的放矢的采取措施，充分調(diào)動(dòng)每一個(gè)團(tuán)隊(duì)成員的積極性，提高項(xiàng)目績效。而掌握必要的溝通技巧，有利于建立一個(gè)良好的團(tuán)隊(duì)協(xié)作氛圍。同時(shí)，更有利于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)與項(xiàng)目管理層和客戶溝通的順暢，便于爭取資源、消除誤解，確保客戶滿意度的提高。人員激勵(lì)更是項(xiàng)目成功的重要保證，每個(gè)人都有其不同的個(gè)人需求，如何在滿足項(xiàng)目目標(biāo)的同時(shí)，更好地滿足項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的個(gè)人目標(biāo)同樣是重要，掌握人員激勵(lì)規(guī)律，便于組織采取最為合適的手段達(dá)到最佳的激勵(lì)效果，有利于項(xiàng)目的成功與組織的長遠(yuǎn)發(fā)展。領(lǐng)導(dǎo)能力是項(xiàng)目經(jīng)理任用的重要衡量因素之一，項(xiàng)目成功不但需要嚴(yán)格科學(xué)的管理，同樣需要項(xiàng)目經(jīng)理優(yōu)秀的領(lǐng)導(dǎo)技巧與能力，克服項(xiàng)目過程中艱難困苦需要一個(gè)優(yōu)秀的項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)者帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)走向勝利。

項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)是項(xiàng)目成功的重要緯度之一。也是組織項(xiàng)目管理體系的重要組成部分。


4          組織項(xiàng)目管理發(fā)展的三步曲

項(xiàng)目管理在我國的起步較晚，人們普遍缺乏對項(xiàng)目管理知識的了解。對一個(gè)組織而言，項(xiàng)目管理體系的建設(shè)也并非是一促而蹴的事情，需要一個(gè)逐步認(rèn)識，嘗試與提高的過程。組織項(xiàng)目管理的發(fā)展一般可分為三個(gè)階段。

®        普及項(xiàng)目管理知識

®        建立項(xiàng)目管理體系

®        項(xiàng)目管理改進(jìn)與提高

組織為盡快建立自己的項(xiàng)目管理體系，可以采用不同的發(fā)展途徑，比較合理的發(fā)展方式可參照圖13的組織項(xiàng)目管理三步曲。




圖13  組織項(xiàng)目管理三步曲

®        普及項(xiàng)目管理知識：要在組織范圍內(nèi)普及項(xiàng)目管理知識。培訓(xùn)不失為一種最為有效的方法。培訓(xùn)即可是外派培訓(xùn)，也可以是組織的內(nèi)部培訓(xùn)，在組織范圍內(nèi)，普及項(xiàng)目管理知識。同時(shí)，鼓勵(lì)員工將項(xiàng)目管理知識運(yùn)用于現(xiàn)行的項(xiàng)目中。

®        建立項(xiàng)目管理體系：組織有了基本的項(xiàng)目管理知識，就可嘗試建立組織內(nèi)部的項(xiàng)目管理體系，同時(shí)，聘請外部的項(xiàng)目管理顧問，有助于組織快速建立科學(xué)合理的項(xiàng)目管理流程與規(guī)范。

®        項(xiàng)目管理改進(jìn)與提高：組織在形成基本的項(xiàng)目管理體系后，應(yīng)特別注重實(shí)際項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)及項(xiàng)目歷史數(shù)據(jù)的積累，及時(shí)優(yōu)化項(xiàng)目管理流程與規(guī)范。同時(shí)，為盡快優(yōu)化項(xiàng)目管理，聘請外部的項(xiàng)目管理顧問幫助診斷現(xiàn)行項(xiàng)目管理中存在的問題也不失為一種好的解決方案。

項(xiàng)目管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，它是管理技術(shù)與具體項(xiàng)目過程相結(jié)合的產(chǎn)物。它不但是一種管理技術(shù)，同時(shí)，又是一種應(yīng)用技術(shù)。項(xiàng)目管理技術(shù)必須與具體的業(yè)務(wù)領(lǐng)域相結(jié)合才能產(chǎn)生巨大的經(jīng)濟(jì)與管理效益，忽略任何一方都不利于企業(yè)與組織項(xiàng)目管理體系的建設(shè)與能力的提高。

同時(shí)，組織項(xiàng)目管理體系的建設(shè)需要一個(gè)逐步完善的過程，組織在關(guān)注項(xiàng)目管理體系建設(shè)的同時(shí)，應(yīng)注重項(xiàng)目管理知識的普及、人員培養(yǎng)與項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)積累，逐步提高組織的項(xiàng)目管理水平和能力，最終提高項(xiàng)目管理績效。

文章來源：中國項(xiàng)目管理資源網(wǎng)
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